Quá trình thực hiện công tác dự thầu là yếu tố quan trọng nhất quyết định kết quả dự thầu. Nhận thấy tầm quan trọng của công tác này đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, ngoài việc cải tiến cách thức tổ chức quản lý trong công ty tốt hơn, lãnh đạo Công ty đã lựa chọn những cán bộ có năng lực tốt nhất về các lĩnh vực có liên quan tới gói thầu để giao nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm soát quả trình làm hồ sơ dự thầu một cách chặt chẽ.
Về trình tự thực hiện công tác dự thầu của công ty, cũng giống nh sơ đồ tổ chức dự thầu trong các công ty xây dựng, để giúp cho việc đánh giá tình hình dự thầu của Công ty đợc chính xác, trong phần này tôi sẽ phân tích từng bớc quá trình thực hiện công tác dự thầu tại Công ty trong thời gian từ năm 2005 -:- 2009.
2.4.2.1. Tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu.
Công việc này lãnh đạo công ty giao cho phòng KT – KH đầu t đảm nhiệm và đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giám đốc Công ty và các Phó Tổng Giám đốc. Để có thông tin các công trình tham gia đấu thầu xây lắp, Công ty đã sử dụng rất nhiều nguồn thông tin và các cách tiếp cận khác nhau cụ thể là:
- Thu thập các thông tin quảng cáo về công trình cần đấu thầu trên các ph- ơng tiện thông tin đại chúng nh báo, tạp chí, tivi... Đồng thời cũng quan tâm đến các thông tin về những công trình dự định đầu t trong tơng lai gần trên các phơng tiện thông tin này, mà chủ yếu là để xác định chủ đầu t và nguồn vốn đầu của công trình.
- Duy trì mối quan hệ với những chủ đầu t và các đối tác mà Công ty đã từng trúng thầu những dự án do họ làm chủ đầu t , thông qua chất lợng và tiến độ,
chi phí của những công trình này để có đợc các th mời thầu từ họ khi có các dự án do họ làm chủ đầu t.
- Tạo lập qua hệ với các cơ quan quản lý nhà nớc, các cấp chính quyền... Để lấy thông tin về kế hoạch đầu t của các bộ, ngành cũng nh của nhà nớc.
- Sử dụng môi giới để tìm kiếm thông tin về các công trình cần đấu thầu. Do u điểm của cách này là thờng có đợc các công trình có tính khả thi trong việc tranh thầu lên Công ty đã qui định cụ thể về mức bồi dỡng hoa hồng cho bên môi giới nh sau.
- Đối với công trình thắng thầu mà xác định đợc hiệu quả thì mức bồi dỡng là:
+ Theo hợp đồng không khoán gọn hoa hồng nhỏ hơn hoặc bằng 15% giá trị tăng thêm.
+ Có hợp đồng khoán gọn hoa hồng cho môi giới nhỏ hơn hoặc bằng 30% giá trị tăng thêm.
- Đối với các công trình thắng thầu mà cha xác định đợc hiệu quả thì mức bồi dỡng là:
+ Theo hợp đồng không khoán gọn: nhỏ hơn hoặc bằng 1,5% doanh thu. + Có hợp đồng khoán gọn hoa hồng cho môi giới: nhỏ hơn hoặc bằng 2,5% doanh thu.
Sau khi có đợc những thông tin về công trình cần đấu thầu Công ty thực hiện việc đánh giá các yêu cầu của hồ sơ mời thầu để quyết định có tham gia dự thầu hay không tham gia dự thầu. Nếu tham gia dự thầu sẽ thực hiện các bớc công việc tiếp theo.