Mỗi doanh nghiệp khi tham gia hoạt động sản xuất, kinh doanh trên thị trường trong nước và quốc tế đều có những điểm mạnh/lợi thế, điểmyếu/bất lợi nhất định. Đây là những yếu tố của môi trường nội bộ doanh nghiệp. Phân tích môi trường nội bộ doanh nghiệp chính
là quá trình “biết mình”, “hiểu mình”, chỉ ra những điểm mạnh, điểm yếu sẽ giúp ích cho việc khai thác tối đa điểm mạnh, khắc phục những điểm yếu trên thương trường. Cũng cần lưu ý rằng, việc phân tích các lợi thế, bất lợi bên trong doanh nghiệp phải được xem xét trong mối tương quan với các doanh nghiệp khác trong ngành, các đối thủ cạnh tranh. Việc phân tích như vậy mới đem lại kết quả có ý nghĩa.
Kết quả phân tích điểm mạnh, điểm yếu của môi trường nội bộ doanh nghiệp, kết hợp với kết quả phân tích những cơ hội, thách thức từ môi trường bên ngoài doanh nghiệp sẽ là cơ sở để doanh nghiệp xác định sứ mạng, mục tiêu cũng như xây dựng các chiến lược để phát huy điểm mạnh, hạn chế và khắc phục các điểm yếu nhằm tận dụng các cơ hội và chuẩn bị sẵn sàng ứng phó với các nguy cơ từ môi trường bên ngoài.
Thực tế cho thấy không thể nào đánh giá được hết các yếu tố trong nội bộ doanh nghiệp bởi số lượng vô cùng lớn của các yếu tố này, đồng thời giá trị của các yếu tố này cũng thay đổi qua thời gian và đôi khi không thể dự đoán hoặc lường trước hết được. Công việc cần làm trong quá trình phân tích là chỉ ra những yếu tố chính, trọng yếu mà sự hiện diện của chúng có thể đại diện cho tình hình hoạt động bên trong của doanh nghiệp.
Quá trình phân tích môi trường nội bộ doanh nghiệp sẽ tập trung vào việc phân tích các bộ phận chức năng của doanh nghiệp (hoạt động marketing, hoạt động sản xuất, hoạt động nghiên cứu và phát triển, hoạt động tài chính kế toán, hoạt động nhân sự và hoạt động quản trị) bằng việc sử dụng các phương pháp khác nhau, trong đó có thể kể đến hai công cụ/phương pháp là chuỗi giá trị và công cụ ma trận đánh giá các yếu tố môi trường nội bộ doanh nghiệp nhằm phân tích các ảnh hưởng của các yếu tố này đến sự thành công hay thất bại của của doanh nghiệp.
Hoạt động marketing: Việc phân tích hoạt động marketing của doanh nghiệp nhằm trả lời các câu hỏi: triết lý quản trị marketing của doanh nghiệp là gì, các thông tin về khách hàng có được phản ánh thường xuyên qua hệ thống marketing hay không, đặc điểm sản phẩm của doanh nghiệp, chính sách giá cả, kênh phân phối, hoạt động xúc tiến thương mại, các đối thủ cạnh tranh, thị phần.
Hoạt động sản xuất: Việc phân tích hoạt động sản xuất của doanh nghiệp để hiểu được quá trình đưa các nguyên liệu đầu vào quá trình sản xuất để sản xuất ra sản phẩm của
doanh nghiệp, đặc điểm của hệ thống công nghệ, công tác quản trị hàng tồn kho, yếu tố con người trong quá trình sản xuất.
Hoạt động nghiên cứu và phát triển: Tìm hiểu xem doanh nghiệp có bộ phận nghiên cứu và phát triển không, ngân sách chi cho hoạt động này của doanh nghiệp, các thành quả đạt được của hoạt động này.
Hoạt động tài chính kế toán: Đánh giá sức mạnh tài chính của doanh nghiệp qua các chỉ số khả năng trả nợ, hiệu quả hoạt động của tài sản, tỷ suất lợi nhuận, các chỉ tiêu tăng trưởng về doanh thu, lợi nhuận, công tác quản lý chi phí.
Hoạt động nhân sự: Đánh giá hoạt động tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ của doanh nghiệp, lòng trung thành của người lao động đối với doanh nghiệp.
Hoạt động quản trị: Đánh giá hoạt động quản trị của doanh nghiệp dựa vào các chức năng chính của quản trị là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và điều khiển, kiểm tra, kiểm soát. Công tác đánh giá phải trả lời được các câu hỏi: doanh nghiệp có thực hiện công tác lập kế hoạch hay không, mô hình tổ chức của công ty có hiệu quả không, vai trò của người lãnh đạo trong việc động viên, khích lệ nhân viên thế nào, doanh nghiệp có thường xuyên đánh giá việc thực hiện các kế hoạch đề ra hay không.
Đánh giá các yếu tố của môi trƣờng nội bộ doanh nghiệp: Kết quả đánh giá các bộ phận chức năng của doanh nghiệp để tìm ra điểm mạnh, điểm yếu chính sẽ được sử dụng để phát triển Ma trận đánh giá các yếu tố môi trường nội bộ doanh nghiệp (IFE Matrix – Internal Factors Evaluation Matrix). Có 5 bước để xây dựng ma trận IFE:
Bước 1: Liệt kê các yếu tố nội bộ chủ yếu, bao gồm cả những điểm mạnh và điểm yếu chính (thường từ 10-20 yếu tố).
Bước 2: Đánh giá mức độ quan trọng của từng yếu tố bằng theo thang điểm từ 0,0 (không quan trọng) tới 1,0 (quan trọng nhất). Tầm quan trọng được ấn định cho mỗi yếu tố được hiểu là ảnh hưởng tương đối của yếu tố đó tới sự thành công của doanh nghiệp. Các yếu tố chủ yếu đó có thể là điểm mạnh hay điểm yếu của doanh nghiệp và yếu tố có ảnh hưởng lớn hơn thì có hệ số cao hơn. Tổng cộng các hệ số ấn định cho các yếu tố phải là 1,0.
Bước 3: Chấm điểm từ 1 đến 4 cho mỗi yếu tố thể hiện đặc điểm của doanh nghiệp, theo đó điểm 1 được chấm cho điểm yếu lớn nhất, điểm 2 được chấm cho điểm yếu nhỏ nhất, điểm 3 cho điểm mạnh nhỏ nhất và điểm 4 cho điểm mạnh lớn nhất.
Bước 4: Xác định số điểm quan trọng cho mỗi yếu tố bằng cách nhân mức độ quan trọng của yếu tố này (bước 2) với điểm số ấn định cho yếu tố đó (bước 3).
Bước 5: Xác định tổng số điểm quan trọng bằng cách cộng tất cả số điểm của mỗi yếu tố/biến số xác định được ở bước 4.
Không kể ma trận các yếu tố nội bộ có bao nhiêu yếu tố/biến số, số điểm quan trọng tổng cộng có thể được phân loại từ thấp nhất là 1,00 cho đến 4,00 và số điểm trung bình là 2,50. Số điểm quan trọng tổng cộng thấp hơn 2,50 cho thấy doanh nghiệp yếu về nội bộ và số điểm cao hơn 2,50 cho thấy doanh nghiệp mạnh về nội bộ.
