- Nhìn chung, trình độ của đội ngũ quản trị viên trong công ty đã đáp ứng được yêu cầu
3.3.1 Giải pháp đề xuất với công ty cổ phần thương mại và dịch vụ công nghệ Á Long
3.3.1.1 Hoàn thiện mô hình cơ cấu tổ chức của công ty
Mô hình cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty là mô hình cơ cấu tổ chức chức năng được xây dựng và áp dụng từ những ngày đầu công ty đi vào hoạt động và được đánh giá là phù hợp với công ty trong những năm đầu hoạt động. Thực tế cũng cho thấy với mô hình này các hoạt động của công ty diễn ra rất thuận lợi và đáp ứng được tiến độ yêu cầu công việc đề ra, và mỗi bộ phận cũng đã phát huy được vai trò của mình trong việc thực hiện hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp. Điều này được chứng minh bằng việc từ năm 2001 đến năm 2008 hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng tăng và chưa có sự cố lớn nào xảy ra mà nguyên nhân trực tiếp là từ mô hình cơ cấu tổ chức của công ty.
Tuy nhiên, trong 2 năm 2008 và 2009 khi mà hoạt động của công ty có nhiều sự thay đổi, quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh tăng lên đáng kể, và thị trường hoạt động của công ty cũng rộng lớn hơn, thì mô hình cơ cấu tổ chức cũ đã bộc lộ một số hạn chế, cụ thể đó là sự quá tải trong công việc của phòng kinh doanh, khi mà phòng kinh doanh ngoài những chức năng nhiệm vụ chính thì còn phải đảm nhiệm những công việc thuộc chuyên môn marketing như nghiên cứu thị trường, nghiên cứu nhu cầu khách hàng…Công việc quá tải cộng với sự hạn chế về chuyên môn thuộc lĩnh vực marketing là một trong những nguyên nhân làm giảm hiệu quả hoạt động của công ty. Do đó, cần thành lập bộ phận chuyên về lĩnh vực marketing để thực hiện tốt hơn công việc chuyên môn và giảm tải công việc tại phòng kinh doanh.
Vì vậy để giải quyết vấn đề trên em xin đưa ra giải pháp là lập ra phòng kinh marketing. Cụ thể mô hình cơ cấu tổ chức trong công ty sau khi có sự điều chỉnh như sau:
Hình 3.1: Mô hình cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ công nghệ Á Long (đề xuất)
SV: Nguyễn Viết Thắng - K40DQ4
3.3.1.2.Hoàn thiện về cơ cấu lao động tại các bộ phận trong công ty
Để đánh giá tính hợp lý của cơ cấu lao động trong công ty phải kể đến hai nhân tố quan trọng là số lượng và chất lượng lao động quản lý. Nói đến số lượng lao động, cần có số lượng vừa đủ, không quá nhiều và cũng không quá ít mà vẫn đảm bảo được yêu cầu hoàn thành công việc, tránh tình trạng lãng phí do thừa lao động, hay thiếu lao động dẫn tới không hoàn thành công việc. Còn về chất lượng lao động, cần chú ý đến tình trạng chuyên môn nghiệp vụ và năng lực làm việc thực tế của người lao động, đến phân công nhiệm vụ quyền hạn hợp lý, sử dụng đúng người đúng việc sao cho khai thác tối đa năng lực làm việc của người lao động để hoàn thành công việc được giao một cách có hiệu quả nhất.
Để xây dựng được cơ cấu lao động trong công ty một cách hợp lý khắc phục những hạn chế như đã nêu, em xin trình bày phương án điều chỉnh cơ cấu lao động tại các phòng chức năng của công ty như sau:
a) Phòng marketing
Khi thành lập phòng marketing em xin đề xuất cơ cấu nhân sự như sau:
Bảng 3.1: Cơ cấu nhân sự phòng marketing công ty cổ phần thương mại và dịch vụ công nghệ Á Long
STT Chức năng,
nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên ngành Độ tuổi 1
Trưởng phòng 01 ĐH Marketing > 30
2
Nhân viên 03 ĐH, CĐ Marketing > 23
Như vậy theo cơ cấu mới này phòng tổng hợp sẽ có tổng số là 04 thành viên. Với chức năng, nhiệm vụ cơ bản như sau:
- Chức năng:
+ Nghiên cứu và tìm hiểu thị về nhu cầu thị trường, các yếu tố đầu vào, đầu ra. + Làm công tác marketing cho sản phẩm, hình ảnh cuả công ty.
+ Tìm hiểu xu hướng thị hiếu của thị trường.
- Nhiệm vụ: SV: Nguyễn Viết Thắng - K40DQ4 Giám đốc Phòng kỹ thuật, bảo
hành Phòng kinh doanh MarketingPhòng Phòng xuất nhập khẩu Phòng vật tư và giao nhận
Phòng kế toán toán tài
chính
+ Tham mưu cho giám đốc về tình hình diễn biến của thị trường, giúp giám đốc có quyết
định phù hợp, nhanh chóng và chính xác để nắm bắt các cơ hội kinh doanh.
+ Giúp công ty phát triển, mở rộng thị trường nhanh chóng đa dạng hóa sản phẩm, loại hình kinh doanh.
b) Phòng kinh doanh
Theo kết luận về tình trạng làm việc quá giờ ở phòng kinh doanh của Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ công nghệ Á Long. Thì hàng năm tổng số giờ làm thêm của cán bộ công nhân viên trong phòng kinh doanh lớn hơn tổng số giờ làm việc trung bình một năm của một cán bộ công nhân viên. Vì vậy, em xin đề xuất giải pháp bổ xung thêm một nhân viên kinh doanh tại phòng kinh doanh.
Bảng 3.2: Cơ cấu nhân sự phòng kinh doanh công ty cổ phần thương mại và dịch vụ công nghệ Á Long
STT Chức năng,
nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chuyên ngành Độ tuổi 1
Trưởng phòng 01 ĐH Kinh tế > 30
2
Nhân viên 04 ĐH, CĐ Kinh tế >23
3.3.1.3 Tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng trong công ty
Đây là mối liên hệ phối hợp hoạt động giữa các bộ phận cùng cấp nhưng có chức năng chuyên môn khác nhau, là mối liên hệ hỗ trợ, hợp tác và bổ xung cho nhau trong quá trình hoạt động thể hiện qua việc cung cấp đầy đủ kịp thời các tài liệu, số liệu của các phòng ban có liên quan với nhau, cùng nhau phối hợp giải quyết và hoàn thành nhiệm vụ chung của công ty.
Nhìn chung, trong những năm qua sự phối hợp hoạt động giữa các phòng ban chức năng của công ty đã được thực hiện tương đối tốt. Tuy nhiên một số ít ý kiến trả lời là thường xuyên bị chậm chễ công việc do sự trở ngại của phòng ban khác. Điều đó có thể do hai nguyên nhân chính sau:
Thứ nhất: Do một số phòng ban có hiện tượng quá tải công việc, nên chậm chễ trong việc xử lý công việc, ảnh hưởng đến hoạt động của các phòng ban khác và đến hiệu quả chung của doanh nghiệp.
Thứ hai: Sự phối hợp hoạt động ở một số bộ phận phòng ban còn chưa tốt.
Đối với nguyên nhân thứ nhất thì đã có phương án giải quyết là bổ xung thêm nhân sự và lập ra các phòng ban mới. Việc bổ xung nhân sự và lập ra các phòng ban mới sẽ giúp các phòng ban hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn, giải quyết được tình trạng ách tắc công việc mang tính dây truyền ảnh hưởng đến hoạt động chung của doanh nghiệp.
SV: Nguyễn Viết Thắng - K40DQ4
Đối với nguyên nhân thứ hai, được xác định là do tinh thần hợp tác hoạt động ở một số phòng ban chưa tốt mà thực chất là xuất phát từ những tư tưởng cục bộ, ích kỷ vì lợi ích của mình, của bộ phận mình mà làm ảnh hưởng tới công việc chung của công ty. Để giải quyết vấn đề này, đề nghị ban lãnh đạo công ty cần có những chỉ đạo kiên quyết, chủ động xây dựng các quy định rõ ràng cụ thể trong phối hợp hoạt động giữa các bộ phận trong công ty, kỷ luật nghiêm những cá nhân không tuân thủ quy định chung của công ty. Đồng thời có biện pháp giáo dục tư tưởng, hướng các cán bộ công nhân viên trong công ty hiểu được mục tiêu cá nhân chỉ có thể để đạt được thông qua việc hoàn thành mục tiêu chung của toàn công ty, vì vậy cần phải phối hợp với nhau để hoàn thành mục tiêu chung. Bên cạnh đó, công ty phải quan tâm xây dựng môi trường văn hóa, tổ chức các hoạt động văn hóa thể thao trong nội bộ công ty để tạo điều kiện cho nhân viên được giao lưu gặp gỡ, để hiểu nhau hơn, xây dựng tinh thần đoàn kết trong công ty, đó sẽ là tiền đề để các mối liên hệ phối hợp trong công ty được khăng khít hơn.
3.3.1.4. Bồi dưỡng và nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên trong Công ty
Trình độ là chỉ tiêu quan trọng nhất thể hiện chất lượng nguồn lực. Đào tạo nguồn nhân lực là quá trình trang bị kiến thức nhất định về chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động để họ có công việc nhất định. Đặc biệt với đội ngũ cán bộ quản lý, vấn đề bồi dưỡng trình độ lại càng quan trọng, bởi nếu đội ngũ cán bộ quản lý có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ vững vàng mới giải quyết được công việc hiệu quả hơn.
a. Nâng cao trình độ cho các cấp lãnh đạo trong công ty
Để có thể thực hiện tốt hoạt động kinh doanh, sử dụng tốt mọi tiềm năng về vốn, lao động của Công ty thì nhà quản trị phải có đủ độ kiến thức và am hiểu về hoạt động của công ty. Có như vậy thì họ mới có thể đưa ra các quyết định phù hợp. Do đó mà Công ty cần công ty cần có kế hoạch nâng cao trình độ và chuyên môn quản lý cho các cấp lãnh đạo, trên cơ sở đó có thể tinh giản bộ máy quản lý giúp nâng cao hiệu quả cơ cấu tổ chức trong công ty.
Mặt khác, mục đích đào tạo những nhà quản trị là nhằm nâng cao bản lĩnh chính trị, trình độ nghiệp vụ và năng lực quản lý, để có thể thích ứng với sự thay đổi của môi trường bên ngoài và sự phát triển của công ty. Nội dung của việc đào tạo các nhà quản trị trong công ty bao gồm:
Đào tạo và phát triển chuyên môn – kỹ thuật
Đào tạo và phát triển về chuyên môn – kỹ thuật cho các cấp lãnh đạo trong công ty nhằm giúp cho họ nâng cao năng lực chuyên môn, nghiệp vụ, giúp cho họ hoàn thành công việc tốt hơn và có thể hướng dẫn chỉ đạo nhân viên dưới quyền.
Đào tạo và phát triển chính trị lý luận
Đào tạo và phát triển chính trị lý luận nhằm nâng cao phẩm chất chính trị, nắm vững lý luận cho các cấp lãnh đạo trong công ty. Việc nắm vững các quan điểm chính trị - lý luận sẽ giúp cho các nhà quản trị trong công ty có tư tưởng đạo đức đúng đắn, có thể nhìn nhận và giải quyết vấn đề một cách toàn diện, có lòng yêu nghề và nhiệt huyết hết mình với công việc, do đó công
SV: Nguyễn Viết Thắng - K40DQ4
ty cần có các buổi học chính trị lý luận để nâng cao nhận thức về chính trị - lý luận cho các cấp lãnh đạo của công ty.
Đào tạo và phát triển năng lực quản lý
Một điều không thể thiếu được với việc nâng cao trình độ người lãnh đạo trong thời buổi hiện nay đó là trình độ ngoại ngữ và tin học. Nhà quản trị đặc biệt là Giám đốc Công ty luôn phải giao tiếp với đối tác nước ngoài, phải giao tiếp nhiều, nếu không có trình độ ngoại ngữ sẽ gặp nhiều khó khăn và làm giảm hiệu quả công việc gây ra những thiệt hại cho Công ty. Ngoài ra ngoại ngữ còn là phương tiện để giao tiếp và nghiên cứu tài liệu, vì vậy công ty cần:
Khuyến khích cán bộ học ngoại ngữ ngoài giờ, Công ty sẽ trợ cấp bằng việc cấp kinh phí sau khi có chứng chỉ hoặc nộp cho cơ quan.
Song song với việc học ngoại ngữ là học tin học, do tất cả mọi công việc đều được tin học hóa, nếu không có kiến thức về tin học thì việc quản lý của nhà quản trị sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Vì vậy cần phải có các khóa học để bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học cho cán bộ trong công ty.
b .Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tay nghề cho nhân viên, người lao động trong công ty
Nội dung đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình cho nhân viên trong công ty gồm:
+ Đào tạo và phát triển tri thức về nghề nghiệp: Đó là những kiến thức căn bản và chuyên sâu về nghề nghiệp giúp người lao động nắm vững để có thể thực hiện tốt công việc của mình, ví dụ là một nhân viên kế toán thì phải nắm được các kiến thức nghiệp vụ kế toán.
+ Đào tạo và phát triển các kỹ năng nghề nghiệp: Để thực hiện tốt nhất công việc được giao, mỗi người lao động phải có các kỹ năng nghề nghiệp nhất định, ví dụ nhân viên bán hàng cần phải có kỹ năng bán hàng thông qua kỹ năng giao tiếp với khách hàng, lựa chọn các phương thức và thủ thuật bán hàng phù hợp, nhân viên kế toán phải có kỹ năng hạch toán, cân đối sổ sách kế toán.
+ Đào tạo và phát triển phẩm chất, kinh nghiệm nghề nghiệp: Trong doanh nghiệp mỗi người lao động có những phẩm chất khác nhau tùy thuộc vào nghành nghề mà họ lựa chọn, ví dụ phải đào tạo cho một nhân viên kế toán các phẩm chất như cẩn thận, kiên trì, nhẫn nại, trung thực…
3.3.1.5. Một số đề xuất khác
Quan tâm tới đời sống vật chất, tinh thần cho CBCNV trong công ty
Để tạo động lực, kích thích người lao động tích cực làm việc cống hiến cho công ty. Để đạt được điều này thì lãnh đạo công ty cần quan tâm đến lợ ích của nhân viên, cả về vật chất và tinh thần và thỏa mãn những nhu cầu đó của họ thông qua các hình thức đãi ngộ tài chính và phi tài chính như lương, thưởng, trợ cấp khó khăn, tổ chức các buổi du lịch, picnic, tham quan, văn hóa, văn nghệ…tạo ra bầu không khí làm việc thân mật thoải mái, hình thành nét văn hóa đặc trưng riêng của công ty.
Hình thành tác phong làm việc của các thành viên trong tổ chức
SV: Nguyễn Viết Thắng - K40DQ4
Để nâng cao hiệu quả công việc nói chung và hiệu quả của cơ cấu quản lý nói riêng thì ban lãnh đạo doanh nghiệp cần phải đi đầu gương mẫu trong việc hình thành tác phong làm việc khoa học hợp lý, có trách nhiệm và nhiệt tình hết mình trong công việc để làm gương cho toàn cán bộ công nhân viên trong công ty, tạo thành truyền thống và sức mạnh giúp công ty hoàn thành mục tiêu chung.
Khuyến khích phản hồi ý kiến đóng góp của CBCNV trong công ty
Theo kết quả điều tra phỏng vấn cho thấy quá trình truyền đạt và phản hồi thông tin trong công ty tương đối thông suốt. Tuy nhiên còn một số ý kiến cho là chưa thực sự thông suốt, kịp thời. Để xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý thực sự phù hợp công ty cần có những biện pháp khuyến khích, động viên cán bộ công nhân viên trong công ty tích cực phản hồi ý kiến, góp phần xây dựng cơ cấu tổ chức trong công ty ngày càng hoàn thiện hơn.