Đó là những mối quan hệ trong công ty giữa Giám đốc với các phòng ban với các công nhân trong công ty, giữa các phòng ban với các nhân viên trong công ty. Giữa các thành viên trong công ty phải có mối quan hệ mật thiết thì việc sản xuất kinh doanh của công ty mới có thể phát triển mạnh.
Hàng tháng các phòng ban phải báo cáo kết quả lên cho Giám đốc. Và một vấn đề rất quan trọng nữa mà luôn là một vấn đề được đề cấp nhiều trong các doanh nghiệp hiện nay đó là vấn đề tiền lương, xưa nay vẫn thường có câu “có thực mới vực được đạo” đó là một điều hiển nhiên đúng nếu công ty không thanh toán tiền lương cho công nhân viên đúng thời hạn thì công nhân viên họ cũng không thể tận tình làm việc cho công ty được. Muốn cho công ty ngày càng phát triển hơn nữa thì công ty cũng phải đưa ra những chế độ đãi ngộ với công nhân viên cho phù hợp.
Việc quản lý và sử dụng vốn trong công ty rất quan trọng, nếu quan hệ giữa các thành viên trong công ty không có sự kết hợp với nhau thì hoạt động của công ty sẽ rất khó khăn đồng thời việc quan lý các nguồn vốn cũng sẽ gặp những khó khăn đáng lo ngại.
* Thực trạng vốn lưu động của Công ty cổ phần may và thương mại Tiên Lữ
Với bất kỳ một doanh nghiệp nào, nếu chỉ có nhiều vốn để tồn tại và phát triển thì chưa đủ, điều quan trọng là số vốn đó được sử dụng như thế nào và được phân bổ vào các bộ phận có liên quan có hợp lý hay không, có đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp không. Phân tích tình hình quản lý và sử dụng vốn lưu động tại Doanh nghiệp để ta có thể thấy được tình hình dự trữ hàng hóa cũng như lượng tiền dự trữ của doanh nghiệp có đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra bình thường và đem lại hiệu quả hay không.
Sau đây là bảng về cơ cấu vốn lưu động của công ty
Bảng 2.4. Bảng cơ cấu vốn lưu động.
Đơn vị: Nghìn đồng
Vốn lưu động Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
I. Tiền 1.828.216 1.958.458 2.100.135
II. Các khoản phải thu 1.282.165 1.310.544 1.415.600
III. Hàng tồn kho 1.788.931 2.065.630 2.420.140
IV. Tài sản lưu động khác 252.498 255.064 270.125
Tổng 5.151.810 5.589.696 6.206.000
Qua bảng số liệu trên ta thấy vốn lưu động của doanh nghiệp năm 2011 tăng với số tiền là 437.886 nghìn đồng tương ứng với tỷ lệ 8,5% so với năm 2010, năm 2012 tăng 11,03% so với năm 2011 với số tiền tăng lên là 616.304 nghìn đồng. Trong đó vốn lưu động tăng lên chủ yếu là do tăng lượng hàng tồn kho, năm 2010 lượng hàng tồn kho là 1.788.931 nghìn đồng chiếm tỷ trọng là 34,72%, năm 2011 lượng hàng tồn kho là 2.065.630 nghìn đồng chiếm tỷ trọng 36,95% thì sang đến năm 2012 lượng hàng tồn kho đã tăng thêm 354.510 nghìn đồng tương ứng với tỷ lệ tăng là 17,16%. Một khoản tăng tương đối mạnh nữa đó là vốn bằng tiền nếu năm 2010 với số tiền là 1.828.216 nghìn đồng thì sang đến năm 2011 đã tăng lên với số tiền là 1.958.458 nghìn đồng chiếm tỷ trọng 35,04%, sang năm 2012 lại tăng thêm 141.677 nghìn đồng với tốc độ tăng là 7,2%. Với một doanh nghiệp thực hiện các hoạt động mua các mặt hàng về để kinh doanh thì các khoản vốn thuộc về tài sản lưu động là rất quan trọng đối với hoạt động của mình nên doanh nghiệp phải thực hiện các chỉ tiêu đề ra để thu hồi hoặc dự trữ các khoản này cho phù hợp. Trong mấy năm qua lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp tăng khá nhanh là doanh nghiệp kinh doanh thêm một số mặt hàng mới và mua thêm một số hàng không sợ lỗi mốt để khi cần là có để xuất cho khách. Nhưng doanh nghiệp nên chú ý hơn nữa đến lượng hàng dự trữ, không nên dự trữ quá nhiều hàng, tránh tình trạng hàng hóa bị hao hụt, mất giá, quá lỗi thời. Vì vậy, việc xác định một lượng hàng phù hợp là
quan trọng đối với các doanh nghiệp kinh doanh trong điều kiện kinh tế như hiện nay. Bên cạnh đó, lượng tiền mặt của doanh nghiệp cũng tăng đáng kể trong các năm bởi doanh nghiệp muốn có đủ tiền để khi cần mua thêm hàng mới là có. Ngoài hai yếu tố vốn bằng tiền và hàng tồn kho ta thấy các khoản phải thu và số vốn lưu động khác của doanh nghiệp cũng tăng xong với tốc độ tăng chậm hơn, năm 2010 các khoản phải thu là 1.282.165 nghìn đồng thì sang năm 2011 các khoản phải thu đã là 1.310.544 nghìn đồng cũng cao so với các lượng vốn khác xong đến năm 2012 số các khoản phải thu tăng chậm chỉ lên 105.056 nghìn đồng với tỷ lệ tăng là 8,02%. Điều này cho thấy công tác thu hồi các khoản nợ các doanh nghiệp qua các năm đã tốt hơn trước, năm 2012 khả năng thu hồi nợ của doanh nghiệp cao hơn năm 2011 và 2010.
Như vậy từ bảng trên ta thấy vốn lưu động của doanh nghiệp chủ yếu phân bổ vào lượng hàng tồn kho, khoản nay chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lưu động và có chiều hướng tăng lên trong các năm. Điều này cho thấy công tác quản lý hàng dự trữ của doanh nghiệp không tốt lắm, ngoài việc doanh nghiệp hàng năm phải chi một khoản cho việc hạ giá hàng kém phẩm chất thì lượng hàng tồn kho lớn làm cho số vốn để kinh doanh các mặt hàng mới giảm đi. Tuy nhiên, do đặc điểm sản phẩm của doanh nghiệp thì doanh nghiệp cũng không phải lo lắng lắm về hàng lỗi mốt. Ngoài ra nó cũng phân bổ một phần vào vốn bằng tiền, khoản này chiếm tỷ trọng tương đối và cũng tăng lên trong năm 2012. Trong các năm vừa qua các tài sản lưu động khác tăng lên so với năm 2010 và năm 2011 là do phần chi phí chờ kết chuyển. Có sự tăng này là do sự nỗ lực trong công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp. Do vậy ta có thể thấy được doanh nghiệp thực hiện kinh doanh đạt mức kế hoạch đề ra. Nhưng để đánh giá chính xác tình hình sử dụng vốn lưu động ta phải xem xét từng khoản thuộc về tài sản lưu động. Chúng ta hãy cùng xem tình hình quản lý vốn lưu động của Công ty.
* Phương thức quản lý vốn lưu động của công ty
Đứng trước tình hình chung của cả đất nước, cả nước bước vào hội nhập, cơ hội cho các doanh nghiệp cũng nhiều mà thách thức cũng không phải là ít. Khi đất nước mở cửa, hàng hóa của các nước lần lượt ồ ạt vào Việt Nam, khiến cho các doanh nghiệp kinh doanh thương mại gặp rất nhiều lao đao, ngày cả những công ty nhà nước vốn dĩ được cung cấp cũng như vậy vốn một cách dễ dàng cũng gặp khó khăn huống chi là những doanh nghiệp khác, mà chớ trêu thay muốn tồn tại phải có
vốn, tuy nhiên nói như vậy cũng không chính xác và chưa đủ mà là các doanh nghiệp muốn tồn tại phải có vốn và phải biết quản lý cũng như bảo toàn và phát triển nguồn vốn của mình. Nhận thức được vấn đề đó doanh nghiệp luôn cố gắng quản lý vốn nói chung và cũng như vốn lưu động nói riêng của doanh nghiệp mình.
Tại công ty vốn tự có ban đầu không phải là quá nhiều nên vấn đề đặt ra là doanh nghiệp cần phải tổ chức công tác huy động, quản lý và sử dụng vốn như thế nào để đạt được hiệu quả kinh doanh. Dưới sự chỉ đạo của giám đốc và kế toán trưởng vốn kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và vốn lưu động nói riêng được quản lý tương đối chặt chẽ. Do vốn kinh doanh không nhiều nên khâu tổ chức đẩy mạnh tiêu thụ hàng hóa rất được coi trọng. Tuy nhiên nếu quá coi trọng doanh số mà lợi nhuận thu được thấp thì việc sử dụng đồng vốn chưa tốt. Ngoài ra doanh nghiệp còn trực tiếp thực hiện các hoạt động tìm kiếm, phát triển thị trường thúc đẩy quá trình tiêu thụ hàng hóa, doanh nghiệp còn trực tiếp tham gia vào các hoạt động dịch vụ khác như vận tải, buôn bán, cho thuê bất động sản, văn phòng, nhà xưởng…
Doanh nghiệp rất coi trọng tới hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh nói chung và vốn lưu động nói riêng.
Trong khâu quản lý vốn bằng tiền: Đầu quý kế toán trưởng lập kế hoạch thu chi tiền tệ ( đầu tuần, đầu tháng ) khi thu được tiền bán hàng về thủ quỹ nộp vào tiền quỹ của doanh nghiệp và gửi vào ngân hàng. Cuối ngày kế toán thanh toán và thủ quỹ đối chiếu sổ sách với nhau, tránh hiện tượng gian lận, mọi khoản thu chi tiền mặt, gửi tiền và rút tiền ngân hàng đều có chứng từ xác nhận như: phiếu thu, phiếu chi, séc, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi…Để tăng tốc độ thu hồi tiền doanh nghiệp áp dụng các biện pháp.
+ Khuyến khích khách hàng thanh toán sớm bằng cách chia lại cho khách hàng mối lợi như áp dụng chính sách chiết khấu với các khoản nợ được thanh toán trước hay đúng hạn.
+ Đôn đốc thu hồi nợ: Kế toán công nợ có trách nhiệm nắm chính xác số dư của từng khách hàng. Nếu đến hạn mà khách hàng không trả nợ tiền thì kế toán phải gọi điện, gửi công văn đến nhắc nhở, nếu vẫn chưa trả lời thì trực tiếp đến đòi nợ. Để giảm tốc độ chi tiêu doanh nghiệp đáo hạn các khoản nộp ngân sách nhà nước, gia hạn nợ các khoản vay ngắn hạn.
áp dụng những hình thức khuyến mại, giảm giá để thu hồi tiền về.
2.2.2. Tình hình quản lý sử dụng vốn bằng tiền
Dự trữ tiền mặt luôn chứa đựng hai vấn đề tính lợi ích và tính rủi ro. Mọi doanh nghiệp đều cần một lượng tiền mặt dự trữ nhất định cho việc kinh doanh.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền là một yếu tố hết sức quan trọng và cần thiết, nó có thể đáp ứng kịp thời nhu cầu giao dịch hàng ngày của doanh nghiệp như: Mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu, thanh toán những chi phí cần thiết khác. Ngoài ra còn xuất phát từ nhu cầu dự phòng để có thể ứng phó với những nhu cầu vốn bất thường chưa được dự đoán được trong việc dự trữ tiền mặt để sẵn sàng sử dụng khi xuất hiện cơ hội kinh doanh có tỷ suất lợi nhuận cao. Việc duy trì một mức dự trữ vốn tiền mặt đủ lớn còn tạo điều kiện cho doanh nghiệp có cơ hội thu được chiết khấu thanh toán trên hàng mua trả đúng kỳ hạn, làm tăng hệ số khả năng thanh toán nhanh của doanh nghiệp. Vì vậy trong việc quản lý, sử dụng vốn lưu động nói chung muốn đem lại hiệu quả không thể không chú ý tới việc quản lý và sử dụng vốn bằng tiền. Quản trị vốn bằng tiền tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp có đầy đủ lượng vốn tiền mặt cần thiết để đáp ứng kịp thời nhu cầu thanh toán mà quan trọng nữa là tối ưu số vốn tiền mặt hiện có, giảm tối đa các rủi ro về lãi suất hoặc tỷ giá hối đoái và tối ưu hóa việc đi vay ngắn hạn, đầu tư kiếm lời.
Bởi nếu chấp nhận tính lợi ích cao lượng tiền dự trữ ít thì rủi ro rất lớn. Ngược lại, nếu dự trữ tiền mặt lớn thì rủi ro thấp nhưng sinh lời không cao bởi lượng tiền nhàn rỗi không có khả năng sinh lời.
Bảng 2.5. Bảng tình hình vốn bằng tiền của Công ty cổ phần may và thương mại Tiên Lữ.
( đơn vị: Nghìn đồng )
Các chỉ tiêu
Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Số tiền TT (%) Số tiền TT (%) Số tiền TT (%) 1. Tiền mặt 1.035.362 56,63 1.164.186 59,44 1.282.137 61,05 2. Tiền gửi ngân hàng 792.854 43.37 794.272 40,56 817.998 38,95
Tổng tiền 1.828.216 100 1.958.458 100 2.100.135 100
Bảng 2.6. Bảng so sánh lượng tiền giữa các năm của công ty
Đơn vị tính: Nghìn đồng
Các chỉ tiêu So sánh 2011/2010 So sánh 2012/2011
Số tiền TT(%) Số tiền TT(%)
1. Tiền mặt 128.824 12,44 117.951 10,13
2. Tiền gửi ngân hàng 1.418 0,18 23.726 2,98
Tổng tiền 130.242 12,62 141.677 13,11
( Nguồn : Báo cáo tài chính của Công ty )
Qua bảng trên ta thấy trong kết cấu vốn bằng tiền thì tiền mặt chiếm tỷ trọng chủ yếu. Năm 2010 chiếm 56,63%, năm 2011 chiếm 59,44%, năm 2012 chiếm 61,05%. Đồng thời lượng tiền mặt tăng dần qua các năm, năm 2010 là 1.035.362 nghìn đồng sang đến năm 2011 thì đã tăng lên 1.164.186 nghìn đồng và đến năm 2012 thì số tiền mặt đã tăng rõ rệt lên 1.282.137 nghìn đồng điều này là rất đáng mừng đối với Công ty. Trong năm 2011 so với năm 2010 lượng tiền mặt tăng 12,44% tương ứng với số tiền là 128.824 nghìn đồng, năm 2012 so với năm 2011 tăng 10,13% tương ứng với số tiền là 117.951 nghìn đồng. Ta thấy được tỷ lệ tăng về tiền mặt của năm 2011 so với năm 2010 lớn hơn tỷ lệ tăng của năm 2012 so với năm 2011 điều này có thể là do năm 2012 doanh nghiệp đã có một lượng tiền lớn gửi vào ngân hàng để hưởng lãi và còn có thể giúp cho việc thanh toán qua Ngân hàng khá thuận tiện, nhanh gọn, an toàn tránh được những rủi ro trong thanh toán. Đồng thời việc dự trữ tiền mặt tại quỹ nhiều có thể làm tăng các chi phí cơ hội của việc giữ tiền, dễ dàng thất thoát. Nhưng một lượng tiền mặt rại quỹ mà phù hợp hơn thì có thể đáp ứng kịp thời các khoản chi tiêu cần thiết phát sinh đột ngột. Và Công ty phải luôn xem xét, nghiên cứu để có một tỷ trọng vốn bằng tiền, một cơ cấu vốn bằng tiền hợp lý phù hợp với từng thời kỳ, từng giai đoạn sản xuất kinh doanh sao cho việc sử dụng vốn bằng tiền sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của Công ty.
Là một doanh nghiệp hoạt động chủ yếu là kinh doanh vì vậy hàng ngày doanh nghiệp phải thu về lượng tiền mặt tương đối. Ngoài việc giữ tiền tại doanh
nghiệp thì doanh nghiệp còn tiền gửi ở ngân hàng như bao doanh nghiệp kinh doanh khác, để vừa không lãng phí giá trị đồng tiền mà còn an toàn, vì đó mà việc quản lý tiền mặt của doanh nghiệp như sau: doanh nghiệp theo dõi lượng tiền từng ngày, từng giờ. Doanh nghiệp không có tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn cũng như không có khoản đầu tư vào mục chứng khoản nào bởi trên thực tế nhu cầu tiền mặt tại doanh nghiệp diễn ra thường xuyên. Do vậy, doanh nghiệp hầu như không có tiền nhàn rỗi mà phải thường xuyên vay ngắn hạn ngân hàng để thanh toán cho hàng nhập về.
Ngoài ra năm 2012 doanh nghiệp còn tham gia thêm lĩnh vực bất động sản vì đó mà lượng tiền càng cần thiết. Để cho hoạt động kinh doanh được diễn ra thường xuyên liên tục thì phải làm cho vốn lưu động tăng vòng chu chuyển. Vấn đề tiền mặt rất được chú trọng vì doanh nghiệp thường xuyên xuất hiện nhu cầu ngắn hạn như tạm nhập tái xuất, nhu cầu chi trả lương…tất cả đều cần tiền mặt. Hơn thế nữa để chủ động kinh doanh và đảm bảo an toàn trong thanh toán thì việc duy trì một số dư nhất định nào đó trên tài khoản vốn bằng tiền là hoàn toàn hợp lý. Tuy nhiên trên thực thế tại doanh nghiệp rất ít khi có tiền mặt tồn đọng trên tài khoản quá lâu vì doanh nghiệp sẽ chuyển ngay ra để trả nợ ngắn hạn khi nó vượt qua một giới hạn nào đó so với nhu cầu dự tính trong ngắn hạn. Phải nói rằng công tác ngân quỹ được doanh nghiệp đã và đang rất được coi trọng, hàng ngày doanh nghiệp có kế toán thanh toán chuyên theo dõi tình hình số dư trên tất cả các tài khoản của doanh nghiệp ở tất cả các ngân hàng và kết hợp đối chiếu với nhu cầu thu chi dự tính để lập trừ ngân quỹ từ đó có thể đưa ra quyết đinh vay thêm hay trả nợ một cách kịp thời nhất vì mục tiêu an toàn, hợp lý hiệu quả và sinh lời. Như ta đã biết tỷ lệ sinh