Phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho công ty CP Nam Hoàng Việt sử dụng phương pháp thẻ song song.
Thủ tục nhập kho:
- Đánh giá NVL nhập kho: Nguồn nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài. Khi mua nguyên vật liệu với khối lượng lớn như cát, đá, công ty sử dụng kho gửi hàng. Kho gửi hàng thực chất là kho của người bán nhưng được công ty hạch toán nhập xuất như kho của mình. Trong trường hợp này, khi mua công ty thường thỏa thuận với người bán sẽ tính mọi khoản chi phí vào giá bán ghi trên hóa đơn người bán và người bán có trách nhiệm bảo quản và vận chuyển vật tư tới tận chân công trình. Như vậy, trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho trong trường hợp này là giá mua ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng không bao gồm thuế giá trị gia tăng đầu vào (do doanh nghiệp nộp thuế giá trị giá tăng theo phương pháp khấu trừ).
Ví dụ: Ngày 16/10/2013, công ty Nam Hoàng Việt tiến hành mua 4380 m3 cát đen của công ty TNHH thương mại và vận tải Nga Dưỡng và do công ty này chịu trách nhiệm vận chuyển theo yêu cầu của Nam Hoàng Việt với giá chưa thuế GTGT là 96.000đ / m3. Như vật giá thực tế nhập kho là : 4380 x 96.000 = 420.480.000 đ
- Quy trình mua, nhập kho vật tư :
Khi nhận được dự án, hợp đồng thi công xây lắp, căn cứ vào các thông số kỹ thuật của hợp đồng, dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà phòng kỹ thuật dự tính khối lượng nguyên vật liệu tiêu hao, từ đó lên kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu phục vụ công trình. Nguyên vật liệu mua theo hình thức này thường có khối lượng lớn như cát, đá.
Công ty và đơn vị cung cấp ký hợp đồng kinh tế. Trong hợp đồng đã thỏa thuận về loại vật liệu, kích thước, mẫu mã, số lượng, phương thức thanh toán, giá cả, địa điểm giao nhận. Do đặc điểm các công trình thường ở xa, khối lượng vật tư lớn, việc vận chuyển trở nên khó khăn nên công ty thường thỏa thuận với bên bán là bên bán có trách nhiệm vận chuyển nguyên vật liệu đến tận công trình.
Khi nguyên vật liệu về kho, thủ kho nhận biên bản giao nhận vật tư từ nhà cung cấp, kiểm tra nguyên vật liệu theo đúng yêu cầu về số lượng, chủng loại, kiểm tra hóa đơn GTGT, nếu thấy khớp đúng sẽ lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư rồi nhập vật tư vào kho. Kế toán vật tư căn cứ vào đó lập phiếu nhập kho thành 2 liên: 1 liên giao cho thủ kho để lập thẻ kho rồi chuyển lại phòng kế toán, 1 liên dùng để thanh toán giao cho khách hàng.
Ví dụ: Để thấy rõ hơn thủ tục nhập kho vật tư ta đi tìm hiểu quá trình nhập kho của loại nguyên vật liệu cát đen của Công ty cổ phần Nam Hoàng Việt theo Hóa đơn số 0000240 ngày 16/10/2013. Hóa đơn GTGT ( phụ lục 2.4), Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( phụ lục 2.5), Phiếu nhập kho số 297 (phụ lục số 2.6).
Thủ tục xuất kho:
- Đánh giá NVL xuất kho: Để tính trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho, công ty sử dụng phương pháp bình quân di động theo ngày (bình quân liên hoàn). Theo phương pháp này thì trước mỗi lần xuất kho nguyên vật liệu việc tính giá sẽ được thực hiện theo công thức sau:
ĐGBQ
tức thời =
Trị giá NVL tồn kho cuối ngày(hoặc cuối kỳ)
trước chuyển sang + Trị giá NVL nhập kho đến thời điểm xuất kho Số lượng NVL tồn kho cuối ngày (hoặc cuối kỳ)
trước chuyển sang +
Tổng số lượng NVL nhập trong kỳ
Trị giá NVL
xuất kho = ĐGBQ tức thời X Số lượng NVLxuất kho
Việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho là tự động trên máy, kế toán chỉ cần nhập số lượng xuất kho. Giá xuất sẽ được máy tự động tính ngay sau đó. Việc xây dựng cài đặt trong chương trình kế toán được tiến hành ngay từ đầu khi sử dụng phần mềm.
Ví dụ : Trong quý 4 năm 2013 có các nghiệp vụ nhập xuất cát đen như sau : +Tồn đầu kỳ : Số lượng 2.420m3
Số tiền 231.262.460 đ
+ Nhập kho ngày : 16/10/2013 theo phiếu nhập kho số 297 Số lượng 4.380m3
đơn giá 96.000đ/m3
+ Xuất kho ngày : 16/10/2013 theo phiếu xuất kho số 308 số lượng 1.000m3. Sau khi nhập số lượng xuất kho máy sẽ tự động tính :
ĐGBQ
xuất kho =
231.262.460 + 420.480.000
= 95.844,479đ/m3 2.420 + 4.380
Trị giá cát đen xuất kho = 95.844,479 x 1.000 = 95.844.479đ
- Quy trình xuất kho:
Căn cứ vào mức tiêu hao NVL và nhu cầu thi công thực, các đội thi công phải làm phiếu đề nghị cung ứng vật tư, đội trưởng ký xác nhận, gửi lên phòng vật tư trình giám đốc ký duyệt. Căn cứ vào phiếu đề nghị cung ứng vật tư đã được ký duyệt, kế toán vật tư làm phiếu xuất kho rồi chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, sau đó chuyển lên cho giám đốc ký duyệt và đóng dấu. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên: liên 1 lưu ở phòng vật tư, liên 2 thủ kho nhận rồi chuyển lên phòng kế toán. Thủ kho căn cứ phiếu xuất kho tiến hành xuất kho hàng hóa, vật tư, ghi số lượng thực xuất và ngày tháng xuất cho người nhận vật tư ký vào phiếu.
Ví dụ: Ngày 16/10/2013 thủ kho tiến hành xuất kho 1000 m3 cát đen cho công trình chung cư OCT1 RESCO. Kế toán sau khi xem xét phiếu đề nghị cung ứng vật tư sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho. Phiếu đề nghị cung ứng vật tư (phụ lục 2.7), Phiếu giao nhận vật tư (phụ lục 2.8), Phiếu xuất kho(phụ lục số 2.9).
Các đối tượng quản lý có liên quan đến việc tổ chức công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu
Các đối tượng cần quản lý thông tin bao gồm: các loại chứng từ, các loại tài khoản sử dụng, các loại nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa, danh sách khách hàng, danh sách kho hàng …
Để quản lý các đối tượng này doanh nghiệp cần phải xác định hệ thống danh mục tương ứng bao gồm: danh mục hàng hóa, vật tư, danh mục khách hàng, danh mục kho hàng … Phần mềm kế toán FAST đã thiết kế các danh mục tương ứng trên nhằm phục vụ cho việc quản lý các đối tượng có liên quan.
Bao gồm khách hàng, nhà cung cấp. Danh mục khách hàng dùng để theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng.
Việc khai báo cài đặt thông tin cho các đối tượng này được thực hiện bằng menu lệnh: “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/ Danh mục từ điển”
Ví dụ:
Công ty cổ phần sản xuất và thương mại Lam Sơn : CTLS01 Công ty TNHH Hiền Cường – chi nhánh Hà Nội : CTHC01
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ vận tải Nga Dưỡng : CTND01 Xí nghiệp Hoàng Dương : XNHD01
…
♦ Danh mục hàng hóa, vật tư
Việc khai báo được thực hiện qua Menu: “Kế toán hàng tồn kho/ Danh mục từ điển/ Danh mục hàng hóa, vật tư”
Sau đó người sử dụng sẽ khai báo các thông tin liên quan như mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính …
Ví dụ ở công ty Nam HoàngViệt:
Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính
DBSB01 Đá base, subbase m3
CSN01 Cát san nền m3
CD02 Cátđen m3
TD10 Thép D10x11,7m Kg
♦ Danh mục kho hàng
Khai báo danh mục kho hàng thông qua menu lệnh: “Kế toán hàng tồn kho/ Danh mục từ điển/ Danh mục kho hàng”
Sau đó người sử dụng khai báo các thông tin liên quan như mã kho, tên kho Ví dụ ở công ty Nam HoàngViệt:
Mã kho Tên kho
KGH Kho gửi hàng
KCT Kho công ty
Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở của công ty được tiến hành theo phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp này có ưu điểm là việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Đặc biệt trong điều kiện ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán thì việc xử lý, tính toán của kế toán càng trở lên đơn giản. Phương pháp này có sự kết hợp chặt chẽ giữa việc ghi chép của thủ kho và ghi chép của kế toán tại phòng kế toán, trên cơ sở đó giám sát tình hình cung cấp, sử dụng nguyên vật liệu tại công ty.
♦ Tại kho: Việc phản ánh tình hình nhập, xuất kho hàng ngày do thủ kho tiến hành ghi chép vào thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng nhập, xuất. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, sau đó tiến hành phản ánh thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho theo công thức:
Số tồn cuối tháng = Số tồn đầu tháng + Số nhập trong kỳ - Số xuất trong kỳ
Định kỳ, nhân viên kế toán xuống kho nhận lại chứng từ sau khi đã có xác nhận của thủ kho, đồng thời kiểm tra việc ghi chép thẻ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho.
Ví dụ:Khi nhận được Phiếu nhập kho số 298, Phiếu xuất kho 307 do kế toán vật tư chuyển tới, thủ kho thực hiện việc ghi thẻ kho cho vật liệu cát đen. Mỗi vật tư sử dụng một thẻ kho. Xin trích dẫn thẻ kho của cát đen theo biểu mẫu – Thẻ kho (phụ lục số 2.10)
♦ Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ chi tiết nguyên vật liệu và bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
Định kỳ 7-10 ngày, kế toán vật tư phải xuống kho kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, đối chiếu kiểm tra số tồn kho cuối kỳ của từng thứ nguyên vật liệu, ký vào thẻ kho và nhận lại chứng từ nhập xuất kho. Khi nhận lại được chứng từ do thủ kho chuyển giao, kế toán kiểm tra lại chứng từ, sử dụng để ghi sổ và lưu.
Tại Công ty CP Nam Hoàng Việt, việc hạch toán được kế toán thực hiện bằng máy vi tính, khi kế toán nhận được bộ chứng từ gốc do Phòng vật tư chuyển giao thì kế toán căn cứ vào đó để cập nhật chứng từ Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho. Các
chứng từ này sau khi được cập nhật vào máy, thì mọi dữ liệu (về số lượng, đơn giá, trị giá nhập xuất..) sẽ được tạo thành và lưu giữ dưới dạng các tệp cơ sở dữ liệu kế toán. Máy tính sẽ quản lý nguyên vật liệu trong từng kho chi tiết theo mã số từng loại (mã vật tư), số hiệu chứng từ theo quy định. Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất kho…máy tính với phần mềm Fast Accounting sẽ tự động thực hiện quá trình tính toán vào sổ, lên các báo cáo chi tiết (sổ chi tiết vật tư, bảng tổng hợp N-X-T), các báo cáo tổng hợp (sổ Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản 152, 331..) theo yêu cầu của nhà quản lý ngay tại thời điểm đó, có thể xem và in các báo cáo này vào bất kỳ thời điểm nào. Tuy chứng từ không được ghi hàng ngày nhưng máy tính sẽ tự động lấy số liệu của ngày ghi trên Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để vào theo thứ tự các ngày trong tháng. (ví dụ: khi PNK số 298 ngày 16/10/2013 được cập nhật vào máy thì số liệu trên phiếu sẽ tự động vào Sổ Nhật ký chung, ngày ghi sổ là ngày 16/10/2013).Đối với NVL nhập kho, kế toán chỉ cần vào số lượng nhập, đơn giá, máy tự động tính thành tiền. Đối với NVL xuất kho, kế toán nhập số lượng, máy tính sẽ tính trị giá xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn.
Sổ chi tiết vật tư (phụ lục số 2.11)
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn(phụ lục số 2.12)
Sơ đồ 2.2: Khái quát phương pháp ghi thẻ song song theo kế toán máy
Chứng từ xuất, chứng từ nhập Thẻ kho
Phân hệ nghiệp vụ vật liệu, sản phẩm, hàng hóa (Nhập dữ liệu phát sinh về vật liệu, sản phẩm, hàng hóa)