* Nhận hàng nhập khẩu
Khi nhận được thông báo hàng đã về cảng (chủ yếu cảng nhận là cảng Hải Phòng), nhân viên XNK của công ty sẽ chuẩn bị các công tác cần thiết để có thể nhận hàng. Bao gồm các nội dung chuẩn bị chứng từ đi nhận hàng, ký hợp đồng ủy thác cho cơ quan vận tải ở cảng, tiến hành nhận hàng. Hàng hóa sau đó được đưa về hệ thống kho bãi tại trụ sở của công ty. Các bước nhận hàng bao gồm:
- Chuẩn bị các chứng từ để nhận hàng như vận đơn, lệnh giao hàng, bản kê khai hàng hóa, hợp đồng mua bán hàng hóa
- Xác nhận với cảng dỡ hàng về kế hoạch nhận hàng, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ.
- Cung cấp các tài liệu, chứng từ cho việc giao nhận hàng hoá.
- Tiến hành nhận hàng: Kiểm tra mặt hàng về số lượng, chủng loại, tên hàng, kích thước, chất lượng, bao bì, mã hiệu so với hợp đồng nhập khẩu.
- Thanh toán chi phí giao nhận, bốc xếp, bảo quản hàng cho phía cảng dỡ hàng
Theo đánh giá, điểm trung bình hiệu quả khâu nhận hàng của công ty là 3.2 – đạt yêu cầu. Có những ý kiến cho rằng khâu nhận hàng của công ty thực hiện tốt, nhưng cũng có những ý kiến cho rằng vẫn còn nhiều sai sót khi nhận hàng NK. Thêm nữa, theo kết quả điều tra trắc nghiệm tại công ty về tần suất sai sót ở nghiệp vụ này (bảng 3.5) cho thấy mức độ trung bình là 3.8 tức là thường xuyên xảy ra sai sót. Như vậy có
thể thấy công tác nhận hàng ở công ty chưa thực sự được thực hiện tốt, vẫn để xảy ra các sai sót như nhầm lẫn trong các chứng từ cần chuẩn bị, sai sót về thời gian nhận hàng, nhận nhầm hàng... Cũng theo kết quả điều tra về nguyên nhân của các sai sót trong quá trình nhận hàng:
Bảng 3.6: Nguyên nhân sai sót khi nhận hàng
Nguyên nhân có thể Số phiếu Tỷ lệ phần trăm
(%)
1. Nhân viên thiếu kinh nghiệm hoặc sơ suất 5 50
2. Do bên XK 4 40
3. Nguyên nhân khác 1 10
(Nguồn: Tổng hợp từ các phiếu điều tra)
Ta thấy 50% ý kiến cho rằng nguyên nhân dẫn đến những sai sót là do nhân viên nhận hàng của công ty thiếu kinh nghiệm hay do sơ suất trong khi đó, số chứng từ cần chuẩn bị để đi nhận hàng lại tương đối nhiều nên khó tránh khỏi nhầm lẫn, 40% ý kiến cho rằng sai sót bắt nguồn từ bên XK, bên XK giao hàng không đúng thời hạn giao hàng như trong hợp đồng, bên bán chậm giao chứng từ để cho công ty thực hiện nhận hàng do bộ chứng từ nhận hàng mà đối tác lập còn có sai sót như về lỗi chính tả, tên người nhận hàng, ký mã hiệu hàng hoá chưa đúng do đó làm chậm tiến độ nhận hàng của công ty. 10% còn lại thì cho rằng nguyên nhân của những sai sót bắt nguồn từ những nguyên nhân khác, ví dụ như từ khi hàng đã về đến cảng nhưng Ngân hàng chưa kiểm tra xong chứng từ, vận đơn nên chưa thể nhận được hàng. Điều đó dẫn đến công ty tốn thêm chi phí lưu kho, lưu bãi để chờ đến khi giấy tờ đã xong mới tiến hành nhận hàng và thanh toán chi phí giao nhận, bảo quản cho cơ quan vận tải.
*Kiểm tra hàng nhập khẩu:
Đây là nội dung quan trọng đối với người mua nhằm bảo vệ quyền lợi, đồng thời để có thể khiếu nại kịp thời đảm bảo lợi ích của công ty. Hơn nữa, mặt hàng thuốc bổ cho trẻ em của công ty có thể ảnh hưởng trực tiếp tới sức khỏe của người dùng, công tác kiểm tra hàng hóa lại càng trở nên quan trọng. Do vậy công ty rất chú trọng đến công tác này. Đánh giá hiệu quả thực hiện việc kiểm tra hàng NK (bảng 3.4), điểm trung bình là 4.2 cho thấy công ty thực hiện công tác này tốt, thậm chí là trên cả mức
tốt. Cũng có ý kiến đánh giá hiệu quả công tác này chỉ là 2 điểm – tức là vẫn còn sai sót khi thực hiện kiểm tra hàng hóa. Tuy nhiên phần lớn đều đánh giá hiệu quả công tác này là mức tốt.
Thông thường công ty có các chuyên gia về sản phẩm, tự kiểm tra chất lượng hàng hoá, tuy nhiên cũng có ít trường hợp công ty thuê các cơ quan giám định kiểm tra chất lượng sản phẩm nhập về. Cụ thể là:
Bảng 3.7: Cách thức kiểm tra hàng hóa tại công ty
Cách thực hiện Số phiếu Phần trăm
(%)
1. Nhân viên của công ty trực tiếp kiểm tra 7 70
2. Công ty (tổ chức) giám định do công ty thuê 3 30
3. Công ty giao nhận 0 0
(Nguồn: Tổng hợp từ các phiếu điều tra)
Các nhân viên và chuyên viên của công ty căn cứ vào hợp đồng đã ký kết (Các tiêu chuẩn áp dụng, các tài liệu kỹ thuật, catalogue…đã ghi trong hợp đồng) cùng với kinh nghiệm, hiểu biết về mặt hàng của công ty để kiểm tra hàng hóa. Đối với những lô hàng có độ phức tạp cao hoặc nghi ngờ có sai sót công ty sẽ thuê các tổ chức giám định chuyên nghiệp. Theo kết quả điều tra tại bảng bảng 3.5, mức độ thường xuyên xảy ra các sai sót khi nhận hàng chỉ là 1.9 – ít khi xảy ra. Từ đó cho thấy công tác kiểm tra hàng hóa được công ty hết sức coi trọng và thực hiện tốt. Các sai sót có thể xảy ra đó là sai số lượng, quy cách phẩm chất và chất lượng hàng. Cũng theo kết quả điều tra, 80% ý kiến cho rằng các sai sót xảy ra là do bên đối tác Mỹ nhầm lẫn trong khi gửi hàng, 20% còn lại cho rằng sai sót xảy ra do các nguyên nhân khác như điều kiện thời tiết nên không thể giao hàng đúng yêu cầu, hoặc sự cố khác trong quá trình vận chuyển. Khi xảy ra những sai sót tương đối nghiêm trọng, công ty sẽ mời bên thứ ba – công ty Vinacontrol giám định để đưa ra kết quả chính xác, làm bằng chứng cho việc khiếu nại (nếu có) sau này.
Khâu nhận và kiểm tra hàng hóa là một khâu vô cùng quan trọng, phần lớn các sai sót về hàng hóa được phát hiện trong khâu này, do vậy công ty cần chú trọng hơn nữa để giảm thiểu các sai sót xuống mức thấp nhất.
Theo kết quả điều tra, phương thức thanh toán được công ty sử dụng nhiều nhất là L/C (thường là L/C không hủy ngang). Cũng có khi công ty sử dụng phương thức điện chuyển tiền T/T hoặc phương thức khác với những hợp đồng nhỏ hoặc khi nhập khẩu từ đối tác thân quen. Số liệu cụ thể được thể hiện dưới bảng sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng 3.8: Phương thức thanh toán của công ty
Phương thức thanh toán Số phiếu Phần trăm
(%)
1. Phương thức tín dụng chứng từ (L/C) 7 70
2. Phương thức chuyển tiền T/T 2 20
3. Phương thức khác 1 10
(Nguồn: Tổng hợp từ các phiếu điều tra)
Trước hết khi thanh toán bằng L/C, công ty thường thanh toán theo tỷ lệ A% trả trước, B % trả sau, và tỷ lệ hợp lý thường được áp dụng là 60% trả trước, 40% trả sau. Tỉ lệ này là hợp lý đối với cả hai bên XNK, đảm bảo an toàn khi XNK cũng như thu hồi về khoản vốn nhất định phục vụ hoạt động kinh doanh. Còn với phương thức chuyển tiền bằng điện T/T, ít được sử dụng hơn. Sau khi nhận và kiểm tra hàng, công ty viết lệnh cho ngân hàng Vietin bank, yêu cầu họ chuyển tiền từ tài khoản của công ty đến tài khoản của nhà xuất khẩu tại Ngân hàng của họ, chi phí chuyển tiền do công ty chịu.
Với cả hai phương thức thanh toán, công ty đều đạt hiệu quả cao. Theo kết quả điều tra tại công ty (bảng 3.4), hiệu quả công tác thanh toán đạt 3.8 điểm – tức là ở mức khá tốt. Do khách hàng của công ty thường là những khách hàng quen thuộc nên quá trình thanh toán của công ty diễn ra nhanh gọn và đạt hiệu quả cao. Hầu hết các hợp đồng được thanh toán đúng thời hạn và giá trị trong hợp đồng. Tuy nhiên cũng có một số trường hợp công ty bị động trong việc sử dụng nguồn vốn, nên không đủ lượng vốn để thanh toán cho hợp đồng nhập khẩu. Hay việc thanh toán bằng L/C trong khi công ty không đủ vốn nên phải tiến hành làm thủ tục vay ngân hàng để ký quỹ, ảnh hưởng đến khả năng thanh toán của công ty. Có thể nói đây là các sai sót chính trong khâu thanh toán của công ty, dù ít xảy ra – mức độ thường xuyên xảy ra trung bình chỉ là 2.1 (kết quả bảng 3.5) nhưng cũng gây ảnh tiến độ thanh toán của công ty, ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình thực hiện hợp đồng NK. Mặt khác khi điều tra về các yếu tố
ảnh hưởng tới nghiệp vụ thanh toán của công ty, 100% ý kiến đều cho rằng sự biến động tỷ giá là yếu tố quan trọng nhất và có ảnh hưởng lớn tới việc thanh toán của công ty. Tỷ giá giữa thời điểm ký kết hợp đồng và thời điểm thanh toán luôn biến động phức tạp và khó có thể lường trước được, do đó, công ty phải nghiên cứu và lựa chọn các công cụ phòng ngừa rủi ro hối đoái của Ngân hàng để hạn chế những rủi ro do sự biến động của tỷ giá.