b, Nhân tố bên ngoà
3.2.1Chứng từ và luân chuyển
- Chứng từ sử dụng trong kế toán kết quả kinh doanh tại công ty được sử dụng khá đầy đủ.Tuy nhiên trên một số hóa đơn GTGT mà công ty sử dụng khi cung cấp dịch vụ còn thiếu chữ ký người mua hàng.
- Phải thực hiện tốt công tác kiểm tra tính hợp lệ, chính xác của chứng từ kế toán trước khi ghi vào sổ kế toán một cách thường xuyên , liên tục.
- Để khắc phục những hạn chế về thông tin kế toán và luân chuyển chứng từ còn chậm trễ dẫn đến ghi nhận chi phí không kịp thời còn thiếu linh hoạt, công ty cần giao cho nhân viên kế toán tại các đội tiến hành hạch toán ban đầu trên các chứng từ trước khi chuyển về phòng kế toán để giảm bớt khối lượng công việc cuối tháng, đảm bảo cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng hạn chế những sai sót trong quá trình tổng hợp xử lý thông tin kế toán.
- Đồng thời công ty nên cử cán bộ chuyên trách xuống tận công trình để kiểm tra công tác kế toán về tình hình thu thập kiểm tra và xử lý các chứng từ ở đơn vị cần có mối quan hệ chặt chẽ hơn giữa kế toán công ty với kế toán tại các đội xây dựng
-Phòng kế toán cần yêu cầu các đội lập bảng kê vật liệu còn lại chưa sử dụng cuối kỳ ở công trình để có căn cứ phản ánh chính xác hơn chi phí NVL thực tế phát sinh, công việc này sẽ giúp cho việc quản lý vật tư tốt hơn tránh thất thóat và cũng dễ quy trách nhiệm.
- Trong một số trường hợp, kế toán lại căn cứ vào liên gốc do kế toán lập để hạch toán, như vậy chứng từ sẽ nằm ở kho và nếu có thiếu hụt hàng hóa cũng không biết nên hạch toán không chính xác. Do đó , kế tóan công ty cần phải căn cứ vào chứng từ do thủ kho chuyển lên ( phiếu xuất kho ) để hạch toán thì mới chính xác và đúng quy định.