Căn cứ trên những ưu điểm và tồn tại kể trên, để hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu công ty cần phát huy những ưu điểm đã có và hạn chế những mặt tồn tại của mình bằng cách:
Về chứng từ: hoàn thiện công tác luân chuyển chứng từ
Công ty nên lập sổ giao nhận chứng từ giữa các phòng ban, bộ phận. Mỗi khi luân chuyển chứng từ thì cả bên giao và bên nhận đều phải ký vào sổ. Nếu xảy ra mất mát chứng từ hoặc luân chuyển chậm sẽ dễ quy trách nhiệm cho đúng người, đúng bộ phận. Việc này giúp quản lý chặt chẽ chứng từ của công ty đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ đối với công tác luân chuyển chứng từ nói riêng cũng như kế toán nói chung.
Phụ lục 3.1 - Sổ giao nhận chứng từ
Về hệ thống tài khoản:
Tại công ty chỉ sử dụng TK 152 có một TK cấp 2 là 1521 “ NVL chính”. Kế toán trưởng nên quy định các tài khoản chi tiết thành 1521, 1522, 1523, 1524 để có thể theo dõi rõ ràng, quản lý chặt chẽ tình hình tăng giảm từng nhóm NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, đồng thời theo đúng quy định của chế độ kế toán.
Chế độ nên bổ sung thêm TK 151 “ Hàng mua đang đi đường” để các doanh nghiệp có thể sử dụng để theo dõi được những mặt hàng đã thược sở hữu của doanh nghiệp mà chưa về nhập kho
Hiện tại theo QĐ 48-QĐ/BTC công ty không có tài khoản phản ánh hàng mua đang đi đường, vì vậy trong trường hợp xuất quỹ tiền mặt để tạmứng cho các đội mua NVL thì kế toán cần thực hiện ghi chép kịp thời:
Nợ TK 141
Có TK 111
Vì nếu vật tư sang tháng mới về thì số tiền tạm ứng không được theo dõi trên tài khoản nào, trong báo cáo kế toán sẽ giảm đi một lương tiền mà không rõ nguyên nhân. Do vậy phải ghi chép ngay.
Về sổ kế toán:
Vì mọi chi phí dùng cho xây dựng công trình công ty theo quyết định 48 đều phản ánh vào TK 154 mà không chi tiết theo từng mục chi phí như chi phí NVLTT, NCTT, SXC. Điều này gây khó khăn khi muốn tổng hợp chi phí xây lắp theo khoản mục. Vì vậy, công ty nên mở thêm sổ chi tiết TK 154 để tiện cho việc theo dõi từng khoản mục chi phí trong tổng giá thành công trình.
Phụ lục 3.2: Sổ chi tiết tài khoản 154 theo từng khoản mục Một số giải pháp khác
Xây dựng kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu phù hợp
Hàng năm phòng kế hoạch vẫn tiến hành lập kế hoạch thu mua vật tư trên cơ sở kế hoạch sản xuất nhưng không xây dựng kế hoạch dự trữ vật tư. Để quá trình sản xuất diễn ra liên tục thì công ty phải có mức dự trữ hợp lý. Nếu dự trữ quá nhiều sẽ gây ra ứ đọng vốn, tăng chi phí lưu kho, bảo quản nhưng nếu nếu dự trữ quá ít thì khi nguyên vật liệu trên thị trường trở nên khan hiếm hoặc giá cả tăng sẽ ảnh hưởng đến chi phí sản xuất trong kì hoặc gây ngừng trệ sản xuất do thiếu nguyên vật liệu. Vì vậy, phòng vật tư cần nghiên cứu và dự đoán trước sự biến động về cung, cầu, giá cả trên thị trường để đưa ra những biện pháp thích hợp, cụ thể khi dự trữ nguyên vật liệu.
Áp dụng hình thức giao khoán cho các đội theo từng công trình, từng hạng mục
Sau khi ký hợp đồng xây dựng, công ty nên tiến hành giao khoán cho các đội theo từng công trình, hạng mục công trình. Việc vận dụng phương thức khoán sản phẩm làm cho các công trường, các đội thi công có trách nhiệm và quan tâm hơn đến kết quả lao động của mình, đảm bảo kinh doanh có lãi. Cơ chế khoán gắn liền với lợi
ích vật chất của người lao động, từng đội thi công, khuyến khích vật chất trong lao động. Mặt khác, nó mở rộng quyền tự chủ về mặt hạch toán kinh doanh, tạo vốn, lực chung, phương thức tổ chức lao động hợp lý.
Thực hiện công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu.
Để đạt được mục tiêu lợi nhuận lâu dài cho doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần phải nỗ lực giảm thiểu chi phí nguyên vật liệu trong khi vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Muốn vậy công ty phải quan tâm đến công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu.
Kế toán cần phải xác định mức tiêu hao nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm, xem xét sự biến động của khoản này giữa kế hoạch với thực tế sản xuất từ đó tìm ra những nguyên nhân của sự biến động mức tiêu hao là do giá cả thay đổi hay do tính chất khan hiếm của nguyên vật liệu đó trên thị trường. Trên cơ sở những phân tích, công ty sẽ đánh giá được việc sử dụng nguyên vật liệu vào quá trình thi công là lãng phí hay tiết kiệm, đồng thời đưa ra biện pháp xử lý thích hợp.
Hoàn thiện thủ tục xuất kho NVL hợp lý, nhanh chóng.
Để giải quyết linh hoạt nhu cầu nguyên vật liệu xuất dùng cho các công trường, công ty có thể sử dụng phiếu xuất kho theo hạn mức. Phiếu xuất vật tư theo hạn mức dùng để theo dõi số lượng vật tư xuất kho trong tháng. Phụ trách vật tư sẽ căn cứ vào kế hoạch thi công trong tháng và định mức sử dụng nguyên vật liệu cho từng công trình để xác định hạn mức được duyệt. Mỗi phiếu chỉ dùng cho một loại nguyên vật liệu, sử dụng cho cả tháng và do cán bộ phụ trách cung cấp vật tư lập. Phiếu này được lập thành 2 liên, cả 2 liên đều giao cho bộ phận sử dụng mang đến kho, người nhận vật tư giữ 1 liên, thủ kho giữ 1 liên. Đến cuối tháng khi hạn mức hết, thủ kho ký vào cả hai liên. Khi lập phiếu cần phải đảm bảo tổng số lượng nguyên vật liệu xuất trong phiếu lĩnh vật tư bao giờ cũng nhỏ hơn hoặc bằng hạn mức được tính. Nếu do kế hoạch sản xuất thay đổi, cần lĩnh thêm nguyên vật liệu thì phải lập phiếu lĩnh vật tư mới.
Hoàn thiện kế toán kiểm kê vật liệu
Đối với nguyên vật liệu sử dụng không hết tại công trường, Công ty cần lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, nhằm theo dõi số lượngvật tư còn lại cuối kỳ hạch
toán ở đơn vị, làm căn cứ để tính giá thành và kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tư.
Số lượng vật tư còn lại cuối kỳ ở Công ty sử dụng được phân loại thành 2 loại:
+ Loại không cần sử dụng nữa: lập phiếu nhập kho và nhập lại kho
+ Loại tiếp tục sử dụng: lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ.
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ do bộ phận sử dụng lập làm 2 bản, 1 bản giao cho phòng vật tư, bản còn lại giao cho phòng kế toán.
Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Giá NVL trên thị trường thường xuyên biến động thất thường, mà chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn nên chỉ cần một thay đổi nhỏ về giá trị NVL xây dựng cũng làm ảnh hưởng lớn đến giá thành công trình thi công. Hiện nay, giá cả bất động sản trên thị trường có xu hướng giảm mạnh, vì vậy công ty nên tiến hành lập dự phòng giảm giá cho toàn bộ NVL xây dựng tại công ty.Theo chuẩn mực 02 “ Hàng tồn kho” quy định về điều kiện lập dự phòng giảm giá NVL như sau:
“Nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm không được đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ được bán bằng hoặc cao hơn giá thành sản xuất của sản phẩm. Khi có sự giảm giá của nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được, thì nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho được đánh giá giảm xuống bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng.”
Xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào thời điểm lập BCTC: tại mỗi thời điểm lập BCTC, DN phải xem xét số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập và số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần trích lập: nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập bằng số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, thì DN không phải trích lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho; nếu số dự phòng giảm giá phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, thì DN trích thêm vào khoản mục giá vốn hàng bán của DN phần chênh lệch; nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch vào khoản mục thu nhập khác.