như vậy công ty phải quảng bá các tính chất hình ảnh thông qua các công cụ QHCC đó là hoạt động QHCC nội bộ, ấn phẩm nội bộ và phương tiện truyền thông.
- Nhóm công chúng là các nhà đầu tư và ngân hàng: Công ty cổ phần đầu tư công nghệ cao Hitec luôn phát triển ổn định và bền vững là nơi an tâm đầu tư, hợp tác.
Các công cụ QHCC được sử dụng đó là ấn phẩm nội bộ, báo cáo tài chính, hồ sơ năng lực công ty, bài phát biểu trực tiếp của người đại diện công ty.
- Nhóm công chúng là giới báo chí, truyền thông, cơ quan chức năng, chính quyền địa phương và cộng đồng công chúng: Công ty cổ phần đầu tư công nghệ cao Hitec là một công ty có uy tín, có trách nghiệm xã hội, với cộng đồng.
Các công cụ QHCC được sử dụng đó là: hoạt động quan hệ cộng đồng, các hoạt động xã hội và vận động hành lang.
4.3.1.2. Đề xuất 2: Phát triển QHCC nội bộ nhằm quảng bá hình ảnh công ty. công ty.
Hoạt động QHCC nhằm mục tiêu quảng bá hình ảnh công ty cổ phần đầu tư công nghệ cao Hitec sẽ thuận lợi hơn rất nhiều nếu công ty thiết lập một bộ phận QHCC. Công ty cổ phần đầu tư công nghệ cao Hitech có quy mô không lớn nên bộ phận QHCC xây dựng có thể chỉ bao gồm một trưởng phòng QHCC, một thư ký, hay có thêm các trợ lý nhóm chuyên môn như nhân viên báo chí, biên tập, in ấn…Trưởng phòng QHCC chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phó giám đốc điều hành có nhiệm vụ tổ chức sắp xếp và thiết lập các mối quan hệ với báo chí, hình thành các mối quan hệ có lợi cho tổ chức và bên ngoài tổ chức.
Có thể nói phòng QHCC là một bộ phận kết dính trong tổ chức. Nếu bên ngoài rằng công ty rất tốt nhưng thực chất bên trong công ty, các cán bộ, nhân viên lại cảm thấy không hài lòng mà nói ra ngoài những thông điệp khác nhau thì hậu quả sẽ xấu. Chính vì thế cần tạo được sự đồng lòng, nhất trí trong nội bộ, cùng hướng tới một mục tiêu chung, để công chúng và nội bộ cơ quan biết được những việc công ty đang làm với một thông điệp thống nhất. Khi công ty xây
dựng được một bộ phận QHCC tốt sẽ gắn kết được các nhân viên trong công ty, hình thành một môi trường làm việc hiệu quả, một hệ thống thông tin đảm bảo các yêu cầu của tổ chức quản lý hoàn thành mục tiêu cuối cùng của công ty. Ngoài ra phòng QHCC nội bộ còn kiêm thêm chức năng quản lý các mối quan hệ với các nhà đầu tư, các nhà phân tích tài chính, các cơ quan nhà nước ở mọi cấp độ, các nhóm công chúng địa phương, khu vực, các nhóm bảo vệ môi trường…
Mục tiêu của QHCC nội bộ là: thu hút sự chú ý của nhân viên và đặt lợi ích của công ty cùng với lợi ích của cá nhân bằng cách thông tin hiệu quả về những công việc và quyết định quan trọng; định vị công ty để họ quan tâm tới nhân viên của mình và giữ mối liên hệ thường xuyên. Thông qua đó quảng bá hình ảnh công ty Hitec với hình ảnh “Nhân viên trong công ty Hitec là những thành viên trong gia đình Hitec luôn tôn trọng đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau, công ty tạo môi trường cho các nhân viên phát huy năng lực thể hiện ước mơ cùng hướng tới mục tiêu chung của công ty”.
Trên thực tế công ty cổ phần đầu tư công nghệ cao Hitec đã sử dụng một số công cụ phục vụ cho QHCC nội bộ như ấn phẩm nội bộ : các quyển brochure, các catalog, các tài liệu báo cáo hiệu quả kinh doanh, các thông báo, bảng thông báo lưu giữ thông tin của tổ chức…Phương tiện giao tiếp truyền miệng, tổ chức họp, các phát biểu miệng tuy nhiên để xây dựng và phát triển QHCC nội bộ hơn nữa công ty cổ phần đầu tư công nghệ cao Hitec cần phải:
- Xây dựng cho công ty ấn phẩm nguyệt san hướng tới nhóm công chúng cơ bản nhất là nhân viên và có thể kết hợp hướng tới khách hàng. Báo ra hàng tháng nội dung thông tin về công ty như cơ cấu tổ chức; lịch sử công ty; mục tiêu, định hướng, điều kiện bên ngoài ảnh hưởng tới công ty; tổng kết tháng, thành công, thất bại, khen thưởng, tăng lương; cải tổ trang thiết bị; thành tựu kinh tế; thay đổi nhân sự, điều kiện nghỉ mát; hoạt động từ thiện, các sự kiện…
- Xây dựng phong cách văn phòng và tư liệu nhân dạng công ty: Không chỉ là nơi để nhân viên làm việc, văn phòng công ty còn có vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống nhận diện thương hiệu góp phần quảng bá hình ảnh công
ty. Ngoài chức năng là một nơi làm việc, văn phòng còn được xem như là ngôi nhà thứ hai của tất cả mọi người trong công ty, điều đó cho thấy sự gắn kết giữa nhân viên và công ty là rất lớn. Vì vậy, công ty cổ phần đầu tư công nghệ cao Hitec nên cố gắng để tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, tạo cảm giác gắn bó giữa tất cả mọi người để xây dựng một tập thể đoàn kết, cùng chung sức cho mục tiêu của tổ chức. Bên cạnh đó, văn phòng làm việc còn đóng một vai trò hết sức quan trọng, là bộ mặt của cả công ty. Khi khách hàng hay đối tác đến tham quan, làm việc, điều gây ấn tượng đầu tiên và sâu sắc nhất với họ chính là văn phòng làm việc của công ty. Nói một cách khác, văn phòng làm việc phải thể hiện được phong cách và cá tính của công ty, góp phần quan trọng giúp khách hàng và đối tác ghi nhớ thương hiệu của công ty. Xây dựng tư liệu nhân dạng công ty thống nhất và đặc trưng nhằm mục tiêu quảng bá hình ảnh một công ty chuyên nghiệp, gắn kết và thống nhất với nhau.
- Xây dựng văn hóa công ty thể hiện ở trình độ tổ chức lao động, linh hoạt quy củ, trình độ văn hóa đặc biệt là văn hóa ứng xử giữa các nhà quản lý với nhân viên, nhân viên với nhân viên.
- Phát triển mạng intranet là mạng nội bộ lans để việc trao đổi thông tin và phản hồi giữa các nhân viên trong công ty trở nên nhanh chóng.