Nguyên vật liệu của công ty phần lớn được mua ngoài (mua chịu hoặc mua bằng tiền tạm ứng). Việc mua, bán nguyên vật liệu trong điều kiện nền kinh tế thị trường thường diễn ra thông thoáng, nhanh gọn. Nhìn chung đối với các công ty xây dựng, vật liệu mua ngoài thường ở gần công trình thi công nên ở công ty ít khi có trường hợp hoá đơn về mà nguyên vật liệu chưa về trong tháng và ngược lại. Vì vậy công tác ghi sổ kế toán đơn giản hơn do chỉ có trường hợp hàng và hoá đơn cùng về trong tháng.
Ngoài nguồn mua ngoài bằng tạm ứng hay mua chịu, công ty còn nhập nguyên vật liệu từ các nguồn khác như vật liệu do các xưởng sản xuất gia công, thu hồi cho vay tạm thời, nhập lại nguyên vật liệu do không dùng hết...
Nhập nguyên vật liệu do mua bằng tạm ứng
Việc mua nguyên vật liệu bằng tạm ứng diễn ra thường xuyên trong công ty. Trước hết cán bộ hay người lao động trong công ty sẽ được ứng trước một khoản tiền nhất định để mua vật tư phục vụ cho sản xuất kinh doanh theo kế hoạch đã được duyệt. Sau khi hoàn thành việc mua, người nhận tạm ứng sẽ lập giấy thanh toán tạm ứng nộp cho công ty yêu cầu thanh toán tạm ứng.
Việc cập nhật dữ liệu về tình hình nhập kho nguyên vật liệu do mua bằng tạm ứng được tiến hành giống thanh toán tạm ứng và trên cơ sở các chứng từ như hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng và giấy thanh toán tạm ứng. Căn cứ vào
nội dung kinh tế được phản ánh trên các chứng từ, kế toán nhập dữ liệu vào máy ở màn hình nhập liệu sau:
Màn hình 4:
Trước hết để vào màn hình nhập liệu, kích chuột tại biểu tượng phần mềm kế toán mà công ty sử dụng, giao diện phần mềm hiện ra. Sau đó người sử dụng điền các thông tin về tên và mật khẩu đúng thì màn hình hệ thống các menu xuất hiện. Kích tiếp chuột vào menu "báo biểu", chọn mục nguyên liệu, vật liệu, chọn tiếp mục nguyên liệu vật liệu mua ngoài, sau đó máy hiện ra màn hình nhập liệu như trên. Sau đó kế toán nhập dữ liệu vào máy, căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập theo các chỉ tiêu có trên màn hình nhập liệu.
Ví dụ (theo ví dụ 1): Ngày 08/12/2008, ông Trần Nhật Tân nhân viên
phòng tổng hợp dùng tiền tạm ứng của công ty để mua đá hộc cho công ty với số lượng 800m3, đơn giá 54.000 đ/m3 của công ty vật liệu xây dựng Nguyễn Phong, Hoài Đức, Hà tây. Kế toán tiến hành nhập liệu theo các chỉ tiêu sau:
− Kho nhập: Đội 228
− Ngày: 08/12/2008
− Số phiếu nhập: 8
− Hoá đơn ngày: 08/12/2008
− Mã khách VAT: 100208
− Mã số thuế: (máy tự động)
− Mã đối tượng tập hợp: 18G
− Diễn giải: Ông Trần Nhật Tân nhập mua công ty vật liệu xây dựng Nguyễn Phong, Hoài Đức, Hà tây
− Tên hàng hoá: Đá hộc − ĐVT: M3 − Số lượng: 800 − Đơn giá vốn: 54.000 − Tiền vốn: (máy tự động) − % thuế: 10 − Cộng tiền vốn: (máy tự động)
− Thuế VAT: (máy tự động)
− TK nợ: 1521,TK có: 141, số tiền: 43.200.000
− TK nợ: 133, Tk có: 141, số tiền: 43.200.000
Sau khi nhập song nội dung một nghiệp vụ , kế toán có thể nhấn chuột phải vào bảng để nhập thêm các nghiệp vụ khác và kết thúc việc nhập liệu bằng nút "lưu".
Trên cơ sở các đối tượng được mã hoá, nội dung nghiệp vụ được cập nhật thì máy sẽ thực hiện ghi các nội dung ngoài màn hình nhập dữ liệu vào sổ chi tiết vật tư, bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư. Tuỳ theo yêu cầu thông tin của đơn vị mà kế toán có thể cung cấp bất cứ lúc nào thông qua lệnh in. Cuối tháng kế toán phải lọc chứng từ theo nguồn nhập để đánh số chứng từ ghi sổ.
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao khách hàng Mẫu số: 01 GTKT-3LL (Ngày 8 tháng 12 năm 2008) EQ/2004B
0064401 Đơn vị bán hàng : Công ty vật liệu xây dựng Nguyễn Phong
Địa chỉ: Số nhà 75- Lê Lợi, Hoài Đức- Hà Tây MST: 5700384576
Số tài khoản: 73010095 B Ngân hàng BIDV Họ tên người mua hàng: Trần Nhật Tân
Tên đơn vị : Công ty Cổ Phần Thương mại Phú Hưng Địa chỉ: Số 40, ngõ 477 Đường Nguyễn Trãi, Thanh xuân - HN Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: CK Số: 0100105905
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Đá hộc M3 800 54.000 43.200.000
2 Đá 1x2 M3 50 110.000 5.500.000
3 Cát vàng M3 400 45.000 18.000.000
( Đơn giá bao gồm cả cước vận chuyển tới công trình 18G – NINH BINH)
Cộng tiền hàng 66.700.000
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 6.670.0 00
Tổng cộng tiền thanh toán 73.370.000
Số tiền viết bằng chữ : Mười lăm triệu năm trăm sáu hai ngàn bốn trăm bảy mươi đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
GIẤY THANH TOÁN TẠM ỨNG
Đề nghị: Giám đốc Công ty Cổ Phần Thương mại Phú Hưng Tên tôi là: Trần Nhật Tân
• Ngày 08/12/2008 tôi mua cho đội 228 ( phục vụ thi công công trình 18G- Ninh Bình) lượng đá hộc là 800m3,với đơn giá là 54.000 đồng/m3, lượng cát vàng là 400, đơn giá 45.000đ/m3, lượng đá 1×2 là 50 m3, đơn giá
110.000đ/m3 bằng tiền tạm ứng
• Giá chưa có thuế là 66.700.000 đồng
• Thuế GTGT(10%) 6.670.000 đồng
• Tổng thanh toán 73.370.000 đồng
• Bằng chữ: Bảy mươi ba triệu ba trăm bảy mươi ngàn đồng
• Đề nghị giám đốc thanh toán tiền mua trên.
• Giám đốc ký duyệt Ngày 08/09/2008 Người xin thanh toán (Ký tên)
Sau khi nhận được hoá đơn của Công ty vật liệu xây dựng Nguyễn Phong bán cho Công ty Cổ Phần Thương mại Phú Hưng, vật liệu được chuyên chở về kho của công ty. Trước khi nhập vật tư Công ty thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, sau khi kiểm tra vật tư đúng chất lượng, đủ số lượng, chủng loại, quy cách thì cán bộ phòng vật tư mới làm thủ tục nhập kho cùng thủ kho.
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 8 tháng 12 năm 2008
Căn cứ vào hoá đơn số 0064401 ngày 8/12/2008 của Công ty vật liệu Nguyễn Phong, ban kiểm nghiệm của Công ty Cổ Phần Thương mại Phú Hưng gồm:
1.Ông Ngô Ngọc Quỳnh : Đại diện phòng vật tư- Trưởng ban 2.Ông Nguyễn Ngọc Sơn : Đại diện phòng kỹ thuật - Uỷ viên 3. Bà Nguyễn Thị Hường : Thủ kho-Uỷ viên
Đã kiểm nghiệm số vật tư nhập kho do ông Tân mua về. Số thứ Tên nhãn hiệu,quy Mã số Phương thức kiểm Đơn vị Số
lượng Kết quả kiểm nghiệmSố lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 1 Đá hộc M3 800 800 0 đủ 2 Cát Vàng M3 400 400 0 đủ 3 Đá 1x2 M3 50 50 0 đủ
Kết luận của ban kiểm nghiệm: Ông Tân mua về số Đá hộc là 800 m3 ; Cát vàng là 400 m3 ; Đá 1x2 là 50 m3, do Công ty vật liệu xây dựng Nguyễn Phong bán cho Công ty Cổ phần Thương mại Phú Hưng đủ tiêu chuẩn nhập kho, không mất mát, thiếu hụt. Biên bản được lập thành hai bản.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban kiểm nghiệm ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )
Trường hợp nguyên vật liệu mua ngoài(chịu nợ)
Có trường hợp công ty không mua nguyên vật liệu bằng tạm ứng mà chịu nợ với người bán. Đây cũng là một trường hợp thường thấy trong mua bán ở nền kinh tế thị trường. Trong trường hợp này, công ty cũng căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ như trên, tiến hành nhập dữ liệu ở màn hình giống như mua bằng tạm ứng, tuy nhiên có nhập thêm chỉ tiêu về mã khách hàng công nợ, thời hạn thanh toán.
• Ví dụ: Ngày 13/12/2008, ông Nguyễn Xuân Trung nhập mua đá hộc tại công ty vật liệu xây dựng Nguyễn Phong, Hoài Đức, Hà tây với số lượng 150m3, đơn giá là 52.500 đồng/m3
• Giá chưa thuế là 7.875.000 đồng
• Thuế GTGT(10%) 787.500 đồng Tổng thanh toán 8.662.500 đồng Chưa trả tiền người bán.
Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng hay hoá đơn bán hàng và phiếu nhập kho số 13, kế toán tiến hành nhập nội dung nghiệp vụ này vào máy theo các chỉ tiêu:
− Loại chứng từ: Phiếu nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ - nhập mua
− Kho nhập: Đội 228 − Ngày: 13/12/2008 − Số phiếu nhập: 13 − Mã khách VAT:... − Mã số thuế: (máy tự động) − Mã khách hàng công nợ: ... − Mã đối tượng tập hợp: 18G
− Hoá đơn ngày: 13/12/2008
− Thời hạn thanh toán: ...
− Mã hàng hoá: NCD13
− Tên hàng hoá: Đá hộc
− ĐVT: M3
− Đơn giá vốn: 52.500 − Tiền vốn: (máy tự động) − % thuế: 10 − Cộng tiền vốn: (máy tự động) − TK nợ: 152, TK có: 331, số tiền: 7.875.000 − TK nợ: 133, TK có: 331, số tiền: 787.500 − Lưu ↵
Khi nội dung nghiệp vụ này được nhập vào máy, máy cũng sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết vật liệu đá hộc, sổ chi tiết phải trả người bán, bảng tổng hợp chứng từ gốc. Số liệu trên bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại sẽ là cơ sở để máy lập chứng từ ghi sổ:
Từ các chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp tiến hành lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Biểu số 10: SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 30/12/2008 CTGS Số tiền CTGS Số tiền Số Ngày Số Ngày ... ... ... 18 30/12 30.000.000 13 30/09 399.331.887,8 19 30/12 78.890.700,9 14 30/09 20.345.566,6 20 30/12 50.880.000 15 30/09 53.898.000 21 30/12 40.000.000 16 30/09 12.670.500 22 30/12 368.250.889 17 30/09 108.899.900,6 ... ... ...
Trong trường hợp công ty mua ngoài bằng nhập khẩu (đây là trường hợp ít khi xảy ra trong công ty) thì công ty phải tính thuế nhập kho theo giá tại cửa khẩu (giá CIF) và tính thuế GTGT phải nộp ngân sách nhà nước cho hàng nhập khẩu. Sau đó kế toán cũng căn cứ vào phiếu nhập kho, chứng từ liêu quan đến vật tư nhập khẩu để nhập dữ liệu vào máy theo định khoản sau:
Nợ TK 152
Có TK 331 - Phải trả cho người bán
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp ngân sách (3333)
Căn cứ vào chứng từ phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu, kế toán nhập dữ liệu theo định khoản
Nợ TK 133
Có TK 333
Ở đây, khi nhập nội dung một định khoản xong đã bao gồm cả việc nhập chỉ tiêu % thuế GTGT và nhấn nút Enter máy sẽ hỏi có muốn nhập thêm định khoản thứ hai về thuế không thì kế toán chọn có và nhập nội dung định khoản thứ 2 bình thường.
Trường hợp nhập kho NVL do xưởng sản xuất chế tạo
Đây là trường hợp chỉ xảy ra trong thời gian gần đây và với số lượng ít. Đối với trường hợp này kế toán sau khi nhận được phiếu nhập kho vật tư do người lao động trong công ty tự chế thì tiến hành nhập dữ liệu vào máy ở màn hình sau:
Màn hình 5:
Các chỉ tiêu bắt buộc phải nhập trong phần này là loại chứng từ, kho nhập, ngày, số phiếu nhập, đối tượng pháp nhân, diễn giải, mã, tên hàng hoá vật tư, đơn vị tính, số lượng, đơn giá vốn, TK nợ (152), TK có (154)
Sau khi nhập xong, máy sẽ tự động xử lý thông tin theo quy trình đã đề cập ở trên
Ví dụ: Căn cứ vào PNK số 18 ngày 18/09, kế toán nhập dữ liệu lần lượt
theo các chỉ tiêu kể trên và theo định khoản sau: Nợ TK 152 30.478.900
Có TK 154 30.478.900
Số liệu này đã được phản ánh trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư, chứng từ ghi sổ số 13, sổ đăng ký CTGS tháng 9/2008, sổ cái tài khoản 1521 tháng 9/2008
Trường hợp nhập kho do thu hồi nợ vay và do thu hồi từ các công trình (không sử dụng hết)
Căn cứ phiếu nhập kho, kế toán nhập nội dung vào máy ở màn hình nhập nguyên vật liệu khác cũng theo các chỉ tiêu tương tự như trên, riêng phần định khoản nhập như sau:
Trường hợp thu hồi nợ vay, kế toán ghi: Nợ TK 152 (1521-NLVL chính)
Có TK 138 (1388 - Phải thu khác)
Trường hợp nhập kho do thu hồi nguyên vật liệu không dùng hết từ các công trình kế toán nhập liệu theo định khoản:
Nợ TK 152
Có 621-chi phí NVL trực tiếp
Sau khi nhấn nút lưu, máy cũng sẽ tự phản ánh số liệu vào các bảng biểu, sổ sách liên quan, kế toán có thể in ra bất kỳ lúc nào bằng nút "in chứng từ" ở phía trên màn hình nhập liệu. Việc sửa số liệu nhập có thể tiến hành trực tiếp trên màn hình nhập. Các số liệu cần huỷ đi hoặc khôi phục lại có thể thực hiện được ở các nút trên đầu màn hình. Trường hợp nhập cùng một lúc nhiều nghiệp vụ có thể sử dụng nút "mới" để nhập nghiệp vụ tiếp theo.