d. Kinh phí công đoàn (KPCĐ)
2.2.2.1. Kế toán tiền lương
Với lương thời gian: Hằng ngày phụ trách bộ phận hoặc người được ủy quyền sẽ căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công ngày cho từng người (Bảng chấm công các bộ phận), ghi rõ ngày làm việc, ngày nghỉ của mỗi người. Cuối tháng, người chấm công và người phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và tiến hành tổng hợp lương từng người, chuyển bảng chấm công về phòng KTTC để tiến hành kiểm tra, tính lương phải trả kết hợp với bảng tạm ứng lương, lập bảng thanh toán tiền lương. Sau khi được xét duyệt sẽ được chuyển xuống phòng KTTC để thanh toán lương cho nhân viên.
Với lương sản phẩm: Ban đầu phòng kế hoạch của công ty giao khoán sản phẩm cho các đội trực tiếp thi công một khối lượng công trình cần hoàn thành trong một thời gian nhất định. Các tổ sẽ căn cứ vào khả năng của công nhân để xác định lượng công việc sẽ hoàn thành trong thời gian mà công ty giao.
Người công nhân tự chấm công cho mình, các đội trưởng chủ công trình theo giõi việc chấm công này bằng việc ký xác nhận vào bảng chấm công đó. Cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công chung từng đơn vị tổng hợp ngày công lao động của công nhân. Căn cứ vào hợp đồng giao khoán cho từng hạng mục công trình và bảng chấm công ta tính được đơn giá một ngày công, từ đó xác định lương của từng công nhân kết hợp với bảng tạm ứng lương của các phòng ban, sau đó kế toán lập bảng thanh toán tiền lương, bảng này được chuyển lên phòng kế toán tài chính xét duyệt, trình lên Tổng giám đốc ký duyệt , chuyển cho kế toán viết phiếu chi và thanh toán vào
kỳ thanh toán mà công ty quy định. Khi nhận lương công nhân viên phải ký nhận vào Bảng lương.
Từ bảng thanh toán tiền lương khoán sản phẩm và bảng thanh toán tiền lương thời gian kế toán sẽ lập bảng thanh toán tiền lương toàn công ty. Từ bảng tổng hợp lương toàn công ty kế toán tiến hành lập Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội.
Công ty thanh toán lương cho công nhân viên làm 2 kỳ:
Kỳ 1 tạm ứng lương vào ngày 26 hàng tháng, căn cứ vào quyết định cuả giám đốc, kế toán tiền lương tiến hành trả tiền tạm ứng cho cho nhân viên.Khoản tiền tạm ứng này chỉ áp dụng đối với nhân viên văn phòng và nhân viên phòng quản lý nên không phải theo dõi chi tiết. Căn cứ vào số tiền tạm ứng kế toán lập phiếu chi, căn cứ vào phiếu chi, các bảng thanh toán tạm ứng thủ quỹ tiến hành chi. Kế toán ghi: Nợ TK 334.1: 42.300.000 Phụ lục 02, 03 – trang 5, 6
Có TK 111.1: 42.300.000
Căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương các bộ phận và phiếu chi kế toán vào sổ Nhật ký chung, và vào sổ cái TK 334.
Sau khi tiến hành tính toán tiền lương phải trả cho công nhân viên vào ngày 31/03/2014 và phân bổ cho các đối tượng. Kế toán lập bảng phân bổ tiền lương – BHXH và tiến hành ghi sổ nhật ký chung, kế toán ghi:
Lương trả cho công nhân trực tiếp sản xuất:
Nợ TK 622: 35.517.500 Phụ lục 14 – trang 17 Có TK 334 (334.1): 35.517.500
Lương trả cho cán bộ quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 642: 60.717.000 Phụ lục 14 – trang 17 Có TK 334 (334.1): 60.717.000
Lương trả cho cán bộ quản lý đội xây dựng:
Nợ TK 627: 28.620.000 Phụ lục 14 – trang 17 Có TK 334(334.1): 28.620.000
Dựa vào bảng thanh toán tiền lương, kế toán tính thuế TNCN phải nộp cho người lao động, sau đó kế toán vào sổ cái TK 334 và TK 333, đồng thời vào sổ chi tiết TK 3335.
Nợ TK 334: 129.000 phụ lục 05- trang 8 Có TK 3335: 129.000
Cuối năm công ty làm tờ khai và nộp thuế TNCN cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong công ty.
Thanh toán lương kỳ 2: căn cứ vào bảng lương tháng của từng đội, từng bộ phận, kế toán tiền lương tiến hành tổng hợp thanh toán tiền lương, kế toán tiền lương sẽ tổng hợp theo từng bộ phận, sau khi được sự đồng ý của kế toán trưởng. Giám đốc sẽ chuyển bảng tổng hợp cho kế toán thanh toán để lập phiếu chi, sau khi trừ đi các khoản bảo hiểm, thuế TNCN và tiền ứng trước lần 1, kế toán tính ra số tiền còn thanh toán kỳ 2 và định khoản:
Nợ TK 334: 76.692.500 Phụ lục 12 – trang 15 Có TK 111.1: 76.692.500
Sau đó, dựa vào Bảng thanh toán tiền lương và phiếu chi lương kỳ 2 kế toán vào sổ nhật ký chung và vào sổ cái TK 334, sổ cái TK 111
Nghiệp vụ về tiền ăn ca đã được hạch toán vào tiền lương hàng tháng nên kế toán không phải hạch toán riêng nghiệp vụ này.
Lương tháng 13, đến cuối năm kế toán mới phải ghi nhận khoản này và ghi nhận như một khoản chi phí lương.