Quang Trung
a. Chứng từ kế toỏn.
Kế toỏn bỏn hàng tại cụng ty đó sử dụng cỏc chứng từ chủ yếu sau trong quỏ trỡnh bỏn hàng :
- Hợp đồng (Phụ lục số 02): hợp đồngđược kế toỏn tiến hành lập ra khi nhận được yờu cầu mua hàng của bờn mua để 2 bờn thỏa thuận cỏc điều khoản trong quỏ trỡnh bỏn hàng để làm căn cứ ràng buộc bảo vệ quyền lợi cho cả bờn mua và bờn bỏn.
- Phiếu xuất kho : Sau khi kiểm tra hợp đồng, kế toỏn tiến hành phiếu xuất
kho (phụ lục số 03).
− Húa đơn GTGT (MS 01 GTKT-3LL): Căn cứ vào phiếu xuất kho kiờm húa
đơn bỏn hàng, kế toỏn viết húa đơn GTGT. Húa đơn GTGT được lập thành 3 liờn:
(Phụ lục số 04)
Húa đơn GTGT được lập thành 3 liờn:
Liờn 1: Lưu tại quyển
Liờn 2: Giao cho khỏch hàng. Liờn 3: Lưu tại phũng kế toỏn
- Bảng kờ chi tiết hàng: đi kốm với húa đơn GTGT (phụ lục số 05)
- Biờn bản giao nhận hàng húa: Do cụng ty tự lập giao cho người mua để xỏc
nhận số lượng, quy cỏch, phẩm chất hàng húa đó nhận. (phụ lục số 06)
- Giấy bỏo của ngõn hàng
- Phiếu thu: Khi khỏch hàng thanh toỏn tiền hàng, căn cứ vào số tiền trả kế
toỏn viết phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 2 liờn: (Phụ lục số 07)
Liờn 1: Giao cho người nộp tiền. Liờn 2: Phũng kế toỏn thu lại. - Cỏc chứng từ khỏc
b. Tài khoản kế toỏn.
Đối với nghiệp vụ kế toỏn bỏn hàng tại cụng ty ty CP xõy dựng TM & SX Quang Trung kế toỏn sử dụng những TK sau:
TK 5111: Doanh thu bỏn hàng.
− TK 156: Hàng húa
− TK 632: Giỏ vốn hàng bỏn.
− TK 333: Thuế và cỏc khoản phải nộp Nhà nước. TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.
− TK 131: Phải thu khỏch hàng.
− TK 111: Tiền mặt.
− TK 112: Tiền gửi ngõn hàng.
c. Quy trỡnh kế toỏn bỏn hàng Vải nhỏm tại Cụng ty CP xõy dựng TM & SX Quang Trung
Hiện nay, cụng ty chỉ sử dụng một hỡnh thức bỏn duy nhất là bỏn buụn do đặc điểm hàng húa cú giỏ trị lớn, khối lượng hàng bỏn ra nhiều. Cụng việc kế toỏn được thực hiện như sau:
• Kế toỏn ghi nhận doanh thu.
Sau khi nhận được yờu cầu mua hàng của khỏch hàng phũng kế toỏn lập hợp đồng ký kết với bờn mua. Sau đú, trờn cơ sở của hợp đồng đó lập tiến hành lập
Phiếu xuất kho, lập Húa đơn GTGT…
Cụng ty sử dụng phương phỏp bỏn buụn và hầu hết là khỏch hàng quen nờn việc thanh toỏn của khỏch hàng sẽ dựa vào thỏa thuận từ trước với cụng ty để thực hiện cụng việc thanh toỏn. Cụng ty ghi nhận doanh thu khi người mua nhận được hàng và đó chấp nhận thanh toỏn.
Nếu người mua nhận nợ. Kế toỏn ghi nhận doanh thu theo định khoản: Nợ TK 131: Tổng giỏ thanh toỏn của hàng húa (đó cú thuế GTGT)
Cú TK 3331: Thuế GTGT đầu ra của hàng bỏn.
Kế toỏn sẽ căn cứ Húa đơn GTGT để nhập vào phần mềm kế toỏn Weeken theo cỏc bước: từ màn hỡnh chớnh của phần mềm vào Phõn hệ Húa đơn bỏn hàng → Thờm → Cập nhật số liệu. Sau khi kế toỏn lưu dữ liệu, phần mềm sẽ tự động ghi sổ cỏi cỏc TK 131, 511, 3331. Đồng thời, kế toỏn cũng theo dừi Chi tiết doanh thu theo khỏch hàng, sổ Chi tiết cụng nợ phải thu khỏch hàng theo từng khỏch hàng.
Khi khỏch hàng thanh toỏn bằng tiền gửi ngõn hàng, căn cứ vào giấy bỏo Cú
từ ngõn hàng, từ màn hỡnh chớnh phần mềm kế toỏn vào Phõn hệ tiền → Bỏo cú → cập nhật số liệu ghi: tăng tiền gửi ngõn hàng (TK 1121) và ghi giảm cụng nợ khỏch hàng (TK 131) theo định khoản:
Nợ TK 1121
Số tiền khỏch hàng chuyển trả Cú TK 131
Trường hợp khỏch hàng thanh toỏn tiền hàng bằng tiền mặt, sau khi nhận được tiền thủ quỹ tiến hành kiểm tra và nhập quỹ; kế toỏn tiền viết phiếu thu đồng thời nhập vào phần mềm như sau: từ màn hỡnh chớnh phần mềm kế toỏn vào Phõn hệ tiền → Phiếu thu → Thờm →cập nhật số liệu ghi ghi tăng tiền mặt theo định khoản:
Nợ TK 1111
Số tiền khỏch hàng trả Cú TK 131
• Kế toỏn ghi nhận giỏ vốn.
CúTK 156
Do cụng ty ỏp dụng phương phỏp bỡnh quõn gia quyền để tớnh giỏ vốn hàng húa xuất kho. Theo phương phỏp này, giỏ vốn hàng bỏn được xỏc định như sau:
Giỏ vốn của hàng
húa xuất kho =
Giỏ bỡnh quõn của một đơn vị hàng húa x
Lượng hàng húa xuất kho
Giỏ bỡnh quõn của một đơn vị hàng húa = Giỏ trị hàng húa tồn kho đầu kỳ + Giỏ trị hàng húa nhập trong kỳ Số lượng hàng húa tồn kho đầu kỳ + Số lượng hàng húa nhập trong kỳ
Căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu nhập kho kế toỏn lập bảng tổng hợp Nhập - xuất - tồn. Bảng này là một trong cỏc căn cứ để kế toỏn xỏc định giỏ thực tế hàng xuất kho. Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn thỏng 3 năm 2011 (Phụ lục số 08)
Kế toỏn cỏc khoản giảm trừ doanh thu
- Kế toỏn cỏc khoản chiết khấu thương mại.
Hiện nay, khỏch hàng của cụng ty hầu hết là những doanh nghiệp, cỏ nhõn đó cú quan hệ mua bỏn lõu năm với số lượng hàng lớn nờn việc chiết khấu cho khỏch hàng nờn việc chiết khấu được thực hiện ngay tại thời điểm thỏa thuận khi ký hợp đồng với khỏch hàng và trước khi lập húa đơn GTGT, giỏ bỏn trong hoỏ đơn là giỏ đó thực tế (đó trừ khoản chiết khấu).
- Kế toỏn hàng bỏn bị trả lại: Trong quý I năm 2011 khụng cú nghiệp vụ hàng bỏn bị trả lại xảy ra. Khi người mua ký hợp đồng trong hợp đồng đó nờu rừ nội dung khi ký nhận biờn bản bàn giao và nhận đủ số lượng hàng húa thỡ người mua
sẽ hoàn toàn chịu trỏch nhiệm về quy cỏch, phẩm chất hàng húa nờn khụng cú yờu cầu nào trả lại hàng bỏn được cụng ty chấp nhận.
- Sổ kế toỏn.
Cụng ty sử dụng phần mềm kế toỏn để hạch toỏn. Khi nhập chứng từ, phần mềm sẽ tự động ghi sổ. Phần mềm kế toỏn Weeken khụng phõn biệt sổ chi tiết và sổ cỏi, tức hai loại sổ này được coi như một. Hiện cụng ty đang sử dụng cỏc sổ TK trong nghiệp vụ kế toỏn bỏn hàng Vải nhỏm:
Sổ cỏi TK 111 (Phụ lục số 09) Sổ cỏi TK 131 (Phụ lục số 10) Sổ cỏi TK 156 (Phụ lục số 11) Sổ chi tiết TK 3331 (Phụ lục số 12) Sổ cỏi TK 511 (Phụ lục số 13) Sổ cỏi TK 632 (Phụ lục số 14)