Công ty áp dụng hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, áp dụng hình thức Nhật ký chung và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
a. Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT - Biên bản giao nhận vật tư, hàng hóa - Hợp đồng mua hàng - Bảng kê mua hàng
- Giấy tạm ứng - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa - Phiếu chi
- Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho ...
b. Tài khoản sử dụng
- TK 152: “Nguyên liệu, vật liệu”. Tài khoản này không mở chi tiết thành tài khoản cấp 2, 3. Mọi nguyên vật liệu đều được phản ánh chung trong tài khoản tổng hợp 152 và được mã hoá để quản lý.
- TK 154: “Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang” chi tiết TK 1541 “Xây lắp”
- TK 331: “Phải trả người bán”. Được dùng để theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với từng nhà cung cấp.
- Tài khoản liên quan: TK 133, TK 111, TK 112….
Công ty cũng tổ chức mã hoá cho từng nhà cung cấp bằng mã số riêng rồi vào sổ chi tiết đối tượng thanh toán. Số liệu các sổ liên quan đều dựa trên mã số, khi cần chỉ cần truy cập vào mã số đã có, tự động máy sẽ cho ta những thông tin cần thiết về đối tượng đó.
c. Trình tự kế toán
Kế toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu:
Căn cứ vào các chứng từ liên quan do thủ kho chuyển đến, kế toán nguyên vật liệu kiểm tra, đối chiếu và căn cứ vào đó để nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ Nhật ký chung, từ Nhật ký chung thì các sổ chi tiết tài khoản 152 và sổ cái tài khoản 152 cũng được cập nhật thông tin theo dữ liệu nhập, khi cần máy sẽ in ra theo yêu cầu của người dùng đầy đủ thông tin trên sổ sách.
Để nhập dữ liệu về nghiệp vụ mua nguyên vật liệu nhập kho, quy trình xử lý như sau:
- Vào menu “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/ Cập nhật số liệu/ Phiếu nhập mua hàng”. Giao diện nhập dữ liệu tương ứng với Phiếu nhập mua hàng sẽ hiển thị.
- Kế toán nhập liệu phần thuế GTGT theo hóa đơn:
- Người sử dụng nhấn nút “HĐ thuế” và nhập các thông tin có liên quan trên giao diện.
- Nhấn nút “Lưu” để lưu dữ liệu. Sau khi lưu, người sử dụng có thể xem, sửa, in dữ liệu đã lưu thông qua các nút chức năng trên giao diện.
Ví dụ:
Kế toán nhập liệu theo hóa đơn 0000240 ngày 16/10/2013 cát đen với số lượng 4.380 m3, đơn giá chưa có thuế GTGT là 96.000đ/m3, thành tiền 420.480.000đ, thanh toán chuyển khoản (phụ lục 2.13)
Máy tự động định khoản như sau:
Nợ TK 152 420.480.000
Nợ TK 133 42.048.000 Có TK 112 462.528.000 Kế toán tổng hợp xuất kho nguyên liệu, vật liệu
Căn cứ vào phiếu xuất kho kèm theo các chứng từ liên quan do thủ kho chuyển đến, kế toán nguyên vật liệu kiểm tra, đối chiếu và căn cứ vào đó để nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ Nhật ký chung, từ Nhật ký chung thì các sổ chi tiết tài khoản 152 và sổ cái tài khoản 152 cũng được cập nhật thông tin theo dữ liệu nhập, khi cần máy sẽ in ra theo yêu cầu của người dùng đầy đủ thông tin trên sổ sách.
Để nhập dữ liệu về nghiệp vụ nguyên vật liệu xuất kho, quy trình xử lý như sau: - Vào menu lệnh: “Kế toán hàng tồn kho/Cập nhật số liệu/Phiếu xuất kho”. Giao diện nhập dữ liệu tương ứng với phiếu xuất kho hiển thị
- Người sử dụng chọn nút “Mới” và nhập các thông tin có liên quan trên giao diện. - Nhấn nút “Lưu” để lưu dữ liệu. Sau khi lưu, người sử dụng có thể xem, sửa, in dữ liệu đã lưu thông qua các nút chức năng trên giao diện.
Ví dụ: Kế toán nhập liệu theo phiếu xuất kho số 307 ngày 16/10/2013 cát đen với số lượng 1000 m3, đơn giá xuất kho do máy tự tính là 95.844,479 đ/m3, thành tiền 95.844.479đ xuất cho đội thi công chung cư OCT1 RESCO. ( phụ lục 2.14)
Máy tự động định khoản như sau
Nợ TK 1541 95.844.479
♦ Trong trường hợp mua nhiên liệu, công ty xuất thẳng cho các bộ phận sử dụng. Khi đó không sử dụng tài khoản 152 mà sử dụng các tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK 154.
Ví dụ: Ngày 23/10/2013 mua gạch xây 2 lỗ A1 của công ty CP sản xuất và thương mại Lam Sơn cho đội thi công (HĐ 0000409- phụ lục 2.3). Kế toán định khoản theo hóa đơn như sau:
Nợ TK 154 200207000 Nợ TK 133 20020700
Có TK 112 220227700
Nhập liệu theo màn hình ở phụlục 2.15
Kế toán kiểm kê, xử lý chênh lệch thừa, thiếu khi kiểm kê.
Nhìn chung công ty chưa chú trọng công tác kiểm kê NVL cuối kỳ. NVL tại công ty có số lượng lớn, nhiều chủng loại, phức tạp, để ở nhiều kho nên quá trình kiểm tra thường mất thời gian, vì vậy công ty tiến hành kiểm kê 1 năm 1 lần ở tất cả các kho. Ban kiểm kê gồm 3 người: 1 kế toán vật tư, 1 thủ kho, 1 nhân viên phòng kỹ thuật. Sau quá trình kiểm kê, ban kiểm kê lập biên bản kiểm kê. Kế toán thực hiện đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết vật tư với số lượng thực tế trong kho:
- Đối với các vật liệu mất mát:
+ Nếu đã rõ nguyên nhân công ty bắt bồi thường.
+ Còn lại các trường hợp không xác định được nguyên nhân công ty coi như chi phí làm tăng giá thành sản phẩm.
- Đối với các nguyên vật liệu thừa, nếu thấy số lượng NVL trên sổ nhỏ hơn số lượng NVL thực tế, doanh nghiệp xác định là của doanh nghiệp.
Ví dụ : Ngày 31/12/2013, công ty tiến hành kiểm kê NVL trong kho tại kho chung cư OCT1 RESCO ( trích biên bản kiểm kê - phụ lục 2.16), kết quả kiểm kê cho thấy:
- Thiếu 450 viên gạch xây 2 lỗ A1, đơn giá 773đ/viên, xác định được nguyên nhân do công nhân Dương Bá Toàn ăn trộm, bắt bồi thường. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 334: 347.850 Có TK 1521: 347.850
- Thiếu 85 kg xi măng, giá nhập kho 1.154đ/kg, xác định là thiếu hụt trong định mức: Nợ TK 632: 98.090
Có TK 1521: 98.090
- Thừa 10m3 cátđen, giá nhập kho 96.000đ/m3, xác định là của doanh nghiệp: Nợ TK 1521: 960.000
Có TK 711: 960.000
Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại công ty cổ phần Nam Hoàng Việt
d. Sổ sách sử dụng
Công ty CP Nam Hoàng Việt sử dụng Sổ Nhật ký chung và Sổ cái TK 152 đối với kế toán NVL.Với phần mềm Fast accounting, để in các báo cáo, sổ kế toán sử dụng phân hệ kế toán tổng hợp. Phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện lên các sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế.
Thao tác in báo cáo, sổ kế toán được kế toán thực hiện như sau: thực hiện menu lệnh “Kế toán tổng hợp/Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung”. Đến đây sẽ xuất hiện một danh mục các loại sổ mà máy có thể in ra theo yêu cầu của người sử dụng.
Ví dụ:
+ Muốn in sổ Nhật ký chung tháng 10 năm 2013: thực hiện menu lệnh “Kế toán tổng hợp/Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung/Sổ nhật ký chung”. Chương trình hiện ra giao diện “Sổ nhật ký chung” chọn từ ngày “01/10/2013” đến ngày “31/10/2013” rồi nhấn nút “Nhận”.(phụ lục 2.17)
+ Muốn in sổ Cái tài khoản 152 của tháng 10 năm 2013: thực hiện menu lệnh “Kế toán tổng hợp/Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung/Sổ cái của một tài khoản”. Chương trình hiện ra giao diện “Sổ cái tài khoản” chọn tài khoản “152”, từ ngày “01/10/2013” đến ngày “31/10/2013” rồi nhấn nút “Nhận”. ( phụ lục 2.18)
Chương 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NAM HOÀNG VIỆT