C. Quy trình kế toán và ghi sổ
4.3.5 Giải pháp 5: Hoàn thiện công tác ứng dụng phần mềm kế toán.
Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, yêu cầu của công tác quản lý về chất lượng và khối lượng thông tin ngày càng lớn. Đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì thông tin cần được thu thập, xử lý một cách nhanh chóng và chính xác, kịp thời cho các nhà quản trị đưa ra quyết định một cách nhanh chóng, không bỏ lỡ mất thời cơ. Bắt nhịp với sự tiến bộ của công nghệ khoa học kỹ thuật, hiện nay DN đã đang tiến hành đầu tư hệ thống trang thiết bị máy tính cho phòng kế toán, nhưng hiệu quả làm việc của các thiết bị này chưa thực sự hiệu quả.Việc sử dụng máy tính chỉ là để nhân viên kế toán lập các bảng tính Excel và lưu các hồ sơ. Cuối kỳ, vẫn xảy ra tình trạng công việc quá tải, nhần lẫn, sai sót.
Xuất phát từ thực tế cho thấy rằng trình độ về công nghệ thông tin của cán bộ kế toán trong DN còn chưa cao nên việc ứng dụng công nghệ, kỹ thuật hiện đại, đặc biệt là máy vi tính chưa hiệu quả; thu thập, xử lý, tổng hợp cung cấp lưu trữ thông tin còn nhiều hạn chế.
Vì vậy mà DN cần phải thường xuyên mở các lớp đào tạo về tin học cho các cán bộ đặc biệt là phòng kế toán để việc thực hiện công tác kế toán được tốt hơn. Đồng thời, DN cũng nên áp dụng một hình thức kế toán máy phù hợp với
tình hình DN mình để giảm bớt công việc của kế toán trong việc hạch toán sổ sách bằng tay.
Để làm được điều này thì DN phải có các điều kiện cơ bản sau:
+ Công ty phải có một nguồn kinh phí nhất định để thuê các công ty, các lập trình viên viết một chương trình kế toán, hoặc mua phần mềm kế toán.
+ Công ty cần phải lựa chọn thời điểm thích hợp để triển khai kế toán máy, tránh gây sự xáo động quá lớn đối với hệ thống các nghiệp vụ kinh tế của công ty.
+ Đào tạo nhân viên kế toán sử dụng thành thạo chương trình kế toán do CT áp dụng.
