Quy trình kiểm toán hệ thống quản lý môi trường (HTQLMT) được hướng dẫn cụ thể trong tiêu chuẩn ISO 14011: 1996. Theo đó, một cuộc kiểm toán HTQLMT được tiến hành qua ba giai đoạn:
Chuẩn bị kiểm toán Tiến hành kiểm toán
Báo cáo và hồ sơ kiểm toán
Những công việc cụ thể cần thực hiện đó là:
2.1.4.1. Chuẩn bị kiểm toán
Chương trình kiểm toán cần phải thiết kế linh hoạt để có thể phù hợp với những thay đổi dựa trên những thông tin thu được khi đánh giá, và cho phép sử dụng hiệu quả nguồn lực. Tùy theo điều kiện, chương trình kiểm toán có thể bao gồm các vấn đề:
Mục đích và phạm vi kiểm toán; Các chuẩn cứ kiểm toán;
Xác định các đơn vị tổ chức và đơn vị chức năng của bên được kiểm toán sẽ kiểm toán;
Xác định những cá nhân trong tổ chức có trách nhiệm quan trọng trực tiếp đến HTQLMT của bên được kiểm toán;
Xác định các yếu tố của HTQLMT của bên được kiểm toán cần được ưu tiên kiểm toán;
Thủ tục kiểm toán các yếu tố của HTQLMT của bên được kiểm toán tương ứng với cơ cấu của bên được kiểm toán;
Ngôn ngữ kiểm toán;
Xác định các tài liệu tham khảo;
Địa điểm và thời gian dự kiến tiến hành kiểm toán; Xác định các thành viên của đội kiểm toán;
Chương trình các cuộc họp cần tổ chức với lãnh đạo của bên được kiểm toán;
Các yêu cầu bảo mật;
Nội dung báo cáo, phần mềm và cấu trúc, thời gian dự tính công bố báo cáo kiểm toán;
Các yêu cầu về lưu trữ và bảo quản tài liệu.
Chương trình kiểm toán cần được hoàn thành và thông báo cho khách hàng, các chuyên gia kiểm toán và bên được kiểm toán trước khi thực hiện kiểm toán tại hiện trường.
Phân công nhiệm vụ trong đội kiểm toán Xem xét tài liệu làm việc
Để tiến hành một cuộc kiểm toán, các chuyên gia kiểm toán cần phải nghiên cứu các tài liệu như: Mẫu để thảo các phát hiện khi kiểm toán và chứng cứ hỗ trợ; các thủ tục và phiếu kiểm tra dùng để kiểm toán các yếu tố của HTQLMT; hồ sơ các cuộc họp,... Các tài liệu làm việc phải được lưu giữ đến khi cuộc kiểm toán kết thúc.
2.1.4.2. Tiến hành kiểm toán
Phiên họp mở đầu
Phiên họp mở đầu là cuộc họp đầu tiên của đội kiểm toán với các thành viên của địa điểm được kiểm toán. Phiên họp mở đầu cần được tiến hành ngay khi xuống cơ sở nhằm mục đích:
Giới thiệu các thành viên của đội kiểm toán với lãnh đạo bên được kiểm toán
Xem xét phạm vi, đối tượng và chương trình kiểm toán, thống nhất thời gian tiến hành
Cung cấp tóm tắt các phương pháp và thủ tục tiến hành kiểm toán Thiết lập các mối thông tin chính thức giữa đội kiểm toán và bên được kiểm toán
Khẳng định nguồn lực và các phương tiện cần cho đội kiểm toán đã có sẵn
Định ngày giờ cho phiên họp kết thúc
Thúc đẩy bên được đánh giá tham gia tích cực vào cuộc kiểm toán Xem xét địa điểm an toàn và quy trình cấp cứu cho đội kiểm toán. Thu thập các chứng cứ kiểm toán
Phải thu thập đầy đủ các chứng cứ kiểm toán để có thể xác định xem
HTQLMT của bên được kiểm toán có phù hợp với các chuẩn cứ kiểm toán
hay không. Các chứng cứ kiểm toán phải được thu thập thông qua phỏng
vấn, kiểm tra tài liệu và quan sát các hoạt động, điều kiện thực tế. Những
điểm không phù hợp với chuẩn cứ kiểm toán HTQLMT phải được lập hồ sơ.
Phát hiện khi kiểm toán
Đội kiểm toán cần phải xem xét tất cả các chứng cứ kiểm toán có được để xác định điểm nào của HTQLMT không phù hợp với các chuẩn cứ đánh giá HTQLMT. Đội kiểm toán sau đó phải lập thành văn bản các phát hiện khi đánh giá sự không phù hợp, một cách rõ ràng, ngắn gọn và kèm các chứng cứ kiểm toán.
Các phát hiện kiểm toán phải được xem xét lại cùng với lãnh đạo có trách nhiệm của bên được kiểm toán để đạt được sự xác nhận về cơ sở thực tế của các kết quả về sự không phù hợp.
Phiên họp kết thúc
Sau khi hoàn thiện các bước thu thập chứng cứ và chuẩn bị báo cáo kiểm toán, đội kiểm toán tổ chức phiên họp với lãnh đạo của bên được kiểm toán, trình bày các phát hiện kiểm toán cho bên được kiểm toán sao cho họ thông hiểu và xác nhận cơ sở thực tế của các phát hiện.
2.1.4.3. Báo cáo và hồ sơ kiểm toán
Chuẩn bị báo cáo kiểm toán
Những nội dung cần có trong báo cáo phải là những phần đã được quy định trước trong chương trình kiểm toán.
Nội dung báo cáo
Báo cáo kiểm toán bao gồm các phát hiện kiểm toán hoặc tóm tắt phát hiện có trích dẫn các chứng cứ hỗ trợ. Các mục trong báo cáo cần có sự nhất trí giữa kiểm toán viên trưởng và khách hàng, trong đó có các phần chính sau:
Giới thiệu (Introduction): Giới thiệu qua về cuộc kiểm toán và địa điểm kiểm toán
Quy mô cuộc kiểm toán (Audit scope): Chỉ rõ mục tiêu, phạm vi, giới hạn của cuộc kiểm toán
Phương pháp và cách tiếp cận (Approach & Methodology): Các phương pháp kiểm toán được áp dụng và cách tiếp cận vấn đề của cuộc kiểm toán.
Các phát hiện kiểm toán (Audit findings): Đưa ra các bằng chứng kiểm toán, các phát hiện kiểm toán quan trọng nhất.
Các đề xuất (Recommendations): Đưa ra các giải pháp đề xuất để cải thiện nhứng hạn chế tồn tại trong HTQLMT của đối tượng bị kiểm toán. Kết luận (conclusion): Đưa ra các kết luận cuối cùng của cuộc kiểm toán (như sự phù hợp của HTQLMT với các chuẩn cứ kiểm toán, hệ thống có được sử dụng và duy trì đúng đắn hay không, quá trình xem xét quản lý nội bộ có đảm bảo HTQLMT liên tục phù hợp và hiệu quả hay không).
Phân phối báo cáo kiểm toán Lưu trữ bảo vệ tài liệu.
Quá trình kiểm toán kết thúc khi tất cả các hoạt động kiểm toán trong chương trình kiểm toán được kết luận.
