- Lọnh đạo Cụ c: Cục trưởng, được bổ nhiệm, hoặc miễn nhiệm bởi Thủ
Tởn phúng ban
3.1.3. Tổ chức lưu trữ hiện hỏnh củacõc Bộ,ngỏn hở TW.
Về mừ hớnh tổ chức lưu trữ của cõc Bộ, ngỏnh TW khừng cụ gớ thay đổi, cụ nghĩa lỏ vẫn duy trớ hớnh thức Phúng Lưu trữ trực thuộc Văn phúng Bộ, ngỏnh như đọ trớnh bỏy ở chương hai. Bởi lẽ, Văn phúng Bộ, ngỏnh lỏ trung
tóm đảm bảo thừng tin quõ khứ vỏ hiện tại cho hoạt động của Bộ, ngỏnh. Cần phải cụ một đơn vị tổ chức lưu trữ để giỷp Bộ trưởng, Chõnh Văn phúng Bộ, ngỏnh hướng dẫn chỉ đạo việc lập vỏ nộp lưu hồ sơ của cõc cơ quan, đơn vị tổ chức thuộc Bộ, ngỏnh ; tổ chức bảo quản vỏ tổ chức khai thõc sử dụng tỏi liệu, đồng thời định kỳ giao nộp tỏi liệu cụ giõ trị lịch sử vỏo Trung tóm Lưu trữ quốc gia.
Như vậy, Phúng Lưu trữ Bộ, ngỏnh vừa cụ chức năng quản lợ cừng tõc lưu trữ vừa thực hiện nhiệm vụ tổ chức bảo quản cụ thời hạn vỏ phục vụ khai thõc, sử dụng tỏi liệu lưu trữ trong phạm vi Bộ, ngỏnh. Phúng Lưu trữ được chia lỏm 02 bộ phận : Bộ phận quản lợ cừng tõc lưu trữ vỏ bộ phận quản lợ tỏi liệu lưu trữ. Bộ phận quản lợ cừng tõc lưu trữ cụ nhiệm vụ tham mưu cho lọnh đạo cơ quan về quản lợcừng tõc lưu trữ của cơ quan ; xóy dựng cõc văn bản của cơ quan qui
88
định hướng dẫn về cừng tõclưu trữ của cơ quan như lỏ qui chế về cừng tõc lưu trữ, hướng dẫn về lập danh mục hồ sơ vỏ lập hồ sơ ;kiểm tra đõnh giõ về lưu trữ của cõc đơn vị trong cơ quan.
Biởn chế cõn bộ của Phúng Lưu trữ Bộ, ngỏnh theo chỷng từi lỏ từ 5-6 người trong đụ tối thiểu 02 cõn bộ đại học về lưu trữ. Phúng do một Trưởng phúng lọnh đạo, giỷp việc Trưởng phúng cụ một Phụ trưởng phúng. Hiện nay, lưu trữ mỗi Bộ, ngỏnh thường khừng quõ 03 người vỏ khừng được đỏo tạo về lưu trữ. Vớ thế đọ khừng thể lỏm tốt việc hướng dẫn lập hồ sơ, thu thóp, chỉnh lý tỏi liệu hớnh thỏnh hỏng năm của cõc đơn vị thuộc Bộ, ngỏnh (Thực tế tỏi liệu ở cõc Bộ, ngỏnh TW hiện nay hầu như chưa thu thập vỏ chưa cụ số liệu thống kở cụ thể). Nếu số lượng vỏ chất lượng cõn bộ lưu trữ khừng được tăng đến mức cần thiết thớ chắc chắn sẽ xảy ra tớnh trạng tỏi liệu đang ở cõc đơn vị tổ chức hoặc chất động trong kho lưu trữ, khừng được tổ chức khoa học vỏ kờo dỏi triền miởn từ năm nay qua năm khõc góy thất thoõt lớn cho tỏi liệu lưu trữ quốc gia vỏ dĩ nhiởn sẽ ảnh hưởng khừng nhỏ đến việc tổ chức khai thõc, sử dụng tỏi liệu trước mắt của Bộ, ngỏnh.
3.1.4. Tổ chức lưu trữ chuyởn ngỏnh.
Thực tế chứng minh rằng, trong xọ hội hiện nay một phương thức lỏm việc mới đọ vỏ đang hớnh thỏnh, phõt triển, đụ lỏ cõc ngỏnh, cõc cấp tự quản lợ, tự chịu trõch nhiệm về hoạt động của mớnh dưới sự quản lý của nhỏ nước. Đối với ở một số ngỏnh, cơ quan cụ yởu cầu đặc biệt về sử dụng, bảo quản tỏi liệu hớnh thỏnh trong hoạt động của mớnh thớ nhỏ nước cụ thể phón cấp cho Bộ hoặc ngỏnh đụ tự bảo quản vỏ tổ chứckhai thõc,sử dụng tỏi liệu lưu trữ dưới sự quản lợ của nhỏ nước thừng qua Cục Lưu trữ Quốc gia. Người ta gọi đụ lỏ lưu trữ chuyởn ngỏnh,tổ chức lưu trữ chuyởn ngỏnh cụ thể thực hiện đối với những Bộ, ngỏnh hớnh thỏnh nhiều tỏi liệu đặc thỳ, như chứa đựng nhiều bợ mật quốc gia hoặc nội dung tỏi liệu mang tợnh chuyởn ngỏnh sóu sắc, được sử dụng thường xuyởn để phục vụ cho hoạt động của cơ quan. Theo chỷng từi, ngoỏi tổ chức lưu trữ chuyởn ngỏnh của Bộ An ninh, Bộ Ngoại giao vỏ Bộ Quốc phúng thớ ở nước
89
CHDCND Lỏo, theo chỷng từi cõc cơ quan khõc nởn được thỏnh lập cõc lưu trữ chuyởn ngỏnh lỏ:
+ Lưu trữ Cục Mỏ - Địa chất thuộc Bộ Năng Lượng vỏ Mỏ. + Lưu trữ Cục Đo đạc vỏ Bản đồ Quốc gia thuộc Bộ Nội vụ. + Lưu trữ Cục Khợ tượng- Thủy văn thuộc Bộ Tỏi nguyởn vỏ Mừi
trường. ( Xem sơđồ 7)
Ba lưu trữ chuyởn ngỏnh trởn gồm những tỏi liệu mang những thừng tin liởn quan mật thiết đến cừng việc hỏng ngỏy của cơ quan, đơn vị đọ sản sinh ra chỷng. Để giải quyết cừng việc giai đoạn sau, nhiều khi phải nghiởn cứu, tớm hiểu cõc thừng tin liởn quan của giai đoạn trước. Việc nghiởn cứu đụ phần lớn nhờ vỏo tỏi liệu lưu trữ. Vớ vậy, loại tỏi liệu nỏy được sử dụng thường xuyởn, liởn tục. Vợ dụ : Loại tỏi liệu quan trắc dỳng để nghiởn cứu dự bõo thời tiết của ngỏnh Khợ tượng- Thủy văn cụ giõ trị thực tiễn hỏng chục năm, thậm chợ hỏng trăm năm. Để đưa ra một dự bõo mang tợnh chợnh xõc cao nhất, người ta phải dựa vỏo hệ thống tỏi liệu quan trắc của nhiều năm phản õnh những qui luật vỏ tợnh bất thường của thiởn nhiởn…
Tổ chức lưu trữ chuyởn ngỏnh chủ yếu thực hiện hai chức năng : Quản lợ cừng tõc lưu trữ trong phạm vi cơ quan, cõc đơn vị trực thuộc vỏ thực hiện bảo quản cố định hồ sơ tỏi liệu được hớnh thỏnh trong quõ trớnh hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Hiện nay, đội ngũ cõn bộ cụ trớnh độ chuyởn mừn của cõc lưu trữ chuyởn ngỏnh cún rất thiếu. Vớ vậy, theo chỷng từi mỗi lưu trữ chuyởn ngỏnh nởn cụ biởn chế cõn bộ tối thiểu 06người, trong đụ 02 người cụ trớnh độ đại học vỏ 03 trung học lưu trữ… Cụ như vóy, mới cụ thể đảm bảo việc thực hiện tốt cừng tõc lưu trữ của cơ quan, đơn vị.
90
Sơ đồ 7 :
SƠ ĐỒ HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƢU TRỮ CHUYấN NGáNH
Ghi chỷ :
Lọnh đạo trực tiếp Quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ
Cục Lưu trữ Quốc gia Lưu trữ Bộ Quốc phúng thuộc Văn phúng của Bộ Quốc phúng Lưu trữ Bộ An ninh thuộc Văn phúng của Bộ An ninh Lưu trữ Bộ Ngoại giao thuộc Văn phúng của Bộ Ngoại giao Lưu trữ Cục Khợ tượng- Thủy văn thuộcVăn phúng của Bộ Tỏi nguyởn vỏ Mừi trường Lưu trữ Cục Đo đạc vỏ Bản đồ Quốc gia thuộcVăn phúng của Bộ Nội vụ Lưu trữ Cục Mỏ - Địa chất thuộcVăn phúng của Bộ Năng lượng vỏ Mỏ Văn phúng Chợnh phủ
91