C. Quy trình kế toán và ghi sổ
C.1 Hạch toán nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu trong công trình này bao gồm những loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: là NVL tham gia cấu thành công trình như: xi măng, sắt, thép, gạch, cát, đá, sỏi…..
Ngoài ra còn một số nguyên vật liệu nữa như: vôi vữa, sắt vụn….các thiết bị xây dựng cơ bản như kèo, cột, tấm panel đúc sẵn…phục vụ thi công công trình.
NVL thi công có đặc điểm đa dạng, khối lượng lớn, dễ huy động, không tiện lưu kho và do cơ chế thoáng gọn của công ty nên công tác thu mua NVL phục vụ thi công do các đội trực tiếp đảm nhận.
Công ty giám sát ứng vốn cho các đội thi công theo từng công trình, hạng mục mà các đội được giao. Đó là NVL thường được mua ngoài theo dự toán thi công vừa đủ để thi công công trình trong kỳ và được xuất thẳng từ kho người bán ra công trình sử dụng.
Để sử dụng hợp lý và có hiệu quả công ty phải lập dự toán NVL. Căn cứ vào tiến độ thi công và dự toán CPNVL phục vụ cho thi công kế toán đội làm thủ tục mua nguyên vật liệu gồm giấy yêu cầu mua NVL và giấy đề nghị tạm ứng.
( Mẫu CT số 01 trong bảng phụ lục) . Giấy đề nghị tạm ứng phải do phụ trách công trình lập và có sự phê duyệt của giám đốc.
Sau khi vật liệu được mua về và chuyển tới công trình Oceanpark, các đội làm thủ tục kiểm nghiệm vật tư, giao hàng đảm bảo để số lượng và chất lượng. Kế toán đội căn cứ vào hóa đơn thu mua vật tư( hóa đơn GTGT- Mẫu CT số 02
trong bảng phụ lục), kiểm tra giấy tờ hợp lệ sẽ viết phiếu nhập kho ( Mẫu CT số 03 trong bảng phụ lục) và đồng thời viết phiếu xuất kho ( Mẫu CT số 04 trong bảng phụ luc) cho vật liệu đã mua. Công ty tính giá nguyên vật liệu theo giá thực tế đích danh.
Đồng thời với việc tập hợp các chứng từ, thì kế toán tại công trường có nhiệm vụ vào sổ kế toán các nghiệp vụ đã phát sinh. Bao gồm các sổ là: Sổ Cái
TK 621( Mẫu CT số 05), Sổ Nhật ký chung ( Mẫu CT số 06) và Sổ chi tiết TK 621 (Mẫu CT số 07).
Cuối tháng gửu báo cáo về Công ty về tình hình nguyên vật liệu tại công trường để Kế toán tại Công ty theo dõi.