Việc hạch toán chi tiết thành phẩm tại công ty được thực hiện theo phương pháp ghi thẻ song song, ở kho chỉ theo dõi về mặt số lượng còn ở phòng kế toán theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị.
– Ở kho: Khi nhận chứng từ nhập xuất thành phẩm thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại thành phẩm theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi chứng từ nhập, xuất kho thành phẩm được ghi trên một dòng của thẻ kho, việc ghi thẻ kho được ghi theo trình tự thời gian phát sinh thực nhập, xuất. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ Nhập, xuất đã phân loại theo loại thành phẩm cho kế toán. Cuối tháng thủ kho cộng thẻ kho xác định số tồn trên thẻ kho và so sánh với kế toán thành phẩm đồng thời phải đối chiếu với số liệu thực tế để đảm bảo sổ sách và hiện vật khớp với nhau.
– Ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ( thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình tình nhập, xuất cho từngloại thành phẩm theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Kế toán khi nhận được chứng từ Nhập, Xuất thủ kho gửi lên kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh lại chứng từ rồi căn cứ vào đó để ghi vào sổ Chi tiết TK155 để phản ánh tình hình Nhập – Xuất – Tồn kho thành phẩm trên cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị của mỗi loại thành phẩm .
– Căn cứ để vào sổ chi tiết 155 là:
+ Dòng dư đầu tháng được lấy số liệu từ tồn tháng trước
+ Cột đơn giá tính theo giá xuất kho của mỗi loại thành phẩm, giá xuất kho thành phẩm được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Riêng với đơn giá của thành phẩm dư đầu tháng thì được lấy từ tháng trước.
+ Cột Nhập
Phần ghi số lượng là số liệu dòng cộng của cột thực nhập trên các phiếu nhập kho trong tháng
Phần ghi thành tiền là số liệu lấy trên sổ chi tiết 154, hay côt “thành tiền” trên phiếu nhập kho thành phẩm ( Vì giá thành của thành phẩm nhập kho được tính theo giá thành thực tế của thành phẩm sản xuất )
+ Cột xuất
Phần ghi số lượng là số liệu dòng cộng của cột thực xuất trên các “ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ” hoặc “ hoá đơn GTGT” ghi trong tháng
Phần ghi “Thành tiền” là số liệu cột thành tiền cũng ở các chứng từ trên hoặc bằng :Đơn giá x Sô lượng xuất kho
+ Cột tồn cuối kỳ được tính theo công thức
Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ
Mỗi loại chứng từ được ghi trên một dòng của sổ chi tiết 155. Cuối tháng kế toán căn cứ vào số tổng cộng để ghi ra số tồn.
* Thủ tục bao gồm: Nhập - Xuất kho thành phẩm
● Thủ tục nhập kho thành phẩm và chứng từ sử dụng.
Các loại thành phẩm trước khi nhập kho được đưa qua bộ phận KCS để kiểm tra chất lượng. Sau khi nhân viên KCS lập biên bản kiểm tra sản phẩm chứng nhận thành phẩm đủ tiêu chuẩn kỹ thuật thì công ty tiến hành nhập kho. Thành phẩm của công ty được nhập từ 2 nguồn:
+ Nhập kho thành phẩm do công ty sản xuất đem thuê ngoài gia công. Khi có thành phẩm nhập kho thì phòng kinh doanh hành lập phiếu nhập kho gồm 3 liên (Bảng số 2.3)
– Liên 1: Lưu tại phòng kinh doanh
– Liên 2: Giao cho thống kê phân xưởng lưu
– Liên 3: Giao cho thủ kho ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán.
● Thủ tục xuất kho và chứng từ sử dụng:
Tuỳ từng mục đích xuất kho mà công ty sử dụng chứng từ xuất kho cho phù hợp.
– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Bảng số 2.4)
Được sử dụng khi công ty xuất thành phẩm cho các đại lý ở các tỉnh, thành cách xa so với trụ sở công ty. Khi có yêu cầu xuất kho, phòng kinh doanh tiến hành lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ gồm 3 liên:
+ Liên 1: Phòng kinh doanh lưu
+ Liên 2: Đơn vị nhận lưu
Nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt,bằng Séc hoặc chuyển khoản (lập UNC), thì kế toán sẽ đóng dấu đã thu tiền lên Hoá đơn đồng thời lập phiếu thu. Nếu chưa thanh toán kế toán sẽ đóng dấu “chấp nhận Nợ” và xác nhận nợ.
Sau khi viết hoá đơn xong có ký duyệt của kế toán trưởng, của thủ trưởng đơn vị và có dấu của cơ quan, khách hàng(hay người đại diện) mang hoá đơn xuống kho làm thủ tục nhận hàng. Thủ kho kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của hoá đơn và kiểm tra số lượng thành phẩm còn trong kho để tiến hành xuất kho giao cho khách hàng (Bảng số 2.4):
– Phiếu xuất kho (Bảng số 2.5)
Sử dụng trong trường hợp công ty xuất thành phẩm cho hoạt động tiếp thị, quảng cáo hay làm mẫu cho phòng sản xuất kinh doanh, phòng khoa học công nghệ làm quà tặng. Khi xuất kho cho các mục đích trên phòng kinh doanh lập thành 2 liên :
+ Liên 1: Phòng kinh doanh lưu
+ Liên 2: Thủ kho sau khi ghi vào thẻ kho chuyển lên phòng kế toán
– Tại kho : Khi phát sinh các nghiệp vụ nhập ,xuất kho .Thủ kho ghi thẻ kho theo tình hình hiện có và sự biến động của hàng hóa xuất và nhập ( Bảng số 2.6)
– Tại phòng kế toán: Kế toán khi nhận được chứng từ Nhập, Xuất thủ kho gửi lên kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh lại chứng từ rồi căn cứ vào đó để ghi vào sổ Chi tiết TK155 để phản ánh tình hình Nhập – Xuất – Tồn kho thành phẩm trên cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị của mỗi loại thành phẩm ( Bảng số 2.7 )