Trong khâu nhận hàng công ty còn có những sai sót chủ yếu là do chứng từ về muộn, khâu chuẩn bị hồ sơ nhận hàng chưa tốt hay những sai sót do hang tàu hay bên đối tác gây ra. Để đảm bảo hiệu quả công tác nhận hàng hóa, cần:
- Trước hết, công ty cần cung cấp đầy đủ, chi tiết các thông tin về chuyến hàng cho cơ quan vận tải tại cảng bao gồm: tên hàng, ngày cập cảng, tên, số hiệu con tàu, số lượng, quy cách bao bì…để tránh nhầm lẫn xảy ra. Vì một ngày có rất nhiều tàu cập cảng, trong một con tàu lại chở nhiều loại hàng hoá khác nhau. Do đó, việc cung cấp chính xác thông tin về chuyến tàu là rất cần thiết.
- Thứ hai, cán bộ đi nhận hàng phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, thủ tục cần thiết để không bị mất thời gian, chi phí đi lại làm chậm quá trình giao nhận hàng hoá tại cảng. Ngoài ra, khi chứng từ của bên bán được chuyển về cần đối chiếu kỹ càng để đảm bảo sự thống nhất, phù hợp giữa chứng từ của hai bên, hạn chế những sai sót không đáng có
Khi kiểm tra hàng hóa cần biết mặt hàng thuốc bổ cho trẻ em có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của người dung. Do vậy ngoài việc xem xét hàng hoá có phù hợp về số lượng, bao gói, chức năng…thì công ty cần cử cán bộ có trình độ kinh nghiệm về mặt hàng này, hoặc thuê các cơ quan chuyên nghiệp (Vinacontrol) để kiểm tra. Có như vậy thì mới phát hiện kịp thời các sai sót nhanh chóng tiến hành khiếu nại với các bên liên quan nếu cần thiết. Đồng thời cũng giữ được uy tín của công ty về việc cung cấp hàng hóa.