d. Mạng lưới huy động vốn,công nghệ, cơ sở vật chất và đội ngũ cán bộ của
2.1.2. Mô hình tổ chức
Chi nhánh ngân hàng Ngoại thương Thành Công hiện có 170 cán bộ với độ tuổi trung bình là 26 tuổi và 98% có trình độ từ đại học trở lên.
Ban Giám đốc: gồm 3 người: 1 Giám đốc Chi nhánh là người đứng đầu Chi nhánh và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và Chủ tịch Hội đồng quản trị ngân hàng Ngoại thương Việt Nam và 2 Phó giám đốc: là người giúp việc cho Giám đốc theo sự phân công của Giám đốc Chi nhánh.
Chi nhánh có 8 phòng giao dịch: - Phòng giao dịch Thái Hà
- Phòng giao dịch Đồng Tâm - Phòng giao dịch Cát Linh - Phòng giao dịch Mỹ Đình - Phòng giao dịch Duy Tân - Phòng giao dịch Láng Hạ - Phòng giao dịch Vạn Phúc
- Phòng giao dịch Trung Hòa Nhân Chính
2.1.3.Chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh và của một số phòng chủ yếu * Các phòng giao dịch:
Chức năng:
Chức năng của các phòng giao dịch thuộc Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam- Chi nhánh Thành Công được thực hiện theo quy định tại quy chế quản lý, tổ chức hoạt động Sở giao dịch, Chi nhánh Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định số 696/QĐ.NHNT.TCCB-ĐT ngày 01/07/2008 của Hội đồng quản trị Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam và các văn bản sửa đổi bổ sung.
Nhiệm vụ:
- Cung cấp thông tin về các dịch vụ của Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam cho mọi đối tượng khách hàng đến giao dịch tại Phòng giao dịch.
- Nhận huy động tiết kiệm, phát hành giấy tờ có giá( chứng chỉ tiền gửi, kỳ phiếu, trái phiếu….) bằng đồng Việt Nam và Ngoại tệ, thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản tiết kiệm và giấy tờ có giá.
Nam và ngoại tệ đối với khách hàng là cá nhân và tổ chức phù hợp với quy định của pháp luật và của Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam; là đầu mối nhận phát hành và các yêu cầu khác liên quan đến nghiệp vụ thẻ ATM, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ.
- Thực hiện in, chấm, lưu hồ sơ các chứng từ liên quan đến tài khoản cá nhân và tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu…..In, chấm, lưu, trả sổ phụ khách hàng tổ chức.
- Nhận đổi các loại Séc lữ hành bằng ngoại tệ hoặc Đồng Việt Nam theo quy định của Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam.
- Mua ngoại tệ tiền mặt, séc du lịch, đổi tiền mặt ngoại tệ này lấy tiền mặt ngoại tệ khác đối với các loại ngoại tệ do Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt nam công bố, phù hợp với quy định của Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam.
- Chấp nhận thanh toán tiền mặt các loại thẻ tín dụng quốc tế và thẻ thanh toán khác.
- Mở rộng các đơn vị chấp nhận thanh toán qua thẻ Connect 24, các thẻ ghi nợ khác và thẻ tín dụng.
- Thực hiện chi trả kiều hối.
- Cấp tín dụng và thực hiện các nghiệp vụ khác phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh do Giám đốc Chi nhánh giao phù hợp với quy định của pháp luật và ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam trong từng thời kỳ.
Chi nhánh có 8 phòng:
* Phòng khách hàng: Chức năng:
Chức năng của Phòng Khách hàng thực hiện theo quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng thực hiện nghiệp vụ tín dụng tại Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam ban hành theo Quyết định số 958/QĐ-NHNT-TCCB-ĐT ngày 15/08/2008 của Hội đồng Quản trị Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam và các văn bản sửa đổi, bổ sung (nếu có).
Nhiệm vụ:
- Nhiệm vụ của Phòng Khách hàng Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt nam- CN Thành Công được thực hiện theo quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng thực hiện nghiệp vụ tín dụng tại Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam ban hành theo Quyết định số 958/QĐ-NHNT-TCCB-ĐT ngày 15/08/2008 của Hội đồng Quản trị Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam và các văn bản sửa đổi, bổ
sung (nếu có).
- Thực hiện các công việc có liên quan đến nghiệp vụ bao thanh toán và bảo lãnh.
* Phòng Khách hàng thể nhân: Chức năng:
Là đầu mối duy trì phát triển và quản lý quan hệ với khách hàng là thể nhân trên tất cả các mặt hoạt động, tất cả các sản phẩm, dịch vụ ngân hàng, trực tiếp cấp tín dụng đối với khách hàng là thể nhân theo đúng các quy định hiện hành của Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam và pháp luật.
Nhiệm vụ:
+ Đầu mối duy trì và phát triển quan hệ với khách hàng thể nhân.
- Tổ chức nghiên cứu theo dõi tình hình thị trường, đề xuất kế hoạch mở rộng kinh doanh và phát triển khách hàng thể nhân một cách phù hợp.
- Đầu mối tổ chức triển khai các chính sách, sản phẩm Ngân hàng bán lẻ. Nghiên cứu đề xuất phương án nhằm tổng hợp, đánh giá hoạt động kinh doanh, chủ động phối hợp cùng các phòng nghiệp vụ khác nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu khách hàng.
+ Đầu mối quản lý quan hệ đối với khách hàng thể nhân: Tổ chức đánh giá định kỳ chất lượng danh mục khách hàng thể nhân và thực hiện các báo cáo và giải quyết mọi yêu cầu, thắc mắc của khách hàng thể nhân tại Vietcombank Thành Công.
+ Thực hiện các công việc có liên quan đến việc cấp tín dụng đối với khách hàng thể nhân tại Chi nhánh Vietcombank Thành Công theo qui định hiện hành
- Đầu mối tiếp nhận yêu cầu, thực hiện phân tích đánh giá các rủi ro có liên quan, đề xuất các điều kiện cơ bản đối với khoản cấp tín dụng.
- Đầu mối chuẩn bị tài liệu và thu xếp thực hiện quy trình phê duyệt tín dụng theo quy định, tiếp nhận và xử lý các nhu cầu rút vốn vay.
- Theo dõi, kiểm tra vốn vay, kiểm tra tài sản bảo đảm ( nếu có), thực hiện lưu trữ hồ sơ cấp tín dụng theo quy định. Đôn đốc thu nợ gốc nợ lãi, thực hiện nghiệp vụ bảo lãnh đối với cá nhân và hộ gia đình, thực hiện quản lý và xử lý các khoản cấp tín dụng có vấn đề.
+ Đầu mối trong công tác phát triển sản phẩm thẻ Vietcombank
- Thẩm định khách hàng, xác định hạn mức tín dụng, theo dõi hạn mức tín dụng, thu nợ quản lý tín dụng và phòng ngừa rủi ro đối với thẻ tín dụng.
- Là đầu mối phát hành chủ động nghiên cứu, thực hiện và đề xuất các nội dung liên quan đến phát triển khách hàng.
+ Đầu mối thẩm định, phát triển, quản lý các đại lý thu đổi ngoại tệ theo đúng quy định về quản lý ngoại hối của nhà nước
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc giao
* Phòng Kinh doanh- dịch vụ Chức năng:
Có chức năng trực tiếp cung cấp các sản phẩm dịch vụ của Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam như dịch vụ tài khoản, các dịch vụ liên quan đến tiền tệ, thanh toán dành cho khách hàng cá nhân, các sản phẩm huy động vốn…, phục vụ đối tượng khách hàng là tổ chức.
Nhiệm vụ:
+ Bộ phận tiết kiệm và tài khoản cá nhân:
- Xử lý toàn bộ các giao dịch liên quan đến tài khoản tiền gửi tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu, chứng chỉ tiền gửi... bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ.
- Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán đối với các khách hàng cá nhân như dịch vụ kiều hối, dịch vụ Moneygram, chuyển tiền đi nước ngoài...
- Xử lý các nghiệp vụ về mua bán và chuyển đổi ngoại tệ tiền mặt và séc du lịch cho cá nhân phù hợp với các quy định của Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam. Cung cấp dịch vụ ngân hàng điện tử của Ngân hàng TMCP Ngoại thương như VCB Ibanking, VCB SMS Banking…
- Thực hiện in, chấm, lưu hồ sơ các chứng từ liên quan đến tài khoản cá nhân và nghiệp vụ tiết kiệm (bảng kê tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu….).
- Xử lý các nghiệp vụ tạm ứng tiền mặt cho chủ thẻ tín dụng. - Phát hành Bankdraft cho cá nhân.
- Tiếp nhận và kiểm tra tính pháp lý của Séc Nhờ thu trong nước và nước ngoài. - Thực hiện nhiệm vụ kế toán tiền vay đối với các khoản vay cá nhân ( có TSĐB và không có TSĐB).
+ Bộ phận tài khoản tổ chức:
- Tiếp nhận và xử lý toàn bộ các giao dịch liên quan đến tài khoản tiền gửi, tiền vay của khách hàng là tổ chức kinh tế, xã hội, tổ chức tín dụng trong nước và các tổ
chức khác.
- Thực hiện nghiệp vụ thanh toán trong nước bằng các lệnh ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, nhờ thu, chuyển tiền điện tử, séc chuyển khoản, séc bảo chi của khách hàng là các tổ chức, thực hiện trả lương tự động và đầu tư tự động cho khách hàng.
- Thực hiện các lệnh thu chi tiền mặt VNĐ, ngoại tệ, séc du lịch từ tài khoản tiền gửi của khách hàng trong hạn mức theo quy định của NH TMCP Ngoại Thương Việt Nam
- Thực hiện nghiệp vụ trả lãi tiền gửi, thu lãi tiền vay.
- Cung ứng dịch vụ VCB Money, cung cấp dịch vụ trả lương qua tài khoản cho khách hàng là tổ chức, bao gồm cả việc ký hợp đồng cung cấp trả lương tự động theo yêu cầu của khách hàng.
+ Bộ phận thẻ.
Bộ phận thẻ tín dụng quốc tế
- Quản lý hồ sơ và giải quyết khiếu nại tra soát cho các khách hàng dùng thẻ tín dụng.
- Giao nhận, bảo quản và trả thẻ tín dụng theo các quy định về nghiệp vụ thẻ. In, chấm và lưu các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ thẻ tín dụng quốc tế.
Bộ phận thẻ ghi nợ
- Tiếp nhận hồ sơ, hoàn thiện hồ sơ, giải quyết các yêu cầu, tranh chấp, khiếu nại về thẻ ATM, thẻ ghi nợ quốc tế, tra soát các tranh chấp phát sinh.
- Giám sát hoạt động của mạng lưới máy rút tiền tự động ATM, đảm bảo hoạt động của hệ thống máy rút tiền; tiếp quỹ, giải quyết sự cố, theo dõi bảo trì bảo dưỡng máy ATM.
- Phát triển khách hàng phát hành và sử dụng thẻ ghi nợ các loại.
Bộ phận quản lý các đơn vị chấp nhận thẻ:
- Trực tiếp tiếp cận, thương thảo hợp đồng và quản lý chất lượng, mối quan hệ với các đơn vị chấp nhận thẻ, quản lý tài sản của VCB tại các đơn vị chấp nhận thanh toán thẻ do đơn vị mình phát triển.
- Lưu giữ hồ sơ của tất cả các đơn vị chấp nhận thẻ. Phối hợp với phòng KHTN đề ra chính sách phục vụ đơn vị chấp nhân thẻ hiệu quả nhất.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban giám đốc giao * Phòng tổng hợp:
Phòng Tổng hợp là phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp Ban giám đốc trong việc thực hiện tổng hợp, phân tích và xây dựng các kế hoạch kinh doanh, quản trị, điều hành vốn, lãi suất và kinh doanh ngoại tệ; công tác thông tin tuyên truyền, phát triển mạng lưới của Ngân hàng nhà nước Việt nam và Ngân hàng TMCP Ngoại Thương VN.
Nhiệm vụ:
- Lập kế hoạch kinh doanh, tổng hợp phân tích kết quả hoạt động kinh doanh, tham mưu về chính sách lãi suất, tỷ giá giúp Ban Giám đốc xây dựng chương trình công tác tháng, quý và cả năm của Chi nhánh. Dự thảo các báo cáo sơ kết, tổng kết kinh doanh của Chi nhánh.
- Cân đối nguồn ngoại tệ và thực hiện nghiệp vụ mua, bán, chuyển đổi ngoại tệ cho các tổ chức kinh tế trên cơ sở các quy định về quản lý ngoại hối.
* Phòng Ngân quỹ: Chức năng:
Thực hiện công tác quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá và coi như có giá như ấn
chỉ quan trọng và tài sản quý tại Chi nhánh, bảo quản và thực hiện thu chi tiền mặt VNĐ và ngoại tệ đảm bảo đúng quy trình, chế độ quản lý kho quỹ của Nhà nước, của ngành Ngân hàng và Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam.
Nhiệm vụ:
- Thực hiện thu, chi, lĩnh nộp, điều chuyển đồng Việt Nam, ngoại tệ và séc du lịch theo đúng chế độ quy định. Quản lý, bảo quản kho tiền, ấn chỉ quan trọng, các loại tiền ngoại bảng, các giấy tờ có giá do các phòng nghiệp vụ gửi theo đúng quy định.
- Cất giữ, bảo quản chìa khoá kho, két thùng đựng tiền đúng chế độ quy định. - Chuẩn bị đầy đủ tiền mặt VNĐ đủ tiêu chuẩn lưu thông để tiếp quỹ cho hệ thống ATM của Chi nhánh.
- Kiểm tra, phân loại tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông đảm bảo an toàn tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông theo quy định.
* Phòng Kế toán – Thanh toán:
Nghiệp vụ kế toán tổng hợp:
Tổ chức thực hiện chế độ kế toán tài chính, chế độ báo cáo kế toán và công tác hạch toán kế toán tại Chi nhánh theo đúng Luật kế toán, các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính, của Ngân hàng Nhà nước và của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
Nhiệm vụ:
+ Bộ phận kế toán tổng hợp
- Lập và theo dõi, hạch toán việc thực hiện kế hoạch tài chính hàng năm của Chi nhánh. Quản lý thu nhập, chi phí của Chi nhánh.
- Quản lý các tài khoản tiền gửi ( không kỳ hạn, có kỳ hạn), tiền vay của Chi nhánh. Là đầu mối giao dịch điện, thư thanh toán liên hàng của Chi nhánh với Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt nam, các Chi nhánh NH TMCP VN khác. Nhận điện, chấm đối chiếu và hạch toán chứng từ IBT-Online.
+ Bộ phận khoan đóng chứng từ.
- Quản lý, theo dõi, khoan đóng, đóng số chứng từ và lưu trữ chứng từ theo đúng quy định của NHNN, NH TMCP Ngoại thương Việt Nam.
Nghiệp vụ quản lý nợ:
Chức năng:
Bộ phận quản lý nợ có chức năng quản lý và trực tiếp thực hiện các tác nghiệp liên quan đến việc giải ngân, thu hồi nợ. Đảm bảo số liệu trên hệ thống khớp đúng với số liệu trên hồ sơ.
- Đảm bảo lưu giữ và quản lý hồ sơ tín dụng đầy đủ và an toàn.
- Đảm bảo các khoản cấp tín dụng đều tuân thủ các quy định trong quy trình tín dụng.
Nhiệm vụ:
+ Kiểm soát tính tuân thủ.
- Thực hiện rà soát và kiểm tra hồ sơ vay. Đối chiếu so sánh tính khớp đúng về nội dung giữa thông tin tác nghiệp với các hồ sơ, tài liệu đính kèm.
- Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của từng loại văn bản hồ sơ được lưu giữ theo quy định.
+ Nhập dữ liệu vào hệ thống.
-Khai báo các dữ liệu vào hệ thống bao gồm các dữ liệu về giới hạn tín dụng, các thông tin chủ yếu nêu tại Hợp đồng tín dụng và các Hợp đồng bảo đảm tín dụng
(nếu có).
- Tiến hành cập nhật các nội dung sửa đổi (đã được phê duyệt đầy đủ theo quy định) đối với các khoản tín dụng đang được quản lý trên hệ thống.
+ .Nhận và lưu giữ hồ sơ tín dụng.
- Nhận các hồ sơ tài sản thế chấp, cầm cố (nếu có) từ phòng Khách hàng để tiến hành các thủ tục lưu kho theo đúng quy định của NH TMCP Ngoại Thương Việt Nam.
+ .Thực hiện các tác nghiệp liên quan đến việc rút vốn.
- Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ rút vốn, hạn mức tín dụng còn được sử dụng và các điều kiện tín dụng đã được phê duyệt.
- Mở tài khoản vay, chỉ thị bộ phận liên quan chuyển tiếp hồ sơ cho bộ phận kế toán tiền vay tiến hành giải ngân đúng quy trình tín dụng hiện hành.
+ Lập các báo cáo dữ liệu của khoản vay.
- In các báo cáo định kỳ về khoản vay: hạn mức, dư nợ, ngày đáo hạn, thời điểm kiểm tra sử dụng vốn vay định kỳ…
- Là đầu mối trong việc lập báo cáo, tờ trình phân loại nợ và trích lập , sử dụng