- Hàng mua trả lại Chiết khấu thương mạ
1.3.4.Hệ thống sổ kế toán hàng tồn kho
Việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào sổ kế toán là công việc có khối lợng lớn, phải thực hiện thờng xuyên, hàng ngày. Do đó, cần phải tổ chức một cách khoa học, hợp lý hệ thống sổ kế toán.
Việc tổ chức tốt hệ thống sổ kế toán sẽ tạo điều kiện nâng cao năng suất lao động của cán bộ kế toán, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các chỉ tiêu kinh tế tài chính theo yêu cầu của công tác quản lý tại đơn vị hoặc báo cáo kế toán gửi lên cấp trên và cơ quan nhà nớc. Theo quy định hiện nay, có năm hình thức sổ kế toán:
Hình thức Nhật ký - Sổ cái Hình thức Chứng từ ghi sổ Hình thức Nhật ký - Chứng từ Hình thức Nhật ký chung
Hình thức kế toán trên máy vi tính
Cần căn cứ vào quy mô, tính chất và đặc điểm hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ và năng lực của cán bộ kế toán và khả năng trang bị phơng tiện của đơn vị để lựa chọn cách thức tổ chức hệ thống sổ kế toán nào cho phù hợp.
1.3.4.1. Hình thức Nhật ký - Sổ cái
Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đợc phản ánh vào một quyển đợc gọi là Nhật ký - Sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế.
Hình thức này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, sử dụng ít TK kế toán và áp dụng thích hợp trong các đơn vị kế toán nhỏ, số ngời ít.
Sơ đồ 1.9: Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức Nhật ký - Sổ cái
Ghi chú:
1.3.4.2. Hình thức Chứng từ ghi sổ
Hình thức có u điểm là dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, công việc kế toán phân đều trong tháng, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp và cũng thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhiên, vẫn có sự ghi chép trùng lặp làm tăng khối lợng công việc chung, dễ nhầm lẫn.
Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết hàng tồn kho Nhật ký - Sổ cái 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 158 Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ
Báo cáo kế toán
Sổ chi tiết TK 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 158 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu
Sơ đồ 1.10: Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
1.3.4.3. Hình thức Nhật ký - Chứng từ
Đây là hình thức tổ chức sổ theo nguyên tắc tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các TK kết hợp với việc phân tích nghiệp vụ kinh tế đó theo các TK đối ứng.
Chứng từ gốc về hàng tồn kho Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 158 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán
Sổ chi tiết TK 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 158 Bảng tổng hợp chi tiết hàng tồn kho Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu
Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào các chứng từ kế toán để lấy số liệu ghi vào Bảng kê số 3, số 8, số 9, số 10 đồng thời ghi vào sổ chi tiết. Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên các Bảng kê để ghi vào nhật ký chứng từ số 05, số 8 và sổ cái TK 156.
Trong điều kiện kế toán thủ công, hình thức này có u điểm: giảm đợc đáng kể công việc ghi chép hàng ngày, do đó tránh đợc sự trùng lặp và nâng cao năng suất lao động của nhân viên kế toán, thuận tiện cho việc lập BCTC, rút ngắn thời gian hoàn thành quyết toán và cung cấp số liệu cho quản lý, dễ chuyên môn hóa cán bộ kế toán, nâng cao trình độ.
Tuy nhiên, hình thức này không tiện lợi cho việc sử dụng kế toán trên máy, không phù hợp với đơn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế, trình độ kế toán yếu và không đồng đều.
Sơ đồ 1.11:Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức Nhật ký chứng từ
Ghi chú:
Chứng từ gốc và bảng
phân bổ của hàng tồn kho Sổ (thẻ) kế toán chi tiết TK 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 158 Bảng tổng hợp chi tiết hàng tồn kho Nhật ký - Chứng từ số 5, 6, 7, 8 Sổ cái TK 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 158
Báo cáo kế toán Bảng kê
số 3, 4, 8, 9, 10
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1.3.4.4. Hình thức Nhật ký chung
Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đợc phản ánh vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó, sau đó phản ánh vào sổ cái TK theo hệ thống.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ dùng căn cứ ghi sổ (nh hóa đơn bán hàng, phiếu nhập kho,..) kế toán ghi vào Nhật ký chung. Sau đó, căn cứ vào Nhật ký chung ghi sổ cái từng TK, đồng thời ghi vào các sổ chi tiết liên quan. Các số liệu trên sổ kế toán chi tiết sẽ đợc tổng hợp vào cuối tháng để đối chiếu với sổ cái. Cuối kỳ, kế toán cộng số liệu trên sổ cái để lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu trên sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập các BCTC.
Hình thức này thuận lợi trong việc đối chiếu, kiểm tra các chứng từ gốc, tiện lợi cho việc sử dụng máy tính. Tuy nhiên, các số liệu bị ghi trùng lặp, do đó, cuối tháng phải loại bỏ số liệu trùng rồi mới đợc ghi vào sổ cái.
Sơ đồ 1.12: Trình tự ghi sổ kế toán hàng tồn kho theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú: Chứng từ kế toán hàng tồn kho Sổ chi tiết TK 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 158
Báo cáo kế toán Nhật ký chung Sổ cái TK 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 158 Bảng cân đối số phát sinh Nhật ký mua, bán hàng Bảng tổng hợp chi tiết hàng tồn kho Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu
1.3.4.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán đợc thực hiện theo một chơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán đợc thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhng phải in đợc đầy đủ sổ kế toán và BCTC theo quy định.
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính:
Phần mềm kế toán đợc thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Sơ đồ 1.13: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú: