Kết quả điều tra về tần suất xảy ra các sai sót khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu thuốc bổ cho trẻ em từ Mỹ của công ty TNHH USNATURE Việt Nam trên thang điểm 5:
Bảng 3.5: Tần suất xảy ra sai sót của các nghiệp vụ
Nghiệp vụ Điểm trung bình Max Min
1. Mở L/C 3.2 4 2
2. Làm thủ tục HQ 3.8 4 2
3. Nhận hàng 3.8 4 2
4. Kiểm tra hàng 1.9 2 1
5. Thanh toán 2.1 3 2
(Nguồn: Tổng hợp từ các phiếu điều tra)
a.Mở L/C
Thanh toán là một nội dung rất quan trọng trong hợp đồng TMQT. Do tính chất của hợp đồng TMQT luôn chứa đựng nhiều rủi ro hơn các hợp đồng nội địa do vậy công ty và các đối tác Hoa Kỳ thỏa thuận sử dụng phương thức thanh toán L/C vì tính chất an toàn của nó so với các phương thức thanh toán khác. 70% các phiếu điều tra cho rằng phương thức thanh toán chủ yếu của công ty là thư tín dụng chứng từ (L/C), cụ thể là L/C không hủy ngang. Tuy nhiên cũng có đôi khi công ty sử dụng phương thức thanh toán chuyển tiền T/T với những đối tác nhỏ và tin cậy để tiết kiệm chi phí và đơn giản hóa thủ tục.
Sau khi hợp đồng được ký kết và có yêu cầu từ đối tác Mỹ thì phòng XNK sẽ soạn ra yêu cầu mở L/C và chuyển hồ sơ mở L/C cho phòng Kế toán. Phòng Kế toán sẽ căn cứ vào tình hình sử dụng vốn của công ty và các điều khoản của hợp đồng để tiến hành mở L/C theo thời hạn đã lựa chọn từ trước tại ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (Vietin Bank). Tùy theo từng lô hàng, từng hợp đồng và điều kiện thực tế mà thời gian mở L/C khác nhau nhưng thông thường thời hạn này là khoảng 15-20 ngày sau khi ký hợp đồng.Và mức ký quỹ thông thường là 10-20% giá trị hợp đồng – được đánh giá là mức ký quỹ hợp lý. Trong trường hợp tài khoản của công ty tại ngân hàng không đủ tiền so với mức ký quỹ thì công ty sẽ làm đơn xin mua ngoại tệ để ký quỹ mở L/C kèm theo bản báo cáo kế hoạch trả nợ cùng các phương án kinh doanh.
Để tiến hành mở L/C, công ty phải chuẩn bị các giấy tờ cần thiết gồm: Đơn xin mở L/C, 01 bản sao hợp đồng nhập khẩu, 02 ủy nhiệm chi gửi tới ngân hàng trong đó 01 ủy nhiệm chi để ký quỹ theo quy định về việc mở L/C của ngân hàng, 01 ủy nhiệm chi để trả chi phi cho ngân hàng về việc mở L/C gồm thủ tục phí mở L/C là 0.15% trị giá L/C cùng với 30USD điện phí để ngân hàng giao dịch với đối tác. Đối với L/C trả chậm, công ty cần chuẩn bị thêm phương án kinh doanh hàng NK, phương án thanh toán, đơn xin bảo lãnh và cam kết trả nợ. Sau khi L/C được mở, ngân hàng sẽ thông báo và gửi bản sao L/C cho công ty, công ty kiểm tra nội dung L/C nếu có sai sót phải tiến hành sửa đổi ngay. Sau khi hoàn tất việc mở L/C, ngân hàng mở L/C sẽ gửi L/C cho bên đối tác Mỹ, bên Mỹ sẽ tiến hành giao hàng và gửi bộ chứng từ cho công ty theo yêu cầu trong L/C.
Nghiệp vụ mở L/C của công ty thực hiện khá tốt. Theo kết quả điều tra tại bảng 3.4, mức độ hiệu quả của nghiệp vụ này có điểm trung bình là 3.1 – tức là đạt yêu cầu. Tuy nhiên theo tìm hiểu, công ty vẫn gặp phải các sai sót khi mở L/C như: ghi sai tên, địa chỉ ngân hàng thông báo, sai đơn vị tính giá…chủ yếu là do sự sơ suất của một vài cán bộ đi làm thủ tục mở L/C của công ty. Hơn thế nữa, theo kết quả điều tra về tần suất xảy ra sai sót tại bảng 3.5, mức độ trung bình là 3.2 tương đương với các sai sót này không thường xuyên xảy ra. Dù là những lỗi nhỏ, ít xảy ra nhưng đã gây ra tình trạng chậm chễ trong việc mở L/C, giao hàng, thanh toán, ảnh hưởng đến hiệu quả thực hiện hợp đồng của công ty. Vì vậy, công ty cần cử những cán bộ có kinh nghiệm đi làm thủ tục tại Ngân hàng đồng thời có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng cho nhân viên để hạn chế những sai sót không đáng có này.