- Phương pháp sổ chi tiết, sổ tổng hợp: Dùng để kiểm tra tính tuân thủ trong quá trình ghi chép sổ
3.2.3.4 Công tác quản lý nguyên vật liệu lưu kho của Nhà máy
Quản lý tốt kho NVL chính là góp phần quản lý tốt khâu dự trữ NVL. NVL dùng cho sản xuất sản phẩm của Nhà máy rất đa dạng và phong phú cả về số lượng và chủng loại. Mỗi đợt thu mua NVL Nhà máy nhập kho hàng trăm loại NVL khác nhau với hàng ngàn tấn mỗi loại. Chính vì vậy, ngay sau khi nhập kho, đội bảo quản ở kho tiến hành, lau chùi, bôi dầu mỡ, đóng gói NVL và sản phẩm trước khi sắp xếp lên các giá tránh các tác động có hại của môi trường. Đối với các nhiên liệu dễ gây cháy nổ, Nhà máy có những biện pháp bảo quản nghiêm ngặt, có những trang thiết bị chắc chắn, an toàn như kho bãi, hệ thống báo động, cứu hỏa…
Để thuận tiện cho công tác quản lý và bảo quản NVL, Nhà máy đã xây dựng hệ thống kho tàng riêng biệt:
Kho vật liệu chính: Thép, gang, đồng…
Kho Vật liệu phụ: Các loại que hàn, vòng bi, dây đai… Kho dụng cụ: Dụng cụ đo, dụng cụ cắt…
Kho cơ điện: Than, dầu, điện… Kho bán thành phẩm
Kho thành phẩm. Kho phế liệu.
Việc tổ chức sắp xếp ở mỗi kho có sự khác nhau cơ bản, tùy thuộc vào số lượng, chủng loại NVL chứa trong kho. Mỗi kho có một thủ kho và một đội bảo quản từ 1 đến 3 người tùy thuộc vào đặc điểm lớn nhỏ và tính chất quan trọng của NVL trong kho.
Khi nhập hay xuất kho, thủ kho phải kiểm nhận theo đúng chứng từ. Bán, xuất NVL ra ngoài phải thông qua Ban giám đốc ký duyệt. Việc quản lý kho còn có sự tham gia của phòng bảo vệ. Hàng ngày, bảo vệ phải mở sổ theo dõi khách đi đến Nhà máy hoặc các loại NVL hàng hóa ra vào Nhà máy ghi rõ thời gian, số lượng, chủng loại, phương tiện vận chuyển…
Thủ kho luôn nắm chắc số lượng, chất lượng, chủng loại NVL. Để tiện cho theo dõi, thủ kho quản lý NVL thông qua thẻ kho (Phụ lục 5). Cuối quý, thủ kho tiến hành tính ra số tồn kho của từng loại NVL trên thẻ kho về mặt số lượng theo công thức:
Số lượng NVL tồn kho cuối kỳ = Số lượng NVL Tồn kho cuối kỳ + Số lượng NVL Nhập trong kỳ - Số lượng NVL xuất trong kỳ