Công ty cổ phần thương mại Phú Hưng là một công ty xây lắp nên nguyên vật liệu của công ty cũng có một số đặc điểm chung của doanh nghiệp xây dựng như sự đa dạng phong phú về chủng loại, quy cách, về tỷ trọng nguyên vật liệu chiếm trong chi phí xây dựng công trình... Cụ thể, một số loại nguyên vật liệu mang tính chất đặc thù như ximăng, cát, sỏi, đá, vôi, gạch... Chi phí nguyên vật liệu của công ty chiếm 65% - 70% trong tổng chi phí xây dựng công trình. Vật liệu của công ty không qua hệ thống kho mà để ngoài trời, do vậy hao hụt tự nhiên thường cao. Chính vì vậy mà đòi hỏi việc bảo quản vật liệu của công ty phải đảm bảo những yêu cầu cơ bản như sạch sẽ, thoáng mát, không ẩm ướt...Ví dụ, cát mua về không nhập kho mà đổ ngay ngoài bãi gần chỗ xây dựng, nếu trong thời gian thi công mà gặp mưa gió bất thường nếu công ty không che đậy cẩn thận có thể sẽ bị trôi đi làm hao hụt tự nhiên cao. Hay với xi măng cũng thế, nếu không thường xuyên kiểm tra, đảo lại sẽ gây ra hiện tượng hoá đá, mất phẩm chất...
Bên cạnh đó, giá mua nguyên vật liệu lại không ổn định, phụ thuộc vào giá cả thị trường nên sẽ ảnh hưởng tới chi phí nguyên vật liệu có thể tạo ra sự biến động lớn trong giá thành sản phẩm so với dự toán. Các loại vật liệu có thể
mua ngay, vận chuyển nhanh chóng nhưng có khi lại phải mua ở xa, thậm chí phải nhập từ nước ngoài, có loại bảo quản trong kho, có loại không bảo quản được trong kho gây khó khăn cho doanh nghiệp. Do đó, một số vật tư đặc chủng ngoại nhập như: Neo cầu, cáp dự ứng lực, thép dự ứng lực, gối cầu cao su, khe co giãn...hoặc các vật tư chủ yếu đều do phòng vật tư thiết bị trực tiếp mua sắm và quản lý sử dụng theo bản giao khoán. Các vật tư để ngoài trời phải quy hoạch gọn gàng, kê cao, che đậy cẩn thận, hạn chế hư hỏng, mất mát. Các vật tư bảo quản trong kho phải để nơi sạch sẽ, thoáng mát...
2.2.3 Phân loại và đánh giá vật liệu 2.2.3.1 Phân loại vật liệu
Để thi công một công trình xây dựng cần phải có rất nhiều loại vật liệu khác nhau. Chúng đa dạng phong phú về chủng loại, chức năng công dụng và tính lý hoá khác nhau. Vì vậy để nhận biết từng loại vật liệu tạo điều kiện cho công tác quản lý và sử dụng có hiệu quả, công ty đã tiến hành phân loại vật liệu theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh và được hạch toán vào các tài khoản tương ứng:
TK 1521 - Nguyên vật liệu là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng như: Xi măng, cát, sỏi, gạch thép, đá dăm, gạch chỉ, tôn, nhựa đường...
TK 1522 - Vật liệu là que hàn, đinh các loại, dây thép, gạch vỡ, cột gỗ, kẹp hãm ray 72×45×2,5...
TK 1523 - Nhiên liệu dùng để cung cấp phục vụ cho các loại máy thi công, xe xăng A29, xăng A76, dầu diezen, mỡ...
TK 1524 - Phụ tùng thay thế: Vòng bi các cỡ, dây curoa, vòng doăng... Công ty tiến hành quản lý nguyên vật liệu của mình qua phần mềm AF5 bằng việc mã hoá các loại nguyên vật liệu theo tên của chúng và theo số thứ tự theo quy định của công ty.
2.2.3.2 Đánh giá nguyên vật liệu
Thước đo chủ yếu của kế toán là thước đo giá trị, tất cả các đối tượng kế toán phải được thể hiện bằng tiền trên cơ sở đó kế toán mới thực sự phản ánh, theo dõi, giám đốc được tài sản và sự biến động của chúng. Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để thể hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định.
Hiện nay, nguyên vật liệu của công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, với giá mua, chi phí mua từng thứ vật liệu cũng khác nhau. Vật liệu của công ty được đánh giá theo giá thực tế.
* Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho
- Trường hợp vật liệu mua ngoài: Vì công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nên trị giá nguyên vật liệu nhập kho là giá thoả thuận giữa hai bên, không bao gồm thuế giá trị gia tăng. Trường hợp công ty phải vận chuyển vật liệu về kho thì trị giá nguyên vật liệu cộng thêm chi phí vận chuyển.
Ví dụ 1: Ngày 08/12/2008 công ty mua đá tại công ty vật liệu xây dựng
Nguyễn Phong, Hoài Đức, Hà tây. Theo hợp đồng thoả thuận giữa hai bên thì bên bán vận chuyển và trị giá ghi trên hợp đồng là 43.200.000đồng. Khi đó trị giá thực tế của đá hộc nhập kho sẽ là 43.200.000 đồng.
Ví dụ 2: Ngày 15/12/2008 công ty mua xi măng tại công ty vật liệu xây
dựng Nguyễn Phong, Hoài Đức, Hà tây. Giá trị ghi trên hoá đơn là 145.000.000 đồng, chi phí vận chuyển là 3.000.000 đồng. Vậy trị giá thực tế xi măng nhập kho sẽ là 45.650.000 + 3.000.000 = 48.650.000 đồng.
- Trường hợp nguyên vật liệu nhập kho do công ty tự gia công chế biến thì trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho bằng trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất để gia công chế biến cộng chi phí gia công chế biến.
Ví dụ 3: Ngày 18/12/2008, công ty xuất kho 1.200 kg sắt để giá công
thép hình. Trị giá nguyên vật liệu ghi trên phiếu xuất kho là 27.000.000 đồng và chi phí thực tế phát sinh trong quá trình gia công chế biến là 3.478.900 đồng. Vậy trị giá nguyên vật liệu xuất kho bằng 27.000.000 + 3.478.900 = 30.478.900 đồng.
- Trường hợp nguyên vật liệu nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến. Khi đó trị giá nguyên vật liệu nhập kho sẽ bằng trị giá nguyên vật liệu xuất kho đem gia công chế biến cộng chi phí thuê ngoài gia công chế biến.
Các trường hợp khác như mua từ nước ngoài, nhận vốn góp liên doanh, được cấp, biếu, tặng trong công ty thường ít khi xảy ra.
* Đối với nguyên vật liệu xuất kho
Công ty tính giá trị thực tế vật liệu xuất kho theo phương pháp đích danh có dựa trên cơ sở thực tế xuất lô nguyên vật liệu nào thì lấy đúng với trị giá thực tế lúc nhập của lô hàng đó để xuất dùng cho đối tượng sử dụng. Phương pháp này cho phép công ty dễ quản lý vật liệu theo trị giá thực tế khi nhập nhưng lại hạn chế ở chỗ nếu công trình xây dựng tiến hành trong thời gian dài, giá cả
nguyên vật liệu có sự biến động lớn thi việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm sẽ không chính xác, có thể gây bất lợi cho doanh nghiệp.
2.2.4 Tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại công ty
Do có những đặc điểm của một doanh nghiệp trong ngành xây lắp nên để đạt hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh ngoài việc tăng cường đầu tư những máy móc thiết bị tiên tiến vào trong thi công công trình, tổ chức cơ cấu sản xuất hợp lý, công ty còn phải không ngừng hoàn thiện các biện pháp để quản lý và sử dụng vật liệu đạt hiệu quả hơn, làm giảm hao hụt tự nhiên, tránh mất mát hư hỏng, lãng phí nhằm hạ chi phí và giá thành sản phẩm.
Công tác quản lý vật liệu ở công ty cổ phần Thương mại Phú Hưng được thực hiện cả ở kho và phòng kế toán. Tại kho chỉ quản lý vật liệu về số lượng và chủng loại. Phòng kế toán có nhiệm vụ quản lý về số lượng và giá trị. Tuy nhiên cũng do những đặc tính vốn có của vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp nên công ty thường không dự trữ vật liệu mà chỉ khi công ty hoặc các đội sản xuất có nhu cầu thì mới tổ chức mua vật liệu đúng theo dự toán đề ra. Việc mua dự trữ vật liệu thường chỉ áp dụng trong trường hợp đó là đó là vật liệu nhập ngoại, cơ hội mua khó khăn hoặc vật liệu đó được dự tính trong thời gian tới giá sẽ tăng. Dù vậy việc dự trữ cũng chỉ là trong thời gian ngắn, tránh mất mát, hư hỏng hoặc biến động giá cả bất lợi đối với công ty cũng như tránh để ứ đọng vốn mà vẫn đảm bảo cho quá trình thi công xây lắp diễn ra bình thường, theo đúng tiến độ thi công.
Trong nền kinh tế thị trường, giá cả và chất lượng sản phẩm luôn là vũ khí cạnh tranh sắc bén của bất cứ doanh nghiệp nào. Muốn tạo ra những công trình có chất lượng tốt, bên cạnh việc đảm bảo kỹ thuật thì chất lượng, chủng loại vật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công trình nên công tác quản lý vật liệu về chất lượng, chủng loại luôn được công ty quan tâm đúng mức. Việc mua vật liệu phải căn cứ vào các bản thiết kế để có kế hoạch mua từng loại sao cho đúng số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất và chất lượng đã đề ra trong thiết kế.
Vì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm nên trong quá trình sử dụng, công ty luôn khuyến khích tiết kiệm nguyên vật liệu. Tuy nhiên tiết kiệm ở đây không phải là bớt xén hoặc thay đổi các loại vật tư không theo thiết kế. Điều quan trọng là phải sử dụng nguyên vật liệu đúng mục đích, đúng định mức đã thiết kế nhằm tiết kiệm vật liệu mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình và đúng thời hạn.
Mặt khác trong quá trình thi công các đội đã tổ chức công tác thu hồi phế liệu như các đầu sắt thép, gỗ không sử dụng, vỏ bao xi măng... góp phần làm giảm chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận cho công ty.
2.2.5 Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức kế toán thích hợp cho mọi loại hình doanh nghiệp có ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Chính vì vậy các loại sổ sách kế toán của công ty sử dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ban hành ngày 20/3/2006, bao gồm:
- Sổ cái TK 152- Nguyên liệu, vật liệu chính - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Sổ chi tiết nguyên vật liệu.
- Các sổ liên quan khác như sổ chi tiết phải trả nhà cung cấp vật tư, sổ chi tiết TK 621, các bảng tổng hợp chứng từ gốc...
Các chứng từ kế toán được sử dụng là:
- Phiếu nhập kho vật tư (mẫu 01- VT) - Phiếu xuất kho vật tư (mẫu 02-VT) - Thẻ kho (mẫu 06- VT)
- Hoá đơn giá trị gia tăng
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư.
Và một số chứng từ và sổ sách khác có liên quan...
2.2.5.1 Thủ tục xin mua và nhập kho vật liệu
Nguyên vật liệu của công ty phần lớn là được mua ở ngoài. Việc mua sắm vật liệu chủ yếu dựa vào các thông số kỹ thuật của hợp đồng, dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà phòng kỹ thuật dự trù khối lượng vật tư tiêu hao rồi sau đó chuyển cho phòng vật tư hoặc các đội sản xuất để mua sắm. Thông thường vật liệu do các đội mua, trường hợp mua với khối lượng lớn hoặc các trường hợp đặc biệt thì phòng vật tư của công ty mua. Khi công ty có ký kết hợp đồng với nhà cung cấp vật tư thì phòng vật tư của công ty sẽ cử cán bộ phòng đi mua, rồi căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán hàng, phòng vật tư sẽ tiến hành nhập kho vật liệu. Trường hợp các đội tự mua thì phải mua theo đúng bản giao khoán, nếu mua vượt định mức đề ra thì phải dừng lại. Đội tự ký hợp đồng với người bán
sau đó lấy hoá đơn của người bán về phòng vật tư làm thủ tục nhập, xuất vật liệu tại đây. Cuối cùng chuyển hoá đơn về cho phòng kế toán để hạch toán.
Khi nhập kho thủ kho phải tiến hành kiểm tra chủng loại, số lượng ghi trên hóa đơn, cho tiến hành nhập kho, ghi số thực nhập rồi ký nhận vào phiếu nhập kho. Đối với những mặt hàng có nhiều chi tiết nhỏ, dễ mất mát, dễ vỡ, dễ hỏng, khó bảo quản khi hàng về nhập kho phải làm biên bản giao nhận hàng làm cơ sở ràng buộc giữa bên giao và bên nhận. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
- Liên 1: Lưu tại phòng vật tư.
- Liên 2: Thủ kho giữ rồi chuyển cho phòng kế toán. - Liên 3: Do đội có nhu cầu sử dụng vật tư giữ.
2.2.5.2 Thủ tục xuất kho vật liệu
Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu của từng đội, từng công trình, các đội phải làm phiếu đề nghị lĩnh vật tư, đội trưởng ký xác nhận. Căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư và căn cứ vào biên bản giao khoán công trình hay hạng mục công trình, phòng vật tư sẽ lập phiếu xuất kho. Trường hợp phòng vật tư mua nguyên vật liệu chuyển thẳng cho đội sản xuất thì phiếu xuất kho được lập cùng phiếu nhập kho. Thông thường các đội tự mua nguyên vật liệu sau đó làm thủ tục nhập kho tại phòng vật tư đồng thời lập luôn phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
- Liên 1: Lưu tại phòng vật tư
- Liên 2: Thủ kho nhận rồi chuyển lên cho phòng kế toán - Liên 3: Do đội nhận vật tư giữ
Phiếu xuất kho trước hết được đưa lên cho thủ trưởng đơn vị ký duyệt rồi giao cho đội sản xuất, thủ kho sau khi nhận được phiếu xuất kho sẽ kiểm tra tính chính xác và căn cứ vào đó để xuất vật tư.
Ngoài số lượng vật liệu xuất kho chủ yếu cho thi công công trình, cho quản lý phục vụ quá trình thi công thì nguyên vật liệu của công ty còn được bán (đó là các phế liệu thu hồi từ công trình) hoặc cho các đơn vị khác trong cùng tổng công ty vay tạm thời hoặc xuất cho các đội gia công.
Trong trường hợp xuất cho các đơn vị khác trong cùng tổng công ty thi công thì căn cứ vào hợp đồng vay mượn giữa các đơn vị vay với công ty đã được giám đốc ký duyệt, phòng vật tư lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu này cũng được lập thành 3 liên:
- Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ vận chuyển trên đường - Liên 3: Thủ kho giữ làm thủ tục xuất hàng và làm căn cứ ghi vào thẻ kho Trường hợp xuất bán thì kế toán lập hoá đơn bán hàng, đây cũng chính là phiếu xuất kho (có kèm theo hoá đơn giá trị gia tăng). Hóa đơn bán hàng cũng được lập thành 3 liên:
- Liên 1: Lưu tại phòng vật tư - Liên 2: Khách hàng giữ - Liên 3: Thủ kho giữ
Phiếu lĩnh vật tư phục vụ cho thi công công trình 18G - Ninh Bình
Biểu số 2:
PHIẾU LĨNH VẬT TƯ
Ngày 08/12/2008 Đơn vị lĩnh vật tư: Đội 228
Lý do lĩnh: Thi công công trình 18G – Ninh Bình Tại kho: Đội 228 (hàng nhập xuất ngay)
STT Tên, nhãn hiệu, Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu
cầu Thực xuất
1 Đá hộc m3 800
2 Cát vàng m3 400
3 Đá 1×2 m3 50
Thủ trưởng đơn vị Phòng vật tư Phòng kỹ thuật Phụ trách bộ phận Người yêu cầu
(ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên)
Căn cứ vào phiếu này và biên bản giao khoán phòng vật tư sẽ lập phiếu xuất kho.
2.2.5.3 Tổ chức danh mục vật tư ở công ty
Theo quy định của bộ tài chính, toàn bộ các đối tượng quản lý của doanh nghiệp trong điều kiện ứng dụng máy vi tính đều phải tiến hành mã hoá. Riêng vật tư hàng hoá trong doanh nghiệp có rất nhiều chủng loại, phong phú, biến động thường xuyên. Do đó yêu cầu đặt ra là phải quản lý tới từng loại, từng nhóm, từng thứ, từng danh điểm. Tại công ty cổ phần Thương mại Phú Hưng