a) Cơ cấu tổ chức:
2.3.2 Thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty
2.3.2.1 Đặc điểm cơ cấu tổ chức của công ty
SV: Nguyễn Viết Thắng - K40DQ4
Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ công nghệ Á Long có mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng rất phù hợp với loại hình doanh nghiệp của công ty, mức độ tập trung hoá rất cao. Các quyết định ở công ty đều do giám đốc ra quyết định. Chính nhờ sự tập trung này giúp cho giám đốc có thể duy trì sự kiểm soát chặt chẽ cần thiết cho các hoạt động của công ty.
Tuy nhiên, với cơ cấu tổ chức này, lãnh đạo của công ty phải quyết định thường xuyên mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng có chuyên môn và những giá trị khác nhau nên sẽ tạo ra khó khăn cho việc hợp tác và thông tin giữa các phòng ban với nhau. Nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban và CBCNV trong công ty chưa rõ ràng, việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên chưa tốt. Công ty chưa có chính sách khích lệ, động viên xứng đáng với người lao động khiến người lao động không phát huy hết khả năng của mình.
Cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ công nghệ Á Long còn nhiều hạn chế cần phải giải quyết.
2.3.2.2 Các nguyên tắc cấu trúc tổ chức bộ máy
Để đảm bảo công tác tổ chức thì việc tuân thủ các nguyên tắc cơ cấu tổ chức là rất cần thiết. Nhận thức được điều này ban lãnh đạo Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ công nghệ Á Long luôn quan tâm và thực hiện theo các nguyên tắc đó. Qua nghiên cứu cho thấy tình hình vận dụng các nguyên tắc trong xây dựng cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ công nghệ Á Long như sau:
a) Tương thích giữa hình thức và chức năng
Ban lãnh đạo Công ty đã áp dụng nguyên tắc này để xây dựng bộ máy cơ cấu tổ chức trong Công ty, các bộ phận phòng ban trong Công ty được lập ra trên cơ sở cùng thực hiện một hay một số nhiệm vụ chức năng tương đồng nhau. Trong suốt quá trình hoạt động của mình Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ công nghệ Á Long luôn giữ vững và duy trì mô hình cơ cấu tổ chức này ,hiện tượng chồng chéo nhiệm vụ giữa các phòng ban chức năng xảy ra không đáng kể. Như vậy có thể thấy Công ty đã vận dụng rất tốt nguyên tắc cơ bản này.
b) Tính thống nhất chỉ huy
Tính thống nhất chỉ huy của cơ cấu tổ chức trong Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ công nghệ Á Long được thể hiện thông qua việc các trưởng phòng chuyên môn làm nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc Công ty và quản lý trong phạm vi chuyên môn của mình, còn Giám đốc mới là người lãnh đạo cao nhất, là người ra quyết định cuối cùng. Do vậy mà mô hình Công ty đang áp dụng luôn tuân thủ chế độ một thủ trưởng, thể hiện tính tập trung và thống nhất chỉ huy cao độ. Cụ thể Giám đốc giao trách nhiệm cho các trưởng phòng chức năng lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho kỳ tới, các trưởng phòng sẽ phân công, bố trí công việc cho các nhân viên trong phòng sau đó tổng hợp lại hoàn thành kế hoạch trình Giám đốc. Giám đốc sẽ xem xét bản kế hoạch đó có khả thi và phù hợp với Công ty hay không và sẽ là người ra quyết định cuối cùng.
Việc tuân thủ nguyên tắc này giúp các quyết định của Giám đốc mang tính khách quan, các quyết định có được là dựa trên những ý kiến tham mưu của thủ trưởng từng bộ phận. Nguyên SV: Nguyễn Viết Thắng - K40DQ4
tắc thống nhất chỉ huy vừa giúp cho quyết định của Giám đốc có giá trị, đảm bảo sự thống nhất quản lý vừa tạo tâm lý thoả mái cho cán bộ công nhân viên trong Công ty vì những quyết định đó là dựa trên ý kiến, nguyện vọng của các cá nhân trong công ty.
c) Tính cân đối
Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ công nghệ Á Long là một công ty thương mại với quy mô ban đầu nhỏ nên cơ cấu tổ chức Công ty khá gọn nhẹ, mặc dù khi mới thành lập Công ty có số lượng cán bộ quản lý ít so với lượng yêu cầu công việc nhưng với sự phân chia hợp lý vẫn đảm bảo tính cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm của cá nhân, phòng ban, cân đối cả về công việc, nhiệm vụ giữa các phòng ban ít có hiện tượng chồng chéo trong việc đưa ra quyết định, việc phối hợp hoạt động trong toàn Công ty được tiến hành một cách nhịp nhàng, ăn khớp, hiệu quả dưới sự lãnh đạo của ban Giám đốc.
d) Tính linh hoạt
Với việc lựa chọn cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng là một cấu trúc hướng nội tức là xuất phát từ yêu cầu bên trong doanh nghiệp chứ không phải theo yêu cầu của thị trường hay khách hàng, thúc đẩy sự chuyên môn hoá cao, tính bao quát phối hợp giữa các bộ phận phòng ban còn nhiều hạn chế nên tính linh hoạt không cao, khó thích nghi được với sự thay đổi biến động của môi trường.
Tuy nhiên do môi trường kinh doanh của công ty không có quá nhiều biến động mạnh nên việc áp dụng mô hình chức năng vẫn phù hợp với đặc điểm quy mô nhỏ, vốn hạn chế của Công ty mà vẫn đáp ứng được tính linh hoạt khi có biến động của môi trường kinh doanh.
e) Tính hiệu quả
Với cơ cấu tổ chức như hiện nay của Công ty là tương đối nhẹ, với số lượng phòng ban ít, ngoài ra Giám đốc có thể kiêm nghiệm các chức năng nhiệm vụ khác như trưởng phòng xuất nhập khẩu, phần nào giảm bớt được chi phí tiền lương cho Công ty. Cơ sở vật chất của Công ty không ngừng được nâng cao cải thiện và sửa chữa đáp ứng yêu cầu trong tình hình mới. Chi phí cho cơ sở vật chất ban đầu có thể lớn như hệ thống máy vi tính, máy fax, máy in… nhưng sẽ giúp công việc đạt hiệu quả cao hơn, đảm bảo tính kinh tế cho cơ cấu tổ chức của Công ty.
2.3.2.3 Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần thương mại và dịch vụ công nghệ Á Long
Về cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty
Công ty tổ chức theo mô hình cơ cấu chức năng, thống nhất từ trên xuống, gồm: Giám đốc Các bộ phận chức năng - Phòng kế toán - Phòng kinh doanh - Phòng xuất nhập khẩu - Phòng kỹ thuật, bảo hành - Phòng vật tư giao nhận SV: Nguyễn Viết Thắng - K40DQ4 29
-
Hình 2.1: Mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty) Nhận xét: Nhờ áp dụng cơ cấu tổ chức theo chức năng mà việc phân chia nhiệm vụ giữa các phòng ban trong công ty rõ ràng hơn, mức độ chuyên môn hóa cao hơn. Mỗi phòng thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình, không kiêm nhiệm thêm chức năng của phòng khác. Ngoài ra, cơ cấu này còn giúp cho việc quản lý của các trưởng phòng dễ dàng hơn. Các trưởng phòng quản lý trực tiếp nhân viên phòng mình, không điều hành nhân viên của phòng khác và báo cáo kết quả trực tiếp lên giám đốc.
Tuy nhiên, do sự thiếu hụt nhân lực trong một số bộ phận như phòng kỹ thuật bảo hành, phòng kinh doanh. Cộng với đặc thù kinh doanh của công ty thường hay có những hợp đồng đột xuất. Cho nên xảy ra tình trạng chồng chéo công việc, các phòng phải hỗ trợ và giúp đỡ nhau trong các tình huống khẩn cấp. Vì thế mức độ chuyên môn hóa chưa thực sự cao như mong muốn. Trong nhiều trường hợp, nhân viên chịu sự chỉ đạo chồng chéo của cả giám đốc, trưởng phòng mình, và cả trưởng phòng khác.
b) Chức năng và nhiệm vụ các đơn vị phòng ban trong Công ty
Giám đốc:
- Chức năng nhiệm vụ của Giám đốc Công ty:
Là người đại diện cho công ty, điều hành các hoạt động hàng ngày của công ty.
Là người xây dựng và phê duyệt các kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngắn hạn, các quy chế quản lý, quy chế tài chính, các chính sách lương thưởng, phương án bố trí cơ cấu tổ chức công ty.
Là người đàm phán và ký hợp đồng cho công ty
Tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh và phương án đầu kinh doanh của công ty. Các phòng ban chức năng
o Phòng kế toán: Gồm 1 kế toán trưởng và 2 kế toán viên viên
Phòng kế toán có nhiệm vụ ghi chép và phản ánh toàn bộ hoạt động tài chính của công SV: Nguyễn Viết Thắng - K40DQ4 30 Phòng kỹ thuật, bảo hành Phòng
xuất nhập khẩu Phòng kế toán Phòng kinh doanh
Giám Đốc
Phòng vật tư và giao nhận
ty, cung cấp kịp thời các thông tin cho Giám đốc và các phòng ban chức năng có liên quan. Tham mưu cho ban Giám đốc trong việc chấp hành chính sách, chế độ về quản lý tài chính – kế toán trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng như việc ra quyết định kinh doanh. Kế toán trưởng có trách nhiệm về vấn đề sổ sách kế toán của công ty: ghi sổ kế toán, hạch toán và chịu trách nhiệm thanh toán tiền lương cho nhân viên.
o Phòng kinh doanh: Gồm 1 trưởng phòng và 8 nhân viên
Là phòng ban chức năng tham mưu cho giám đốc và phối hợp với các đợn vị khác trong công ty xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch nghiên cứu thị trường, thiết kế và tiêu thụ sản phẩm của công ty.
Xây dựng kế hoạch bán hàng, tiếp thị, quảng cáo trình giám đốc phê duyệt.
Quản lý việc tổ chức thực hiện các chương trình quảng cáo, tiếp thị, PR và các chương trình xúc tiến khác với các đối tác truyền thông và các công ty quảng cáo.
Tổ chức nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng theo dõi việc tiêu thụ sản phẩm, phân tích và đánh giá hiệu quả của công tác bán hàng qua từng thời kỳ.
Chăm sóc khách hàng và giải quyết các khiếu nại của khách hàng
Cùng với các phòng ban trong công ty đề xuất các phương án xây dựng kế hoạch kinh doanh qua các thời kỳ.
o Phòng kỹ thuật, bảo hành: Gồm 1 trưởng phòng và 8 nhân viên kỹ thuật.
Phòng kỹ thuật phụ trách về lắp ráp các thiết bị điện tử, máy tính, thiết bị văn phòng và hạ tầng mạng interner, viễn thông…
Bảo dưỡng và sửa chữa máy móc,…
Tư vấn thiết kế hạ tầng mạng tại các cơ quan tổ chức có nhu cầu.
Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ phối hợp với phòng kinh doanh và phòng xuất nhập khẩu thực hiện các hợp đồng với khách hàng đảm bảo đúng tiến độ ghi trong hợp đồng.
Tổng kết đánh giá hiệu quả các phương án kỹ thuật sản xuất trong công ty đề xuất ra các cải tiến quy trình, định mức kỹ thuật, định mức kinh tế cho phù hợp với thực tế của công ty.
o Phòng xuất nhập khẩu: Gồm 1 trưởng phòng và 2 nhân viên
Lên kế hoạch mua và nhập hàng từ phía đối tác nước ngoài phục vụ nhu cầu bán trong nước của công ty.
o Phòng vật tư và giao nhận
Thực hiện công tác quản lý về kỹ thuật phương tiện, quản lý tài sản cố định của Công ty. Xây dựng và thực hiện các dự án sửa chữa và đầu tư mua sắm mới trang thiết bị, máy móc, xây dựng cơ bản và tài sản cố định khác.
Quản lý, theo dõi và thực hiện công tác bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, phương tiện vận tải.
Thực hiện cấp phát đầy đủ kịp thời những vật liệu, dụng cụ, trang bị phương tiện bảo hộ lao động, phương tiện kỹ thuật phục vụ sự cố sản xuất có chất lượng theo kế hoạch.
SV: Nguyễn Viết Thắng - K40DQ4
Thực hiện việc giao nhận hàng hoá theo đơn hàng và lưu trữ tài liệu giao nhận