Quá trình lập kế hoạch gồm ba bước: chuẩn bị lập kế hoạch; tiến hành lập kế hoạch; trình duyệt kế hoạch. Qua kết quả phiếu điều tra trắc nghiệm tại công ty ta thấy có 30% ý kiến cho rằng công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng được thực hiện rất tốt, 60% cho rằng thực hiện tốt và chỉ 10% cho rằng mức độ hiệu quả của công tác này là trung bình. Theo kết quả ở bảng 3.4, mức độ hiệu quả trung bình là 4.2 có nghĩa là công ty thực hiện công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng tốt và có hiệu quả cao. Các ý kiến đánh giá không chênh lệch nhiều, có thể thấy rằng công tác này thực hiện thực sự tốt, ít xảy ra sai sót.
Quy trình lập kế hoạch của công ty được thực hiện như sau: Sau khi hợp đồng nhập khẩu được ký kết, nhân viên xuất nhập khẩu của công ty sẽ tiến hành thu thập thông tin đồng thời phân tích lại các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình thực hiện hợp đồng như các quy định, chính sách của Nhà nước; các quy định về hải quan, về giấy phép, kiểm dịch và giao nhận hàng hóa; nguồn lực hiện có của công ty và nghiên cứu, phân tích các nội dung của hợp đồng. Tiếp theo, nhân viên xuất nhập khẩu tiến hành lập kế hoạch bao gồm: Các công việc cần làm, thời điểm tiến hành – kết thúc, cách thức thực hiện và phân bổ các nguồn lực cho các công việc cụ thể.
Khi được hỏi về hoạt động khó khăn nhất khi tiến hành lập kế hoạch thực hiện hợp đồng, phần lớn các ý kiến đều cho rằng đó là việc phân bổ nguồn lực bởi nguồn lực của công ty còn tương đối hạn chế, cũng có một số ý kiến cho rằng đó là việc tính toán thời gian tiến hành – kết thúc các công việc bởi luôn có những vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, dẫn đến chậm chễ, không đúng theo tiến độ thời gian đã lên kế hoạch. Do đó, để có thể tính toán hợp lý thời gian để dự phòng chi phí đòi hỏi người lập kế hoạch phải có kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc về vấn đề, có thể lường trước được một số vấn đề có thể xảy ra để tính toán thời gian cũng như chi phí phát sinh.