Ở công ty cổ phần Thương mại Phú Hưng, nguyên vật liệu xuất dùng chủ yếu là cho thi công các công trình, ngoài ra có thể cho các đơn vị khác vay mượn tạm thời, xuất bán phế liệu, xuất cho quản lý...
Trường hợp xuất vật liệu cho thi công các công trình.
Đây là trường hợp xuất diễn ra thường xuyên nhất, chiếm phần lớn khối lượng nguyên vật liệu trong công ty. Khi có nghiệp vụ này xảy ra thì kế toán căn cứ phiếu xuất kho vật liệu nhập dữ liệu vào máy ở màn hình sau:
Màn hình 6:
Các thao tác vào màn hình này cũng tương tự như trường hợp vào màn hình nhập liệu của nghiệp vụ nhập vật liệu. Sau đó kế toán lần lượt nhập nội dung nghiệp vụ vào máy theo các chỉ tiêu có trong màn hình này. Riêng chỉ tiêu đơn giá máy tự động điền đúng đơn giá nhập của nguyên vật liệu xuất theo đúng phương pháp đích danh mà công ty áp dụng, sau đó máy tự tính ra tiền vốn xuất kho của nguyên vật liệu đó.
Ví dụ: Trong cùng ngày 08/12/2008, cùng với việc tiến hành các thủ tục
nhập công ty cũng làm luôn thủ tục xuất kho cho số nguyên vật liệu do ông Trần Nhật Tân mua (phiếu nhập kho số 8). Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho số 8 nhập nội dung nghiệp vụ này vào máy theo các chỉ tiêu sau:
− Loại chứng từ: Phiếu xuất vật liệu
− Kho xuất: Đội 228
− Số hoá đơn: 8
− Đối tượng pháp nhân: DOI18
− Mã khoản mục chi phí: 621
− Mã đối tượng tập hợp: 18G
− Diễn giải: Xuất phục vụ thi công công trình 18G Ninh Bình
− Mã hàng hoá: NCD13
− Tên hàng hoá: Đá hộc
− ĐVT: M3
− Số lượng: 800
− Đơn giá vốn: (máy tự động)
− Tiền vốn: (máy tự động tính)
− TK nợ: 621
− TK có: 152
− Số tiền: (máy tự động điền)
Khi nhập nội dung nghiệp vụ trên vào máy, máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết vật tư, sổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại.
Và tương tự như phần nhập thì bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại đối
với trường hợp xuất cũng là cơ sở để lập chứng từ ghi sổ.
Biểu số 13:
Công ty Cổ Phần CHỨNG TỪ GHI SỔ
Thương mại Phú Hưng Số: 22
Đội 228 Tháng 12/2008
Loại chứng từ: NLVL 2- Phiếu xuất kho (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngày, số CT, diễn giải Tài khoản nợ Tài khoản có Tiền nợ Tiền có Nguyên vật liệu 152 368.250.889 Chi phí NVLTT 621 349.654.679 Chi phí máy thi công 623 11.917.850
Chi phí QLDN 642 6.678.370
Đã ghi sổ cái ngày... Ngày 30/12/2008
Người lập biểu Kế toán trưởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên
Trường hợp xuất nguyên vật liệu cho quản lý doanh nghiệp
Nguyên vật liệu xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp chiếm tỷ trọng không lớn trong doanh nghiệp nhưng luôn ổn định và cần thiết.
Căn cứ phiếu xuất kho, kế toán nhập dữ liệu vào máy ở màn hình xuất "vật liệu khác" theo đúng các chỉ tiêu như trên và theo định khoản:
Nợ TK 642-chi phí QLDN Có TK 152
Trường hợp xuất kho cho các đơn vị vay mượn tạm thời
Đây là trường hợp cũng thường xuyên xảy ra trong các đơn vị xây lắp. Khi có nghiệp vụ này xảy ra kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển, nhập số liệu ở màn hình sau:
Màn hình 7:
Ví dụ: Ngày 20/12/2008 công ty cho Công ty xây dựng Số 1 vay nguyên
liệu chính là Đá rời với số lượng 100 m3, đơn giá vốn 54.000đ/m3, công ty tiến hành nhập liệu theo các chỉ tiêu sau:
− Loại chứng từ: Phiếu xuất chuyển kho
− Kho xuất: Đội 230
− Ngày: 20/12/2008
− Di chuyển đến kho: Đội thi công công ty xây dựng Số 1
− Đối tượng pháp nhân: ...
− Diễn giải: Xuất cho công ty xây dựng Số 1 vay tạm thời
− Mã hàng hoá: NCN04
− Tên hàng hoá: Đá rời
− ĐVT: m3
− Đơn giá vốn: 54.0000 (máy tự động) − Tiền vốn (máy tự động) − TK nợ: 131 − TK có: 1521 − Số tiền: (máy tự động) − Lưu ↵
Sau khi nhập nội dung trên máy sẽ tự động xử lý số liệu cập nhật vào sổ chi tiết vật liệu và các sổ sách khác có liên quan.
Xuất bán phế liệu
Trong quá trình thi công công trình, nếu có phế liệu xuất bán, kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho để nhập dữ liệu ở màn hình "xuất vật liệu khác" và theo định khoản sau:
Nợ TK 111(112, 131) Có TK 152
Trường hợp công ty bán trực tiếp không qua nhập kho thì kế toán nhập dữ liệu theo định khoản:
Nợ TK 111(112, 131) Có TK 154 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Xuất cho các đội gia công
Trong một số trường hợp nguyên vật liệu doanh nghiệp mua về chưa thể sử dụng ngay cho quá trình thi công nên các đội phải tiến hành gia công số nguyên vật liệu đó cho phù hợp với yêu cầu sử dụng. Khi đó căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán nhập nội dung nghiệp vụ vào máy theo định khoản:
Nợ TK 154- chi phí sản xuất KDDD Có TK 152-NL,VL
Sau khi cập nhật đúng nội dung nghiệp vụ, máy sẽ tự ghi vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn, bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết khác có liên quan và cuối tháng trên cơ sở kế toán vật tư lọc dữ liệu để ghi vào chứng từ ghi sổ. Từ đó phản ánh vào sổ cái liên quan, sổ đăng ký CTGS
Công ty Cổ Phần Thương mại Ban hành theo QĐ số 167/2000/QĐ-BTC Phú Hưng Ngày 25 tháng 10 năm 2000 của BTC
SỔ CHI TIẾT TK:152- NL,VL
Từ ngày 01/12/2008 đến 31/12/2008
Dư Nợ đầu kỳ: 1 204 394 001
CT CTGS Diễn giải TK Số phát sinh
N S N S PS Nợ PS Có
08/9 PN 01 // Nhập Đá hộc, Đá 1x2, Cát 111 66.700.000
08/9 PX 01 // Thi công 18G - Ninh Bình 627 66.700.000
13/9 PN 09 // Nhập Đá hộc 111 7.875.000
15/9 PN 15 // Nhập xi măng 331 48.650.000
18/9 PX 22 // Xuất kho sắt để gia công thép hình cho các công trình 136 30.478.900 ... Kế toán trưởng Tổng PS Nợ : 2.450.218.889 Tổng PS Có : 3.319.837.241 Dư Nợ cuối kỳ : 334.775.649 Lập, ngày 31 tháng 12 năm 2008
SỔ CÁI
Tài khoản 152
Tháng 12/2008
Đơn vị tính: Đồng
Ngày CTGS DIỄN GIẢI TK SỐ TIỀN
Số Ngày NỢ CÓ
Số đầu kỳ 1.204.394.001
31/12/04 120 31/12/08 Nhập VT, VL phục vụ CT 331 2.123.215.671 31/12/04 121 31/12/08 Các đội nhập VT tồn 136 325.034.538 31/12/04 121 31/12/08 Đội 202 nhập vật tư thu hồi 621 1.968.680 31/12/04 122 31/12/08 Xuất VT,VL cho các đội
chi phí CT
136 3.162.022.078
31/12/04 122 31/12/08 Xuất xăng dầu cho đội 907 + lái xe cơ quan
141 47.343.574 31/12/04 122 31/12/08 Xuất VT,Vl trực tiếp CT 621 97.740.668 31/12/04 122 31/12/08 Xuất VT,VL HTCP MTC 623 9.585.649 31/12/04 122 31/12/08 Xuất VT,VL HT CPC 627 2.258.000 31/12/04 122 31/12/08 Xuất VT,VL HTCPQLDN 642 887.272 Cộng số phát sinh 2.450.218.889 3.319.837.241 Số dư cuối kỳ 334.775.649 Bảng kê nhập- xuất- tồn NVL
Tháng 12/2008
Tên, quy cách vật liệu Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Xi măng 18.400.000 48.650.000 28.800.000 37.330.000 Đá hộc 15.082.000 90.910.000 50.520.400 55.471.600 Đá 1x2 45.684.000 59.090.000 48.655.000 56.119.000 Thép θ 25 102.231.300 90.660.000 160.060.000 32.831.300 Cát vàng 56.321.000 100.242.000 80.971.900 75.591.100 Cáp nhôm AV50 62.699.300 226.345.000 270.132.000 18.912.300 Cáp CU/XLPE/PVC 58.289.800 42.348.000 80.587.000 20.050.800 Dây điện 2x6 mm 91.276.600 61.213.000 135.411.000 17.078.600 Dây điện 2x4 mm 36.155.600 30.000.000 55.917.000 10.238.600 Dây điện 2x1.5 mm 52.423.200 75.619.000 120.852.000 7.190.200 … … … … … Cộng 1.204.394.001 2.450.218.889 3.319.837.241 334.775.649 CHƯƠNG III
HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI PHÚ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
HƯNG
3.1 Đánh giá chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thương mại Phú Hưng
3.1.1Ưu điểm
Cùng với sự phát triển của ngành xây dựng cơ bản, công ty cổ thương mại Phú Hưng đã không ngừng lớn mạnh và trưởng thành về mọi mặt. Trong những năm qua, với sự nỗ lực hết mình của tập thể lãnh đạo, cán bộ công nhân viên của công ty trong đó có các bộ phòng tài chính - kế toán, công ty đã đạt được nhiều thành tích trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh và quản lý tài chính. Công ty đã luôn tận dụng, phát huy mọi tiềm lực sẵn có của mình, kịp thời chớp lấy thời cơ trong kinh doanh tạo chỗ đứng vững chắc cho mình trong cạnh tranh gay gắt với các doanh nghiệp khác. Công ty đã và đang có những bước đi vững chắc, khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế thị trường. Với phương châm "chất lượng là hàng đầu, đa ngành nghề, đa sản phẩm" các sản phẩm của công ty đã chiếm được uy tín trên thị trường, công ty đã đấu thầu được những công trình có quy mô lớn, chiếm lĩnh được thị trường trên cả nước như : Cấp điện cho khu du lịch Panhao và cụm dân cư Làng Giang, Hoàng Su Phì, Hà Giang, Thi công công trình xây dựng đường tại xã Khâu Vai, huyện Mèo Vạc, tỉnh Hà Giang, công trình Khu chung cư đô thị mới tại thị trấn Xuân An, tỉnh Hà Tĩnh …
Với những thành tích đáng kể trong hoạt động, công ty luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao và góp phần nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Trong công tác kế toán, công ty đã xây dựng cho mình một đội ngũ kế toán viên vững vàng, có kinh nghiệm trong công tác kế toán, luôn áp dụng chế độ kế toán hiện hành kịp thời. Công việc kế toán được phân công cụ thể, phù hợp với trình độ nhân viên kế toán, từ đó tạo điều kiện phát huy và nâng cao trình độ kiến thức cho từng người. Một số cán bộ kế toán có thể kiêm luôn nhiều vị trí mà vẫn đảm bảo công tác kế toán được hoàn thành tốt. Chính điều này tạo ra một bộ máy kế toán được tổ chức một cách gọn nhẹ, chặt chẽ, khoa học, tận dụng được hết khả năng của từng nhân viên kế toán đồng thời tăng thêm thu nhập cho từng người.
Việc tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung là phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, trang bị phương tiện ghi chép, tính toán hiện đại. Mô hình này đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với công tác kiểm tra, xử lý, cung cấp thông tin giúp ban lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng, chính xác. Mặt khác hình thức kế toán công ty áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức rất thích hợp cho việc tổ chức kế toán trên máy vi tính vì mẫu sổ đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu. Hơn nữa công ty lại kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song tạo điều kiện kiểm tra đối chiếu dễ dàng, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên bất cứ thời điểm nào cũng tính được giá trị nhập, xuất, tăng, giảm, hiện có của tài sản. Như vậy công ty có điều kiện để quản lý tốt nguyên vật liệu và hạch toán chặt chẽ đúng quy định, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán tại công ty.
Ứng dụng phần mềm kế toán AF5 trong công tác kế toán cũng là một ưu điểm lớn mà công ty có được. Phần mềm AF5 với đặc điểm là đơn giản, dễ sử dụng, có thể thực hiện những thao tác cần thiết trong công tác kế toán tạo điều kiện cho việc xử lý, thu nhận thông tin một cách kịp thời, hữu ích, giảm khối lượng công tác ghi chép. Mặt khác, nó giúp cho công tác bảo quản lưu trữ dữ liệu, thông tin kế toán an toàn hơn và tạo điều kiện nâng cao hiệu quả công tác quản lý, kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Về việc bảo quản dự trữ vật tư, công ty luôn dự trữ vật tư ở mức hợp lý đảm bảo cho sản xuất liên tục mà vẫn không gây ứ đọng vốn. Hệ thống kho bãi tốt phù hợp với quy mô sản xuất tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng vật liệu. Khi có nhu cầu về vật tư, nếu cán bộ phòng vật tư đi mua thì số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại vật tư luôn được đảm bảo hoặc nếu là đại diện của đội đi mua thì cũng phải làm thủ tục xuất kho tại phòng vật tư. Nói chung thủ tục nhập, xuất kho vật liệu đều được thực hiện chặt chẽ dưới sự giám sát của các bộ phận liên quan, có đầy đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Việc luân chuyển chứng từ được thực hiện theo đúng quy định đặt ra, đảm bảo tính khoa học, hợp lý, không bị trùng lặp. Các loại sổ sách, tài khoản kế toán mà doanh nghiệp sử dụng đều tuân thủ chế độ kế toán hiện hành.
Việc vận dụng phương thức khoán trong công tác xây lắp là phù hợp trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay. Có nghĩa là, sau khi ký hợp đồng xây dựng, công ty tiến hành giao khoán cho các đội theo từng hạng mục công trình hoặc theo từng công trình. Việc khoán sản phẩm làm cho các đội thi công có trách nhiệm và quan tâm hơn đến kết quả lao động của mình, bảo đảm
kinh doanh có lãi. Cơ chế khoán gắn liền với lợi ích vật chất của người lao động, từng đội thi công, khuyến khích lợi ích vật chất trong lao động. Mặt khác nó tạo quyền tự chủ về mặt hạch toán trong kinh doanh, tạo vốn, lực chung, phương thức tổ chức lao động hợp lý.
3.1.2 Những mặt hạn chế
Bên cạnh những những ưu điểm cơ bản, trong quá trình quản lý và sử dụng kế toán nguyên vật liệu còn một số hạn chế sau:
Một là: Việc hạch toán tổng hợp tình hình biến động nguyên vật liệu. Đối
với những nguyên vật liệu có giá trị lớn hoặc yêu cầu về chất lượng vật liệu cao hoặc một loại vật liệu nhưng có nhiều quy cách khác nhau, với đơn giá khác nhau dễ gây nhầm lẫn thì trước khi tiến hành nhập kho và viết phiếu nhập kho công ty nên tiến hành kiểm nghiệm vật tư và lập biên bản kiểm nghiệm vật tư.
Hai là: Trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công ty áp dụng phương
pháp ghi thẻ song song nhưng thực tế nhiều khi công ty không vận dụng đúng quy trình hạch toán vật liệu. Trong nhiều trường hợp công ty không lập bảng tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu cho từng công trình làm cho việc kiểm tra đối chiếu giữa số liệu tổng cộng về tình hình nhập, xuất, tồn trên sổ kế toán chi tiết với số liệu trên các sổ tổng hợp trở nên khó khăn hơn.
Ba là: Đối với việc quản lý nguyên vật liệu: Cả hai trường hợp mua vật
tư (cán bộ phòng vật tư mua hoặc đội cử người đi mua) thì phòng vật tư đều tiến hành lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Đây là cách quản lý vật tư chặt chẽ nhưng cũng gây ra một số khó khăn nhất định. Đặc biệt trong trường hợp vật tư do đội mua thường mua đến đâu xuất đến đó, không có tồn kho, nếu các công trình ở xa thì việc lập phiếu nhập kho, khi có yêu cầu sản xuất các đội phải lập phiếu lĩnh vật tư do đội trưởng ký xác nhận sau đó gửi về cho phòng vật tư để lập phiếu xuất kho, phiếu này phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị rồi lại chuyển về cho các đội sau đó mới được phép xuất kho sản xuất. Đây là một việc làm không cần thiết có thể dẫn đến mất thời gian và làm việc thi công công trình chậm chễ.
Bốn là: Việc xây dựng định mức dự trữ NVL. Thực tế ở công ty chưa
xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu. Mặc dù trong nền kinh tế thị trường, việc cung cấp các loại nguyên vật liệu rất thuận tiện song cũng có không ít sự