- Mô hình tổ chức quản trị theo kiểu chức năng
2.1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
+ Giám đốc : Mệnh lệnh của giám đốc được truyền xuống cấp cơ sở thông qua các bộ phận chức năng. Giám đốc là người quản lý chung, quyết định các kế hoạch kinh doanh, chịu trách nhiệm trước pháp luật.
+ Phòng kế toán: Thu chi, theo dõi công nợ trong nước và ngoài nước, công nợ phải thu công nợ phải trả, thanh toán các hợp đồng ngoại thương …
Chứng từ sử dụng: Công ty sử dụng toàn bộ các chứng từ nhà nước quy định như: Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, bảng chấm công, phiếu tạm ứng...Ngoài ra, công ty còn nhập khẩu hàng hóa nên cũng sử dụng bộ chứng từ hàng nhập khẩu như: Tờ khai hàng hoá nhập khẩu, hợp đồng ngoại, CO, biên lai thuế, hoá đơn GTGT, thuế nhập khẩu, bảng tính giá trị hàng nhập khẩu. Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán tiến hành tính giá vốn hàng nhập khẩu và hàng sản xuất.
Phòng kế toán: Tham mưu cho ban giám đốc về công tác tài chính doanh nghiệp, đảm bảo thực hiện đúng các nghĩa vụ chính sách Nhà nước về doanh nghiệp, về công tác tài chính, đầu tư, kết quả sản xuất kinh doanh, quản lý và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn vốn của doanh nghiệp để phát triển sản xuất kinh doanh.
+ Phòng kinh doanh: Tìm kiếm khách hàng, giao dịch thoả thuận hợp đồng, đấu thầu các dự án …. Kết quả hoạt động của phòng kinh doanh được báo cáo lên ban giám đốc theo từng tháng, báo cáo kinh doanh của kỳ này sẽ là cơ sở để lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch nhập khẩu cho kỳ sau
+ Phòng xuất nhập khẩu: Phần lớn chủng loại và số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp tiêu thụ là hàng nhập khẩu, do đó, phòng xuất nhập khẩu đóng một vai trò quan trọng tạo đầu vào về hàng hóa cho toàn doanh nghiệp. Phòng xuất nhập khẩu thực hiện chức năng tổ chức thực hiện hoạt động xuất nhập
khẩu (chủ yếu là hoạt động nhập khẩu) theo kế hoạch và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc, từ việc tìm kiếm đối tác, thỏa thuận hợp đồng, tổ chức thực hiện hợp đồng… Các nhân viên của phòng xuất nhập khẩu được phân công theo chức năng theo ba mảng chính là giao dịch - tìm kiếm đối tác nước ngoài, thực hiện các nghiệp vụ ngân hàng và các nghiệp vụ hải quan.
+ Phòng kỹ thuật: Lắp đặt thiết bị, bảo trì bảo dưỡng máy móc, … + Thủ kho: Theo dõi nhập xuất, quản lý hàng hoá trong kho.
+ Bộ phận giao hàng: Vận chuyển hàng hoá đến tay người đặt hàng .