THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ TÀI SẢN TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƢƠNG MẠI VÀ NHÂN LỰC QUỐC TẾ HOÀNG ANH KA LONG
2.1.3.Bộ máy quản lý của công ty
Công ty Hoàng Anh Ka Long là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, có tư cách pháp nhân và được tổ chức quản lý theo kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến và chức năng. Bộ máy của công ty phù hợp với loại hình Công ty TNHH cũng như đặc điểm
27
kinh doanh của công ty. Mỗi phòng ban chuyên trách các công việc khác nhau tạo thuận lợi cho quản lý, vận hành công việc theo một lối thống nhất, hỗ trợ lẫn nhau.
Cơ cấu tổ chức của công ty Hoàng Anh Ka Long được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của công ty Hoàng Anh Ka Long
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
Giám đốc : Là người đứng đầu Công ty, quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty theo quy định của pháp luật.
Là đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm trước nhà nước về mọi hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty.
Phó giám đốc: Giúp Giám đốc công ty điều hành các lĩnh vực hoạt động của công ty theo phân công của giám đốc.
Tham mưu giúp việc cho giám đốc về thông tin giá cả, thị trường và kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu, lập các hợp đồng kinh tế ngoại thương, theo dõi việc thực hiện hợp đồng, giao nhận, thanh lý hợp đồng thanh toán quốc tế, thực hiện chế độ báo cáo định kì theo quy định.
Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc và pháp luật về nhiệm vụ được giao.
Phòng kinh doanh: Tham mưu cho giám đốc về công tác kế hoạch hóa và điều độ sản xuất, tìm hiểu khách hàng và nghiên cứu thị trường, xây dựng chiến lược marketing và các kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp.
Tổ chức tốt việc tiêu thụ hàng hóa: giao hàng gia công, bán hàng sản xuất và các dịch vụ khác. Lập báo cáo thống kê theo quy định.
Phòng kế toán tài vụ: Chịu trách nhiệm toàn bộ thu chi tài chính của Công ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động lương, thưởng, mua máy móc, vật liệu,...
Giám đốc Phó Giám đốc Phòng Kinh doanh Phòng Kế
toán tài vụ Kỹ Thuật Phòng
Phòng Tổ chức nhân sự Phòng Hành chính Phòng tiếp thị quảng cáo Phòng Bảo vệ
Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có, sự vận động của các loại tài sản trong công ty, thực hiện chính sách, chế độ theo đúng quy định của nhà nước. Lập báo cáo kế toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm để trình Ban giám đốc.
Phối hợp với phòng Tổ chức Nhân sự thực hiện trả lương, thưởng cho cán bộ nhân viên theo đúng chế độ, thời gian.
Phòng kỹ thuật: Tham mưu cho Giám đốc trong công tác quản lý kỹ thuật và công nghệ sản xuất. Xây dựng và quản lý các quy trình công nghệ sản xuất cho các loại sản phẩm, đề xuất phương hướng phát triển cơ cấu mặt hàng, nghiên cứu sản xuất các loại sản phẩm mới. Xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng sản phẩm. Quản lý kỹ thuật tình trạng thiết bị máy móc, hệ thống điện lưới trong công ty.
Phòng tổ chức nhân sự: Lập bảng báo cáo hàng tháng về biến động nhân sự. Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng, bố trí lao động nhằm đảm bảo nhân lực cho các hoạt động trong công ty.
Tổ chức, triển khai, thực hiện nội quy lao động của công ty, theo dõi quản lý lao động, đề xuất khen thưởng. Thực hiện các quy định nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của công ty đối với người lao động.
Phối hợp với phòng Kế toán tài vụ thực hiện công tác tiền lương, thưởng, các chế độ chính sách cho người lao động, đóng bảo hiểm xã hội theo đúng quy định nhà nước.
Phòng hành chính: Lập kế hoạch mua sắm đồ dùng, trang thiết bị phục vụ ban lãnh đạo và các phòng ban. Lập các chương trình đi công tác của ban Giám đốc. Thực hiện công tác tạp vụ, lễ tân, phục vụ các cuộc họp, hội nghị trong công ty…
Phòng tiếp thị quảng cáo: Xây dựng chiến lược phát triển khách hàng. Xây dựng quy trình làm việc theo quy trình chung của công ty. Lập danh sách khách hàng mục tiêu. Lập kế hoạch tiếp xúc khách hàng hàng tháng trình Giám đốc. Lập các hợp đồng dịch vụ bảo vệ với khách hàng. Đề xuất cơ chế giá hợp lý đối với từng loại khách hàng cụ thể. Nghiên cứu và tìm kiếm đầu ra cho sản phẩm mới.
Phòng bảo vệ: Thực hiện nghiệp vụ bảo vệ và vệ sinh nhà xưởng, vệ sinh môi trường. Bảo vệ công ty an toàn 24/24: Trông giữ, sắp xếp phương tiện đi lại của cán bộ công nhân viên trong công ty.