Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất, kinh doanh Công ty đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là minh chứng bằng văn bản về nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực sự hình thành, làm cơ sở ghi sổ kế toán. Mọi chứng từ được lập phải đầy đủ, kịp Sv :Vũ Thị Miền Lớp: kế toán 3-K112A
thời, chính xác, hợp pháp, hợp lệ theo quy định của Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của BTC. Hệ thống chứng từ kế toán của công ty bao gồm:
- Về lao động, tiền lương có : * Bảng chấm công.
* Bảng thanh toán tiền lương. * Bảng thanh toán tiền thưởng. * Bảng phân bổ lương và BHXH. * Bảng Giao nhận SP - Về TSCĐ có: * Sổ theo dõi TSCĐ. * Biên bản giao nhận TSCĐ. * Thẻ TSCĐ. * Biên bản thanh lý TSCĐ. - Về công nợ có:
* Giấy báo nợ, giấy báo có. * Giấy xác nhận công nợ.
* Phiếu tạm ứng, phiếu thu, Phiếu chi. - Về vật tư, hàng hoá có:
* Phiếu nhập kho. * Phiếu xuất kho.
- Ngoài ra còn có giấy Uỷ nhiệm chi hay Séc chuyển khoản (dùng trong việc vay ngân hàng).
- Hóa đơn VAT dùng để theo dõi lượng vật tư mua vào, theo dõi công nợ phải thu, phải trả.
- Séc: dùng theo dõi tiền gửi ngân hàng.
Sv :Vũ Thị Miền Lớp: kế toán 3-K112A
- Giấy nộp tiền chuyển khoản vào ngân sách nhà nước: theo dõi viêc thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách.
Các chứng từ được phát hành và ghi sổ, tính toán trên máy vi tính, sau đó các bộ phận liên quan lưu trữ. Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán do Kế toán trưởng quy định trên cơ sở chế độ kế toán hiện hành. Chứng từ gốc do công ty lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung tại phòng kế toán của công ty. Bộ phận kế toán kiểm tra lại tất cả mọi chứng từ đã lập hoặc đã nhận sau khi xác minh là hợp pháp, hợp lệ thì mới dùng ghi sổ kế toán.
Thực hiện luân chuyển chứng từ theo chu trình: Viết chứng từ - kiểm soát chứng từ - thực hiện nội dung - ghi sổ - lưu trữ.
Với toàn bộ các chứng từ, từng bộ phận liên quan phát hành, kiểm soát và lưu trữ.