Chứng từ sử dụng
Chứng từ kế toán được sử dụng trong hoạt động bán mặt hàng nước rửa chén được lập theo quyết định 48/2006QĐ – BTC của Bộ tài chính ban hành đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Kế toán bán hàng tại Công ty TNHHH Winmark Việt Nam sử dụng các chứng từ sau:
- Hóa đơn GTGT ( Mẫu số 01 GTKT – 3LL): Hóa đơn giá trị gia tăng là căn cứ để người bán ghi nhận doanh thu và xác định thuế GTGT đầu ra. Trên hóa đơn GTGT ghi đầy đủ các nội dung: tên đơn vị mua, mã số thuế, tên hàng hóa, số lượng, giá bán, thành tiền, thuế suất GTGT, tổng tiền thanh toán. Hóa đơn này được lập thành 3 liên: liên 1 để lưu gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 giao cho thủ kho để làm thủ tục xuất kho, vào thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán để hạch toán.
- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT) : Dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hóa xuất kho. Số lượng trên phiếu xuất kho và trên hóa đơn GTGT phải trùng
toán
nhau. Phiếu xuất kho được lập làm 3 liên: liên 1 để lưu gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 thủ kho giữ để ghi thẻ rồi giao cho phòng kế toán để làm căn cứ hạch toán.
- Phiếu thu ( Mẫu số 01 – TT) : Là chứng từ ghi nhận doanh thu bán hàng mà khách hàng thanh toán ( bằng tiền mặt). Phiếu thu được lập thành 3 liên: liên 1 để lưu gốc, liên 2 giao cho người nộp tiền, liên 3 làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Ngoài ra trong kế toán còn sử dụng một số chứng từ như:
- Phiếu chi ( Mẫu số 02 – TT) : là chứng từ ghi nhận các chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.
- Biên bản kiểm kê hàng hóa: Là chứng từ phản ánh số lượng hàng hóa bán ra trong ngày của công ty
Trình tự luân chuyển chứng từ
Trình tự luân chuyển chứng từ trong công ty do kế toán trưởng quy định. Hàng ngày, khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào các hợp đồng kinh tế hoặc các đơn hàng, kế toán lập hóa đơn GTGT theo đúng quy định của bộ Tài chính. Liên 1 của hóa đơn GTGT sẽ được lưu trữ ở phòng kế toán, liên 2 sẽ giao cho khách hàng và liên 3 được dùng làm căn cứ để lập phiếu xuất kho.
Căn cứ vào liên 3 hóa đơn GTGT, kế toán lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: liên 1 sẽ được lưu trữ ở phòng kế toán, liên 2 được giao cho khách và liên 3 được dùng để hạch toán.
Nhân viên giao hàng có nhiệm vụ giao hàng cùng liên 2 hóa đơn GTGT và liên 2 phiếu xuất kho cho khách hàng. Đối với hình thức bán lẻ, khách hàng sẽ trả tiền ngay khi nhận được hàng. Đối với bán buôn, khách hàng có thể trả bằng tiền mặt hoặc qua chuyển khoản.
Khi nhận được tiền, kế toán lập phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 3 liên: liên 1 dược dùng để lưu ở phòng kế toán, liên 2 giao cho người nộp tiền, liên 3 làm căn cứ ghi sổ kế toán. Cuối ngày, kế toán sẽ lập biên bản kiểm kê hàng hóa nhằm theo dõi tình hình nhập - xuất – tồn. Đồng thời kế toán lập bảng kê bán hàng để theo dõi tình hình bán ra .Các biên bản này sẽ được lưu và theo dõi trong nội bộ của công ty.