CHƢƠNG 2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN TẠI HỢP TÁC XÃ CÔNG NGHIỆP NHẬT QUANG
2.1.3. Bộ máy tổ chức và các phòng ban
Cơ cấu bộ máy tổ chức Hợp tác xã Công nghiệp Nhật Quang được tổ chức theo mô hình trực tuyến từ chức vụ cao nhất là Chủ nhiệm hợp tác xã cho đến các phòng ban và phân xưởng trong công ty.
Sơ đồ 2.1. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý hành chính của Hợp tác xã Công nghiệp Nhật Quang
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)
Chủ nhiệm hợp tác xã là Ông Nguyễn Văn Quang, là người chịu trách nhiệm cao nhất trong hợp tác xã về tất cả các mặt. Chủ nhiệm hợp tác xã không chỉ là người quản lý chung trong nội bộ hợp tác xã mà còn là người đảm nhiệm vai trò cầu nối giữa hợp tác xã với các cơ quan chức năng.
Dưới quyền Chủ nhiệm hợp tác xã là 03 Phó Chủ nhiệm phụ bao gồm Phó chủ nhiệm hợp tác xã nguyên liệu, vật tư; Phó Chủ nhiệm hợp tác xã tổ chức hành chính; Phó Chủ nhiệm hợp tác xã sản xuất – kinh doanh và 01 kế toán trưởng. Phó chủ nhiệm phụ trách sản xuất – kinh doanh là người chịu trách nhiệm trực tiếp đối với kết quả hoạt động SXKD của hợp tác xã. Phó chủ nhiệm phụ trách SXKD không những là người đề ra các mục tiêu cần phải thực hiện trong một năm tài chính cũng như trong một kế hoạch mà còn là người thường xuyên đôn đốc nhắc nhở các thành viên trong doanh nghiệp thực hiện đúng trách nhiệm được giao phó. Sự quản lý khôn khéo của vị trí này là nguyên nhân trực tiếp dẫn tới thành công của hợp tác xã và cũng có thể gây ra những kết quả kinh doanh không như mong đợi.
Phó Chủ nhiệm hợp tác xã nguyên liệu, vật tư Phó chủ nhiệm hợp tác xã tổ chức hành chính Phó Chủ nhiệm hợp tác xã sản xuất – kinh doanh Chủ nhiệm hợp tác xã Kế toán trưởng Phòng vật tư tiêu thụ Phòng tổ chức hành chính Phân xưởng cơ điện Phòng kỹ thuật Phòng quản lý chất lượng
Phó chủ nhiệm phụ trách nguyên vật liệu vật tư là người chịu trách nhiệm trực tiếp về các vấn đề liên quan đến vật tư trang thiết bị phục vụ cho quá trình SXKD. Giữa vật tư trang thiết bị có tính chất hai chiều. Nếu như vấn đề vật tư được đảm bảo tốt sẽ là tiền đề để có thể có hoạt động SXKD hiệu quả. Bên cạnh đó, vật tư cũng có tác động ngược lại nếu không có sự phù hợp giữa việc đảm bảo vật tư và kế hoạch SXKD.
Kế toán trưởng chịu trách nhiệm với các luồng tiền vào ra của hợp tác xã, quyết toán thuế, quản lý lượng nguyên liệu hay hàng còn tồn, lập bảng lương cho nhân viên trong hợp tác xã, phân bổ thu - chi, lập báo cáo về tình hình tài chính kinh doanh trong ngày, trong tuần, trong tháng, trong quý, trong năm.
Phòng tổ chức hành chính dưới quyền của phó chủ nhiệm hợp tác xã phụ trách tổ chức hành chính. Chức năng, nhiệm vụ cũng như quyền hạn có những nét tương đồng với vị trí phó chủ nhiệm tuy nhiên ở mức độ thấp hơn.
Phòng vật tư tiêu thụ phụ trách khâu tiêu thụ sản phẩm – kết quả của quá trình lao động của cả hợp tác xã. Ngành nghề chính của hợp tác xã là sản xuất và kinh doanh xã sản phẩm từ nhựa. Do vậy sản phẩm là các mặt hàng về nhựa như ống nước PVC, mũ bảo hộ, bảo hiểm, phụ kiện phòng tắm và rất nhiều mặt hàng khác.
Phòng kỹ thuật là phòng rất quan trọng vì đặc thù công việc, ngành nghề liên quan chủ yếu vào các yếu tố kỹ thuật. Vị trí này phải đảm bảo xử lý nhanh chóng và có hiệu quả các sai sót kỹ thuật phát sinh trong quá trình thực hiện sản xuất.
Phòng quản lý chất lượng đảm bảo chất lượng của các sản phẩm được hoàn thành và giao cho khách hàng. Khi khách hàng có những khiếu nại về chất lượng sản phẩm thì đây chính là phòng phải chịu trách nhiệm trực tiếp.
Cuối cùng là phân xưởng cơ điện có nhiệm vụ đảm bảo các mặt kỹ thuật liên quan đến cơ cũng như điện trong quá trình thực hiện SXKD.