Việc quản lý dự án ODA của Phòng QLDA ODA được tiến hành từ khi bắt đầu dự án cho đến khi dự án kết thúc và quá trình theo dõi trả nợ. Quy trình quản lý dự án ODA được diễn ra theo trình tự như sau:
Bước 1: Xác định dự án: Phòng QLDA ODA sẽ tiến hành lập kế hoạch thu hút nguồn vốn ODA từ nước ngoài, sau đó gởi đến các đơn vị có nhu cầu đồng thời kèm theo những yêu cầu của việc tiếp nhận ODA để các đơn vị tiến hành xem xét và lập dự án phù hợp với các yêu cầu của việc tiếp nhận ODA như: thời gian, vốn, mục tiêu...
Bước 2: Lập dự án: Các đơn vị gửi các dự án về Phòng QLDA ODA, trên cơ sở đó, Phòng QLDA ODA sẽ tổng hợp và tham mưu cho Giám đốc Sở KHĐT các dự án có lợi và phù hợp với các yêu cầu để được nhận nguồn vốn ODA.
Bước 3: Thực hiện dự án: Sau khi các dự án được xem xét và phê duyệt (cả phía Việt Nam lẫn Nhà tài trợ), Dự án ODA sẽ được Ban QLDA thực hiện dự án. Trong quá trình thực hiện dự án, Ban QLDA sẽ tiến hành báo cáo định kỳ cho UBND Thành phố và các Nhà tài trợ thông qua Phòng QLDA ODA. Ban QLDA do UBND Thành phố hoặc các Sở thành lập tuỳ theo cấp, quyền hạn và nhiệm vụ của từng nơi.
Bước 4: Vận hành dự án: Đơn vị tiếp nhận dự án sẽ tiến hành vận hành dự án và tiến hành lập báo cáo đánh giá cuối cùng của dự án về hiệu quả hoạt động của dự án gửi UBND Thành phố thông qua Sở KHĐT tổng hợp trình UBND Thành phố và Nhà tài trợ.
Bước 5: Đánh giá dự án: Phòng QLDA ODA sẽ tiến hành đánh giá lại dự án và tiến hành báo cáo cho UBND Thành phố và Nhà tài trợ.
LẬP DỰ ÁN THỰC HIỆN DỰ ÁN VẬN HAØNH DỰ ÁN ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN XÁC ĐỊNH DỰ ÁN
Nguồn: Sở Kế hoạch và Đầu tư
Với quy trình như vậy, Phòng QLDA đã thực hiện hầu như xuyên suốt toàn bộ quá trình từ thu hút, tiếp nhận, sử dụng và quản lý chương trình, dự án ODA, cụ thể: (1) Xác định những yêu cầu của Nhà tài trợ trong quá trình thu hút và gởi những yêu cầu này cho các đơn vị có liên quan/có nhu cầu để trên cơ sở đó các đơn vị lập dự án việc này đảm bảo dự án của các đơn vị phù hợp với yêu cầu của Nhà tài trợ; (2) Dự án sau khi được phê duyệt sẽ chuyển cho Ban QLDA thực hiện và báo cáo định kỳ cho Phòng QLDA; (3) Đánh giá lại dự án trên cơ sở các báo cáo của Ban QLDA để báo cáo lại cho UBND Thành phố và Nhà tài trợ. Quy trình này nhìn chung đã đáp ứng được yêu cầu của UBND Thành phố và Nhà tài trợ. Tuy nhiên, trên thực tế việc thực hiện chỉ hoàn toàn bám theo quy trình mà thiếu khâu giám sát nên đã làm ảnh hưởng lớn đến cái nhìn của Nhà tài trợ về thực tế và lý thuyết của quy trình này.