4. Phương pháp, cách thức thực hiện đề tài
2.2.2. Chứng từ kế toán sử dụng
Kế toán bán hàng tại công ty đã sử dụng các chứng từ chủ yếu sau trong quá trình bán hàng :
- Hợp đồng : hợp đồng được kế toán tiến hành lập ra khi nhận được yêu cầu mua hàng của bên mua để 2 bên thỏa thuận các điều khoản trong quá trình bán hàng để làm căn cứ ràng buộc bảo vệ quyền lợi cho cả bên mua và bên bán.
- Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT )
:
Sau khi thỏa thuận xong và việc ký kết hợp đồng giữa hai bên kết thúc thống nhất về phương thức thanh toán xong thì kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho.PXK được sử dụng tại công ty gồm 2 liên: một
liên để lưu , một liên dùng để ghi sổ kế toán.( Phụ lục số 06)
-
Hóa đơn giá trị gia tăng – mẫu số 01GTKT-3LL: Hóa đơn này gồm 3
liên, liên một lưu tại gốc, liên 2 đưa cho khách hàng, liên 3 dùng để thanh
toán và làm căn cứ ghi sổ kế toán ( Phụ lục số 07)
- Một số chứng từ khác như phiếu thu (mẫu số 01):
Phiếu thu được sử dụng
tại công ty cũng gồm 2 liên, một liên lưu và một liên đưa cho khách hàng.
-
Giấy báo có: do ngân hàng gửi đến khi khách hàng của công ty thanh toán
bằng chuyển khoản.
*
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán ở công ty như sau:
- Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào thông tin đặt hàng của
khách hàng do bộ phận kinh doanh ở công ty chuyển sang, kế toán thanh toán
tiến hành lập các hóa đơn, chứng từ liên quan như hóa đơn GTGT, sau đó
chuyển qua cho kế toán trưởng ký và đóng dấu rồi chuyển xuống cho kế toán
kho viết phiếu xuất kho. Trong đó hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên,
phiếu xuất kho được lập thành 2 liên.
- Sau đó kế toán kho đưa liên 2 của hóa đơn GTGT cho nhân viên giao
hàng của công ty và xuất hàng từ kho để nhân viên này đem giao hàng cho
khách hàng.
- Nếu khách hàng trả ngay bằng tiền mặt, căn cứ vào số tiền nhận và
hóa đơn GTGT đã viết, kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu thu. Sau khi lập
xong, kế toán thanh toán chuyển qua cho kế toán trưởng, giám đốc ký tên
đóng dấu. Phiếu này được lập thành 2 liên, liên 1 để lưu và ghi sổ kế toán,
liên 2 thì giao cho khách hàng.
- Gần cuối ngày, căn cứ vào những hóa đơn chứng từ đã được kiểm tra
là hợp pháp, hợp lệ, kế toán tiến hành ghi sổ kế toán
- Các chứng từ sau khi đã ghi sổ xong sẽ được đưa vào các tủ lưu trữ
chứng từ của năm đó để lưu trữ.
2.2.3. Tài khoản kế toán và vận dụng tài khoản kế toán
Táì khoản sử dụng
TK 511: Doanh thu và cung cấp dịch vụ TK 156: Hàng hóa
TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.
TK 131: Phải thu khách hàng. TK 632: Giá vốn hàng bán. TK 111: Tiền mặt
- Chi phí chuyển hàng: chi phí chuyển hàng do công ty chịu trách nhiệm, và được hạch toán vào chi phí bán hàng. Cụ thể như sau:
Nợ TK 6421: chi phí chuyển hàng Nợ TK 133: thuế GTGT
Có TK 111,112…: Tổng chi phí vận chuyển doanh nghiệp chịu Vẫn dụng tài khoản kế toán
Trong khuôn khổ của khoá luận em xin trình bày trình tự hạch toán kế toán bán sơn Dulux lau chùi A991 cho công ty TNHH xây dựng Global ( Số liệu tháng 10/ 2012)
- Ngày 15/10/2012, bán cho công ty TNHH xây dựng Global 20 thùng sơn Dulux lau chùi A991 với giá chưa thuế giá trị gia tăng là 1.370.000 VNĐ/1 thùng 18l, VAT 10%. Giá xuất kho 1.006.000 VNĐ/1thùng 18l . Công ty TNHH xây dựng Global
- Ngày 25/10/2012, bán cho công ty TNHH xây dựng Global 40 thùng sơn Dulux lau chùi, giá chưa thuế là 1.370.000 VNĐ/1 thùng 18l. Giá xuất kho 1.006.000VNĐ/ 1thùng 18l. Do công ty TNHH xây dựng Global mua hàng với số lượng lớn (giá trị hợp đồng từ 50.000.000 VND trở lên) là khách hàng quen, công ty đẵ chiết khấu thương mại giảm giá bán 1% cho công ty TNHH xây dựng Global(bảng báo giá phụ lục 07). Gía trên hóa đơn giá trị gia tăng là 1.356.300 VNĐ/ 1 thùng 18l, VAT 10%. Khách hàng ghi nhận nợ
Căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh Kế toán lập phiếu xuất kho, Hóa đơn giá trị gia tăng
- Phiếu xuất kho ngày 15/10/2012 ( Phụ luc 06)
- Hóa đơn giá trị gia tăng 15/10/2012 (Phụ lục 07)
- Phiếu xuất kho ngày 25/10/2012 ( Phụ luc 08)
- Hóa đơn giá trị gia tăng 25/10/2012 ( Phụ lục 09)
Căn cứ vào phiếu xuất kho,Hóa đơn giá trị gia tăng kế toán định khoản doanh thu, giá vốn
- Phản ánh doanh thu ngày 15/10/2012
Căn cứ hóa đơn giá trị gia tăng số 0007753 kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 131: 30.140.000
Có TK 511: 27.400.000 Có TK 3331: 2.740.000 - Phản ánh doanh thu
Căn cứ hóa đơn giá trị giá trị gia tăng số 0007755, kế toán định khoản: Nợ TK 131: 560.280.000
Có TK 511: 54.800.000 Có TK 3331: 5.480.000
- Phản ánh giá vốn: Công ty áp dụng phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập Cứ sau mỗi lần nhập kho hàng thì tính giá trị thực tế bình quân sau mỗi lần nhập, xuất đó và từ đó xác định trị giá hàng xuất sau mỗi lần nhập đó.
Trị giá thực tế hàng xuất kho lần thứ i = Số lượng hàng xuất kho lần thứ i X Đơn giá thực tế bình quân xuất kho lần thứ i Trong đó:
Đơn giá xuất kho lần thứ i = (Trị giá vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Trị giá vật tư hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i)/(Số lượng vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i)
Căn cứ vào bảng nhập xuất tồn hàng hóa, kế toán xác định giá xuất kho: Đơn giá xuất kho
ngày 15/10/2010
= 117.900.000 + 325.000.000
90 + 250
Đơn giá xuất kho ( ngày 15/10/2012) = 1.005.624,706 VNĐ
Căn cứ đơn giá xuất ngày 15/10/210, kế toán xác định giá vốn hàng bán ra trong kỳ - Ngay 15/10: Nợ TK 632: 20.120.000 Có TK 156: 20.120.000 - Ngày 25/10 Nợ TK 632: 40.240.000 Có TK 156: 40.240.000
- Hàng ngày, căn cứ vào phiếu xuất kho, hóa đơn giá trị gia tăng làm căn cứ để kế toán ghi vào sổ nhật ký chung ( Phụ lục số 11) và nhật ký bán hàng (Phụ lục số 12)
- Đồng thời với việc ghi vào sổ nhật ký chung, kế toán ghi vào sổ chi tiết giá vốn TK 632 ( phụ lục số 15), sổ chi tiết doanh thu TK 511(Phụ lục số 16)
- Cuối kỳ căn cứ vào số liệu ghi trong sổ nhật bán hàng kế toán ghi vào sổ cái TK632 ( Phụ lục số 13), TK 511( Phụ lục số 14)
