2010 2011 2012 201 36 tháng đầu năm
4.2.1.Hoàn thiện công tác nhận hàng và kiểm tra hàng
Ngay từ khâu kiểm tra hàng (đối với quy trình xuất khẩu) và khâu nhận hàng để vận chuyển (đối với quy trình nhập khẩu), công ty cần phải hết sức chú ý đến chất lượng của hàng hoá. Công ty phải kiểm tra hàng hoá một cách kỹ lưỡng, nếu hàng hoá có sai sót gì về phẩm chất, chất lượng cũng như về số lượng thì công ty phải thông báo ngay với khách hàng để khách hàng biết về tình trạng của hàng hoá trước khi công ty tiến hành các bước tiếp theo trong quy trình. Cụ thể:
- Nhân viên Giao nhận khi đến nhận hàng của khách cần kiểm tra hồ sơ và đề nghị khách bổ sung luôn hồ sơ nếu thiếu, tránh để bị mất hàng, thiếu hàng.
- Đối với những hàng khách yêu cầu báo cân trước khi xuất, cần phải ghi lại số điện thoại của khách hàng để nhân viên Dịch vụ khách hàng thông báo cho khách hàng để lô hàng đi kịp chuyến.
- Nhân viên Giao nhận cần chú ý giao hàng đúng giờ, tránh tình trạng giao hàng quá sát giờ (cut-off) nên không thể làm kịp thủ tục xuất hàng, khiến hàng bị để lại, đảm bảo luôn trang bị theo mình những vật dụng cần thiết để việc giao nhận
hàng có hiệu quả như nhãn dán xác định loại dịch vụ, vận đơn, phiếu ký nhận phát hàng, phiếu ghi nhận hành trình công tác hàng ngày...
- Kiểm tra kĩ những vấn đề liên quan đến hàng hóa trước khi nhận hàng để có những biện pháp xử lý kịp thời khi có những tình huống bất ngờ xảy ra. Cần chú ý kiểm tra cả hồ sơ Hải quan được khách cung cấp (đặc biệt là các hồ sơ hàng mậu dịch), yêu cầu khách hàng bổ sung và sửa chữa nếu cần thiết kịp thời để có thể thông quan hàng một cách nhanh nhất.