1 Khoản 4, Điều 35, Luật Xây dựng năm 2003.
2.7. Tài liệu về thi công nghiệm thu xây dựng công trình
2.7.1. Quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình
Quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình bao gồm các hoạt động quản lý chất lượng của nhà thầu thi công xây dựng; giám sát thi công xây dựng công trình và nghiệm thu công trình xây dựng của chủ đầu tư; giám sát tác giả của nhà thầu thiết kế xây dựng công trình.
Tài liệu xây dựng hình thành trong quá trình giám sát chất lượng thi công xây dựng công trình bao gồm: tài liệu về hệ thống quản lý chất lượng; các tài liệu về thực hiện các thí nghiệm kiểm tra vật liệu, cấu kiện, vật tư, thiết bị…; các báo cáo về chất lượng; các giấy chứng nhận chất lượng của nhà sản xuất; tài liệu phục vụ cho việc nghiệm thu công việc xây dựng, bộ phận công trình, giai đoạn thi công xây dựng… Những tài liệu này được liệt kê cụ thể trong Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng dân dụng tại Chương 3 của đề tài.
Đối với mỗi công trình xây dựng, chất lượng công trình là vấn đề được quan tâm hàng đầu. Những tài liệu hình thành trong quá trình giám sát chất lượng thi công xây dựng phản ánh toàn bộ chất lượng, tuổi thọ của công trình. Mọi sự cố sau này liên quan đến chất lượng công trình đều phải được xem xét, giải quyết bằng thông tin có trong các tài liệu này. Do vậy, đây là khối tài liệu có giá trị bảo quản cao.
2.7.2. Quản lý tiến độ
Công trình xây dựng trước khi triển khai phải được lập tiến độ thi công xây dựng. Tiến độ thi công xây dựng công trình phải phù hợp với tổng tiến độ của dự án đã được phê duyệt.
Đối với công trình xây dựng có quy mô lớn và thời gian thi công kéo dài thì tiến độ xây dựng công trình phải được lập cho từng giai đoạn theo tháng, quý, năm. Trường hợp xét thấy tổng tiến độ của dự án bị kéo dài thì chủ đầu tư phải báo cáo người quyết định đầu tư để đưa ra quyết định việc điều chỉnh tổng tiến độ của dự án.
Hồ sơ về tiến độ xây dựng công trình gồm có:
- Tài liệu v/v xây dựng Tổng tiến độ của công trình;
- Quyết định phê duyệt Tổng tiến độ xây dựng công trình (kèm theo Tổng tiến độ xây dựng công trình);
- Quyết định về việc điều chỉnh tổng tiến độ của công trình, dự án (nếu có).
2.7.3. Quản lý khối lượng thi công xây dựng
Việc thi công xây dựng phải được thực hiện theo khối lượng của thiết kế được duyệt. Căn cứ vào các bản vẽ thiết kế, chủ đầu tư và nhà thầu thi công xây dựng lập bảng tính khối lượng xây dựng công trình.
Khối lượng thi công xây dựng được tính toán, xác nhận giữa chủ đầu tư, nhà thầu thi công xây dựng, tư vấn giám sát theo thời gian hoặc giai đoạn thi công và được đối chiếu với khối lượng thiết kế được duyệt để làm cơ sở nghiệm thu, thanh toán theo hợp đồng.
Khi có khối lượng phát sinh ngoài thiết kế, dự toán xây dựng công trình được duyệt thì chủ đầu tư và nhà thầu thi công xây dựng phải xem xét để xử lý. Nếu khối lượng phát sinh ngoài thiết kế, dự toán xây dựng công trình làm vượt tổng mức đầu tư thì chủ đầu tư phải báo cáo người quyết định đầu tư để xem xét, quyết định. Khối lượng phát sinh được chủ đầu tư hoặc người quyết định đầu tư chấp thuận, phê duyệt là cơ sở để thanh toán, quyết toán công trình.
Tài liệu liên quan đến quản lý khối lượng thi công xây dựng công trình bao gồm: Bảng tính khối lượng thi công công trình, Biên bản nghiệm thu khối
lượng thi công, Tài liệu về khối lượng phát sinh ngoài thiết kế, dự toán công trình, Báo cáo khối lượng xây dựng…
2.7.4. Quản lý an toàn lao động
Nhà thầu thi công xây dựng phải lập các biện pháp an toàn cho người và công trình trên công trường xây dựng, đồng thời có trách nhiệm đào tạo, hướng dẫn, phổ biến các quy định về an toàn lao động.
Khi có sự cố về an toàn lao động, nhà thầu thi công xây dựng và các bên có liên quan có trách nhiệm tổ chức xử lý và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về an toàn lao động theo quy định của pháp luật đồng thời chịu trách nhiệm khắc phục và bồi thường những thiệt hại do nhà thầu không bảo đảm an toàn lao động gây ra.
Điều 40, Nghị định số 15/2013/NĐ-CP ngày 06 tháng 02 năm 2013 của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng quy định trách nhiệm lập hồ sơ sự cố thuộc về chủ đầu tư, chủ sở hữu hoặc chủ quản lý sử dụng công trình. Hồ sơ về sự cố công trình xây dựng gồm có:
- Biên bản kiểm tra hiện trường sự cố với các nội dung: Tên công trình, hạng mục công trình xảy ra sự cố, địa điểm xây dựng công trình, thời điểm xảy ra sự cố, mô tả sơ bộ và diễn biến sự cố; tình trạng công trình khi xảy ra sự cố; sơ bộ về thiệt hại, nguyên nhân xảy ra sự cố;
- Tài liệu giám định nguyên nhân sự cố: Báo cáo giám định nguyên nhân sự cố và các tài liệu có liên quan trong quá trình thực hiện giám định.
- Các tài liệu liên quan đến quá trình giải quyết sự cố.
Ngoài ra, các tài liệu về quản lý an toàn lao động còn có: Tài liệu về đào tạo, hướng dẫn, phổ biến các quy định về an toàn lao động … Trong số những tài liệu này, các tài liệu liên quan đến việc giải quyết các sự cố công trình là có giá trị bảo quản hơn cả vì nó phản ánh cách thức, kết quả xử lý sự cố trong quá trình xây dựng công trình.
2.7.5. Quản lý môi trường
Nhà thầu thi công xây dựng phải thực hiện các biện pháp bảo đảm về môi trường cho người lao động trên công trường và bảo vệ môi trường xung quanh, bao gồm các biện pháp chống bụi, chống ồn, xử lý phế thải và thu dọn hiện trường.
Nhà thầu thi công xây dựng, chủ đầu tư phải có trách nhiệm kiểm tra giám sát việc thực hiện bảo vệ môi trường xây dựng, đồng thời chịu sự kiểm tra giám sát của cơ quan quản lý nhà nước về môi trường.
Thuộc nhóm tài liệu quản lý về môi trường gồm có: Các tài liệu liên quan đến vấn đề đảm bảo môi trường cho người lao động trên công trường, bảo vệ môi trường xung quanh, các tài liệu về việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện bảo vệ môi trường xây dựng của cơ quan quản lý nhà nước về môi trường…
2.7.6. Nhật ký thi công xây dựng
Nhật ký thi công xây dựng công trình dùng dể mô tả tình hình công việc và ghi chép các thông tin trao đổi giữa chủ đầu tư, nhà thầu thi công xây dựng, nhà thầu thiết kế xây dựng công trình và các bên có liên quan khác. Nhà thầu thi công xây dựng có nhiệm vụ lập sổ nhật ký thi công xây dựng công trình. Sổ này được lập thành 1 quyển trong đó chia làm hai phần: phần của nhà thầu thi công xây dựng công trình và phần của Chủ đầu tư, nhà thầu giám sát thi công xây dựng của chủ đầu tư và giám sát tác giả thiết kế. Sổ nhật ký thi công xây dựng công trình được đánh số trang, đóng dấu giáp lai của nhà thầu thi công xây dựng và có xác nhận của chủ đầu tư. Việc ghi chép các thông tin trao đổi phải được thực hiện thường xuyên.
Nội dung ghi chép các thông tin trong sổ nhật ký thi công xây dựng bao gồm: danh sách các cán bộ kỹ thuật của các bên trực tiếp tham gia xây dựng công trình, diễn biến tình hình thi công hàng ngày trên công trường, mô tả chi
tiết các sự cố, hư hỏng và các vi phạm trong quá trình thi công trên công trường… Đây là tài liệu ghi lại một cách thực tế các hoạt động, quá trình thi công xây dựng công trình. Trong một số trường hợp đặc biệt, đây còn là tài liệu để đối chiếu, so sánh, kiểm tra kết quả với các báo cáo tiến độ, báo cáo khối lượng của các nhà thầu. Do vậy tài liệu này cần được xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn cho những công trình xây dựng thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.