Hiện nay, công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này, công ty tổ chức một phòng kế toán duy nhất làm nhiệm vụ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp. Phòng kế toán tổ chức mọi công việc kế toán, thực hiện đầy đủ, có chất lượng từ khâu đầu xử lý các chứng từ nhập, xuất vật tư đến khâu cuối tính giá thành sản phẩm và lập báo cáo kế toán. Ngoài ra bộ máy kế toán phải tham gia phân tích hoạt động kinh tế, kiểm kê tài sản, kiểm tra kế toán, tổ chức bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài sản kế toán theo quy định.
Dưới các xưởng, đội thi công thường đi theo các công trình xây dựng, do đó các nhân viên thống kê kế toán đội tiến hành hạch toán ban đầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công trường, thực hiện xử lý sơ bộ chứng từ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh ở đội; lập bảng kê, định kỳ gửi về cho phòng kế toán của công ty để hạch toán.
Phòng tài chính, kế toán của công ty gồm 8 người, mỗi kế toán viên phụ trách việc theo dõi ghi chép một số sổ và các tài liệu liên quan đến phần việc của mình.
- Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán đơn giản, gọn nhẹ phù hợp với yêu cầu quản lý, hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra công việc kế toán cho kế toán viên thực hiện, tổ chức lập báo cáo theo yêu cầu quản lý, chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và cấp trên về thông tin kế toán.
- Kế toán tổng hợp: Tổng hợp chi phí, tính giá thành, và xác định kết quả kinh doanh; kiểm tra số liệu của các bộ phận kế toán khác chuyển sang phục vụ cho việc khoá sổ kế toán, lập báo cáo kế toán...
- Kế toán vật liệu, công nợ khách hàng: Theo dõi số hiện có, tình hình biến động của từng loại vật liệu, xác định chi phí vật liệu cho từng công trình cũng đồng thời theo dõi tình hình thanh toán công nợ với khách hàng.
- Kế toán tiền lương: Tiến hành tính lương và BHXH phải trả cho người lao động trong doanh nghiệp đồng thời ghi chép tổng hợp tiền lương trong doanh nghiệp.
- Kế toán tiền mặt, công nợ nội bộ: Có nhiệm vụ mở sổ chi tiết theo dõi các khoản thu chi tiền mặt, các khoản thanh toán nội bộ trong công ty.
- Kế toán giao dịch ngân hàng: Chịu trách nhiểm trong việc làm thủ tục thanh toán qua ngân hàng, theo dõi các khoản nợ gốc, lãi vay các tổ chức tín dụng. Cuối tháng lập bảng kê báo cáo.
- Kế toán tài sản cố định và công cụ dụng cụ: Theo dõi tình hình biến động tăng, giảm tài sản cố định đầy đủ, kịp thời đồng thời tiến hành lập bảng phân bổ công cụ, dụng cụ xuất dùng để theo dõi việc sử dụng công cụ, dụng cụ của doanh nghiệp.
- Thống kê đội: Theo dõi, tập hợp tất cả các khoản chi phí trực tiếp phát sinh, tổng hợp số liệu báo cáo về phòng tài chính - kế toán của công ty.
Có thể nói, việc lựa chọn bộ máy kế toán theo mô hình tập trung đã giúp công ty kiểm tra công tác kế toán dễ dàng, mọi thông tin được cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác, lãnh đạo công ty có thể nắm được tình hình hoạt động của công ty nhanh chóng, tạo điều kiện cho công ty trang bị các phương tiện ghi chép, tính toán, quản lý thông tin.
Sơ đồ 8: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty:
2.2 Tổ chức công tác Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ Phần Thương mại Phú Hưng
2.2.1 Giới thiệu chung về phần mềm kế toán mà công ty đang áp dụng
Hiện nay công ty ty Cổ Phần Thương mại Phú Hưng đang áp dụng phần mềm kế toán AF5 với giao diện sau:
Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt, công nợ nội bộ Kế toán giao dịch ngân hàng Kế toán vật tư công nợ khách hàng Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ công cụ, dụng cụ Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT
Màn hình 1:
Một số đặc điểm nổi bật của phần mềm này là:
- Khi nhấn đúp chuột vào biểu tượng phần mềm trên màn hình máy tính thì màn hình giao diện của phần mềm hiện ra như trên. Người sử dụng chỉ việc điền tên người sử dụng và mật khẩu đúng và nhấn vào chữ "đồng ý" thì màn hình hệ thống hiện ra như sau:
Màn hình 2: Màn Hình Hệ Thống
- Màn hình hệ thống chỉ bao gồm các mục: Hệ thống, danh mục, chứng từ, báo biểu, tuỳ chọn, soạn thảo, hướng dẫn nên có thể nói là đơn giản, dễ sử dụng. Khi cần làm việc ta chỉ cần kích chuột tại mục đó, máy tự hiện ra các chương trình ứng dụng phù hợp với yêu cầu của người sử dụng.
- Máy tự động tính, xử lý thông tin sau khi kế toán nhập dữ liệu cần thiết như tự động tính giá thành từng công trình chi tiết theo từng khoản mục, tự động tính và trích khấu hao tài sản cố định, tự in các báo cáo, các chứng từ theo đúng yêu cầu quản lý của đơn vị. Riêng phần hành kế toán tiền lương công ty không sử dụng phần mềm để tính toán mà dùng chương trình Exel sau đó phần mềm chỉ in ra các báo cáo, các sổ cần thiết...
- Đối với các nguồn nhập liệu khác nhau, phần mềm cho phép sử dụng các màn hình nhập liệu khác nhau. Chẳng hạn, đối với nguyên vật liệu, màn hình nhập và xuất vật liệu sẽ khác nhau. Đối với các nghiệp vụ xuất khác nhau như xuất chuyển kho và xuất cho sản xuất cũng sẽ có hai màn hình nhập liệu khác nhau.
- Quy trình xử lý nghiệp vụ của máy cũng tương tự quy trình xử lý hệ thống hoá thông tin trong kế toán trên máy vi tính, có thể được hiểu như sau:
Thông tin đầu vào: Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên các chứng từ gốc, cập nhật số liệu vào máy theo đúng đối tượng mã hoá đã được cài đặt trong phần mềm như: Hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán, danh mục vật tư... đúng quan hệ đối ứng tài khoản. Máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết TK theo từng đối tượng và tự động ghi vào sổ cái TK có mặt trong định khoản, bảng kê liên quan. Phần mềm chỉ thực hiện các bút toán đơn giản khi xác định số phát sinh, số dư trên tài khoản. Đối với các nghiệp vụ kết chuyển cần thiết (kết chuyển chi phí, kết chuyển giá vốn...) chương trình AF5 cho phép làm tự động qua các bút toán kết chuyển đã được cài đặt trong chương trình mà người sử dụng lựa chọn. Khi người sử dụng chọn đúng bút toán kết chuyển, máy sẽ tự động kết chuyển toàn bộ giá trị dư nợ (dư có) hiện thời của TK kết chuyển sang bên có (bên nợ) của tài khoản được kết chuyển.
Thông tin đầu ra: Kế toán có thể in ra bất kỳ lúc nào các sổ chi tiết, sổ cái TK sau các thông tin từ các nghiệp vụ đã được cập nhật bằng phương pháp "xâu lọc". Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tổng hợp tự động của máy mà hai bộ phận kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết được thực hiện đồng thời.
2.2.2 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thương mại Phú Hưng
Công ty cổ phần thương mại Phú Hưng là một công ty xây lắp nên nguyên vật liệu của công ty cũng có một số đặc điểm chung của doanh nghiệp xây dựng như sự đa dạng phong phú về chủng loại, quy cách, về tỷ trọng nguyên vật liệu chiếm trong chi phí xây dựng công trình... Cụ thể, một số loại nguyên vật liệu mang tính chất đặc thù như ximăng, cát, sỏi, đá, vôi, gạch... Chi phí nguyên vật liệu của công ty chiếm 65% - 70% trong tổng chi phí xây dựng công trình. Vật liệu của công ty không qua hệ thống kho mà để ngoài trời, do vậy hao hụt tự nhiên thường cao. Chính vì vậy mà đòi hỏi việc bảo quản vật liệu của công ty phải đảm bảo những yêu cầu cơ bản như sạch sẽ, thoáng mát, không ẩm ướt...Ví dụ, cát mua về không nhập kho mà đổ ngay ngoài bãi gần chỗ xây dựng, nếu trong thời gian thi công mà gặp mưa gió bất thường nếu công ty không che đậy cẩn thận có thể sẽ bị trôi đi làm hao hụt tự nhiên cao. Hay với xi măng cũng thế, nếu không thường xuyên kiểm tra, đảo lại sẽ gây ra hiện tượng hoá đá, mất phẩm chất...
Bên cạnh đó, giá mua nguyên vật liệu lại không ổn định, phụ thuộc vào giá cả thị trường nên sẽ ảnh hưởng tới chi phí nguyên vật liệu có thể tạo ra sự biến động lớn trong giá thành sản phẩm so với dự toán. Các loại vật liệu có thể
mua ngay, vận chuyển nhanh chóng nhưng có khi lại phải mua ở xa, thậm chí phải nhập từ nước ngoài, có loại bảo quản trong kho, có loại không bảo quản được trong kho gây khó khăn cho doanh nghiệp. Do đó, một số vật tư đặc chủng ngoại nhập như: Neo cầu, cáp dự ứng lực, thép dự ứng lực, gối cầu cao su, khe co giãn...hoặc các vật tư chủ yếu đều do phòng vật tư thiết bị trực tiếp mua sắm và quản lý sử dụng theo bản giao khoán. Các vật tư để ngoài trời phải quy hoạch gọn gàng, kê cao, che đậy cẩn thận, hạn chế hư hỏng, mất mát. Các vật tư bảo quản trong kho phải để nơi sạch sẽ, thoáng mát... (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.2.3 Phân loại và đánh giá vật liệu 2.2.3.1 Phân loại vật liệu
Để thi công một công trình xây dựng cần phải có rất nhiều loại vật liệu khác nhau. Chúng đa dạng phong phú về chủng loại, chức năng công dụng và tính lý hoá khác nhau. Vì vậy để nhận biết từng loại vật liệu tạo điều kiện cho công tác quản lý và sử dụng có hiệu quả, công ty đã tiến hành phân loại vật liệu theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh và được hạch toán vào các tài khoản tương ứng:
TK 1521 - Nguyên vật liệu là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng như: Xi măng, cát, sỏi, gạch thép, đá dăm, gạch chỉ, tôn, nhựa đường...
TK 1522 - Vật liệu là que hàn, đinh các loại, dây thép, gạch vỡ, cột gỗ, kẹp hãm ray 72×45×2,5...
TK 1523 - Nhiên liệu dùng để cung cấp phục vụ cho các loại máy thi công, xe xăng A29, xăng A76, dầu diezen, mỡ...
TK 1524 - Phụ tùng thay thế: Vòng bi các cỡ, dây curoa, vòng doăng... Công ty tiến hành quản lý nguyên vật liệu của mình qua phần mềm AF5 bằng việc mã hoá các loại nguyên vật liệu theo tên của chúng và theo số thứ tự theo quy định của công ty.
2.2.3.2 Đánh giá nguyên vật liệu
Thước đo chủ yếu của kế toán là thước đo giá trị, tất cả các đối tượng kế toán phải được thể hiện bằng tiền trên cơ sở đó kế toán mới thực sự phản ánh, theo dõi, giám đốc được tài sản và sự biến động của chúng. Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để thể hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định.
Hiện nay, nguyên vật liệu của công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, với giá mua, chi phí mua từng thứ vật liệu cũng khác nhau. Vật liệu của công ty được đánh giá theo giá thực tế.
* Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho
- Trường hợp vật liệu mua ngoài: Vì công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nên trị giá nguyên vật liệu nhập kho là giá thoả thuận giữa hai bên, không bao gồm thuế giá trị gia tăng. Trường hợp công ty phải vận chuyển vật liệu về kho thì trị giá nguyên vật liệu cộng thêm chi phí vận chuyển.
Ví dụ 1: Ngày 08/12/2008 công ty mua đá tại công ty vật liệu xây dựng
Nguyễn Phong, Hoài Đức, Hà tây. Theo hợp đồng thoả thuận giữa hai bên thì bên bán vận chuyển và trị giá ghi trên hợp đồng là 43.200.000đồng. Khi đó trị giá thực tế của đá hộc nhập kho sẽ là 43.200.000 đồng.
Ví dụ 2: Ngày 15/12/2008 công ty mua xi măng tại công ty vật liệu xây
dựng Nguyễn Phong, Hoài Đức, Hà tây. Giá trị ghi trên hoá đơn là 145.000.000 đồng, chi phí vận chuyển là 3.000.000 đồng. Vậy trị giá thực tế xi măng nhập kho sẽ là 45.650.000 + 3.000.000 = 48.650.000 đồng.
- Trường hợp nguyên vật liệu nhập kho do công ty tự gia công chế biến thì trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho bằng trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất để gia công chế biến cộng chi phí gia công chế biến.
Ví dụ 3: Ngày 18/12/2008, công ty xuất kho 1.200 kg sắt để giá công
thép hình. Trị giá nguyên vật liệu ghi trên phiếu xuất kho là 27.000.000 đồng và chi phí thực tế phát sinh trong quá trình gia công chế biến là 3.478.900 đồng. Vậy trị giá nguyên vật liệu xuất kho bằng 27.000.000 + 3.478.900 = 30.478.900 đồng.
- Trường hợp nguyên vật liệu nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến. Khi đó trị giá nguyên vật liệu nhập kho sẽ bằng trị giá nguyên vật liệu xuất kho đem gia công chế biến cộng chi phí thuê ngoài gia công chế biến.
Các trường hợp khác như mua từ nước ngoài, nhận vốn góp liên doanh, được cấp, biếu, tặng trong công ty thường ít khi xảy ra.
* Đối với nguyên vật liệu xuất kho
Công ty tính giá trị thực tế vật liệu xuất kho theo phương pháp đích danh có dựa trên cơ sở thực tế xuất lô nguyên vật liệu nào thì lấy đúng với trị giá thực tế lúc nhập của lô hàng đó để xuất dùng cho đối tượng sử dụng. Phương pháp này cho phép công ty dễ quản lý vật liệu theo trị giá thực tế khi nhập nhưng lại hạn chế ở chỗ nếu công trình xây dựng tiến hành trong thời gian dài, giá cả
nguyên vật liệu có sự biến động lớn thi việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm sẽ không chính xác, có thể gây bất lợi cho doanh nghiệp.
2.2.4 Tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại công ty
Do có những đặc điểm của một doanh nghiệp trong ngành xây lắp nên để đạt hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh ngoài việc tăng cường đầu tư những máy móc thiết bị tiên tiến vào trong thi công công trình, tổ chức cơ cấu sản xuất hợp lý, công ty còn phải không ngừng hoàn thiện các biện pháp để quản lý và sử dụng vật liệu đạt hiệu quả hơn, làm giảm hao hụt tự nhiên, tránh mất mát hư hỏng, lãng phí nhằm hạ chi phí và giá thành sản phẩm.
Công tác quản lý vật liệu ở công ty cổ phần Thương mại Phú Hưng được thực hiện cả ở kho và phòng kế toán. Tại kho chỉ quản lý vật liệu về số lượng và chủng loại. Phòng kế toán có nhiệm vụ quản lý về số lượng và giá trị. Tuy nhiên cũng do những đặc tính vốn có của vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp nên công ty thường không dự trữ vật liệu mà chỉ khi công ty hoặc các đội sản xuất có nhu cầu thì mới tổ chức mua vật liệu đúng theo dự toán đề ra. Việc mua dự trữ vật liệu thường chỉ áp dụng trong trường hợp đó là đó là vật liệu nhập ngoại, cơ hội mua khó khăn hoặc vật liệu đó được dự tính trong thời gian tới giá sẽ tăng. Dù vậy việc dự trữ cũng chỉ là trong thời gian ngắn, tránh mất mát, hư hỏng hoặc biến động giá cả bất lợi đối với công ty cũng như tránh để ứ đọng