b) Sổ kế toán tổng hợp.
2.2.2.Thực trạng kế toán bán hàng tại công ty TNHH MTV S.M TECH
Tại thời điểm sinh viên nghiên cứu luận văn công ty sử dụng chứng từ theo Thông tư 200/2014/TT – BTC Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài Chính.
- Thẻ quầy hàng ( Mẫu số 02 – BH): Theo dõi số lượng và giá trị hàng hoá trong quá trình nhận và bán tại quầy hàng, giúp cho người bán hàng thường xuyên nắm được tình hình nhập, xuất , tồn tại quầy hàng .
+ Thẻ này do người bán hàng giữ và ghi hằng ngày
- Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01 GTGT – 3LL): Kế toán căn cứ vào PXK(Mẫu số 02 – VT) (trong trường hợp thừa, thiếu hàng hay hàng không đúng tiêu chuẩn có phản hồi từ khách hàng, kế toán sẽ kiểm tra và đối chiếu) để lập hóa đơn GTGT. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên:
• Liên 1: Lưu tại quyển hoá đơn gốc, kế toán ghi sổ nhật ký chung.
• Liên 2: Giao cho khách hàng.
• Liên 3: Giao cho kế toán công nợ, thanh toán ghi sổ.
Trong trường hợp hàng trả lại, kế toán căn cứ vào liên 2 của hóa đơn GTGT do khách hàng chuyển tới để ghi sổ.
- Phiếu thu: ( Mẫu số 01- TT): Kế toán lập để phản ánh số tiền thực nhập quỹ, làm căn cứ để ghi sổ kế toán. Trên phiếu thu ghi rõ họ tên người nộp tiền, lý do nộp, số tiền.
- Phiếu chi (Mẫu số 02 – TT): là chứng từ ghi nhận các chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Phiếu chi được lập làm 3 liên như phiếu thu..
- Giấy báo có của ngân hàng: Là chứng từ thanh toán điện tử liên ngân hàng được chuyển tới công ty nhằm xác định khoản tiền khách hàng đã thanh toán cho công ty thông qua chuyển khoản.
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Tại thời điểm sinh viên nghiên cứu luận văn kế toán bán hàng tại công ty sử dụng tài khoản theo thông tư 200/2014/TT – BTC Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, ba hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài Chính.
- Tài khoản 156 “Hàng hóa”: Công ty sử dụng TK 156 để phản ánh số hiện có và sự biến động của hàng hóa theo trị giá mua thực tế. Công ty không chi tiết cho từng mặt hàng cụ thể.
- Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Tài khoản này phản ánh doanh thu bán hàng của các mặt hàng trong công ty và công ty không chi tiết cho từng mặt hàng cụ thể.
- Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”: Phản ánh giá trị hàng hóa đã bán trong kỳ. Tài khoản này cũng không được chi tiết cho các mặt hàng
Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”: Theo dõi các khoản phải thu của khách hàng.
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các TK khác như TK 111 “ Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”, TK 3331 “Thuế GTGT đầu ra phải nộp”, TK 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu”, TK 641 “Chi phí bán hàng”, TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”…
2.2.2.3. Vận dụng tài khoản kế toán
Doanh thu bán hàng của Công ty được ghi nhận khi hoàn thiện việc giao hàng và được khách hàng thanh toán và chấp nhận thanh toán.
Công ty TNHH MTV S.M TECH áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Do giá trị của mỗi lần xuất hàng để bán buôn thường rất lớn, các nhân viên phòng kinh doanh phải nộp hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) cho hàng bán ra. Hoá đơn bán hàng có giá trị như tờ lệnh xuất kho, đồng thời là cơ sở để kế toán theo dõi , ghi chép, phản ánh doanh thu bán hàng , theo dõi công nợ cũng như việc xuất tồn kho trên thẻ kho kế toán.
Vậy chứng từ ban đầu làm căn cứ ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng là Hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT theo mẫu 01 GTKT - 3LL, hoá đơn TM.
• Bán buôn hàng hóa
Khi phát sinh nghiệp vụ bán buôn tại công ty, kế toán căn cứ hóa đơn GTGT và các chứng từ thanh toán, ghi tăng tiền mặt (TK 111), tiền gửi ngân hàng (TK 112) nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, hoặc ghi tăng các khoản phải thu (TK131) nếu khách hàng chưa thanh toán theo tổng giá thanh toán; ghi tăng doanh bán hàng (TK 511) tính theo giá bán chưa thuế; ghi tăng thuế GTGT đầu ra (TK
3331). Đồng thời,căn cứ phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng xuất bán: Ghi tăng giá vốn hàng bán (TK632); ghi giảm hàng hóa (TK156).
Nếu phát sinh chi phí trong quá trình bán hàng (chi phí vận chuyển bốc dỡ) mà doanh nghiệp chịu, kế toán ghi tăng chi phí bán hàng (TK641); ghi tăng thuế GTGT được khấu trừ (TK 133); ghi giảm tiền mặt (TK111), tiền gửi ngân hàng (TK112) hoặc phải trả người bán (TK 331).
Ví dụ: Ngày 10/1/2015, công ty xuất kho lô hàng JIG dùng để sản xuất vỏ
điện thoại di động cho Công ty TNHH JAE KYONG ELECS tại kho, theo hóa đơn GTGT số 0000254 như sau:
- JIG sản xuất vỏ điện thoại di động G386T Intenna BTM, số lượng: 5000 cái, giá bán ( chưa VAT 10%) 2.700đ/cái.
- JIG sản xuất vỏ điện thoại di động I9300 Intenna BTM, số lượng: 3000 cái, giá bán ( chưa VAT 10%) 2.700đ/cái. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chi phí vận chuyển là 1.000.000 đồng do bên bán chịu.
Căn cứ hóa đơn GTGT (Phụ lục2.5) mà kế toán lập, thủ kho lập phiếu xuất kho (Phụ lục 2.6). Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp chịu nên kế toán lập phiếu chi (Phụ lục 2.7).
Căn cứ hóa đơn GTGT, kế toán hạch toán doanh thu hàng bán: Nợ TK 131: 23.760.000 (Công ty TNHH Jae Kyong Elecs) Có TK 511: 21.600.000
Có TK 3331: 2.160.000
Đồng thời, căn cứ phiếu xuất kho hạch toán giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 18.400.000
Có TK 156: 18.400.000
Căn cứ phiếu chi, kế toán hạch toán chi phí vận chuyển: Nợ TK 641: 1.000.000
Có TK 111: 1.000.000
Ngày 12/01/2015, Công ty TNHH Jae Kyong Elecs thanh toán tiền hang ngày 10/01/2015 bằng chuyển khoản. Căn cứ vào Giấy báo có của ngân hàng (Phụ
lục 2.8), kế toán hạch toán: Nợ TK 112: 23.760.000
• Trường hợp phát sinh trong quá trình bán hàng
Hàng bán bị trả lại
Khách hàng yêu cầu trả lại hàng cho công ty do hàng bán không đảm bảo đúng yêu cầu về thông số kỹ thuật, mẫu mã, chủng loại hàng bán. Công ty và bên mua làm biên bản trả lại hàng bán. Khi nhận lại hàng bán bị trả lại, kế toán ghi phiếu nhập kho.
Giảm giá hàng bán
Hàng bán giảm giá là những hàng bị sai quy cách, phẩm chất, mẫu mã nên bị khách hàng đề nghị giảm giá. Khi nhận được thông báo của khách hàng về việc hàng hóa bị kém phẩm chất, phòng kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra, xem xét và nếu đúng thì sẽ giảm giá cho khách hàng. Kế toán ghi Nợ TK 521 theo số tiền giảm giá, Nợ TK 3331 tính trên số tiền giảm giá, đồng thời ghi Có TK 111, 112, 131.
Cuối kỳ kết chuyển khoản giảm trừ doanh thu phát sinh trong kỳ: Nợ TK 511, ghi có TK 521.
Ví dụ: Ngày 21/01/2015, công ty đã nhận được thông báo từ khách hàng là
công ty TNHH Hanoi DooSung Tech về lô hàng đã xuất bán ngày 14/01/2015 theo hóa đơn GTGT ( phụ lục 2.9), số lượng là 5000 cái (JIG dùng để sản xuất vỏ điện thoại di động I9300 Intenna BTM), đơn giá 2.700đ/cái bị kém phẩm chất. Công ty TNHH MTV S.M TECH đã đồng ý giảm giá 10% giá trị lô hàng bị kém phẩm chất.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT ( phụ luc 2.9) quyết định giảm giá của công ty, kế toán lập phiếu chi (phụ lục 2.10) và ghi nhận như sau:
Nợ TK 521: 1.350.000 Nợ TK 3331: 135.000 Có TK 111: 1.485.000
Cuối kỳ kết chuyển khoản giảm trừ doanh thu phát sinh trong kỳ: Nợ TK 511: 1.350.000
2.2.2.4. Sổ kế toán
Công ty sử dụng hình thức nhật ký chung. Công ty mở các loại sổ sau:
Sổ nhật ký chung (phụ lục 2.11): dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản cảu các nghiệp vụ đó. Sổ kế toán trên sổ nhật ký chung phản ánh số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán đang sử dụng tại doah nghiệp.
Sổ cái TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (phụ lục 2.12) Sổ cái TK 632 – Giá vốn hàng bán (phụ lục 2.13)
Sổ cái TK 111 – Tiền mặt (phụ lục 2.14)
Sổ cái TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (phụ lục 2.15) Sổ cái TK 131 – Phải thu khách hàng (phụ lục 2.16) Sổ chi tiết TK 131 – phải thu khách hàng (phụ lục 2.17)
CHƯƠNG 3