Trung tóm,viện, kho lưu trữ lịch sử lỏ nơi tập trung bảo quản cố định vỏ tổ chức khai thõc sử dụng tỏi liệu lưu trữ của quốc gia, cụ tởn gọi lỏ trung tóm, viện hay kho lưu trữ tỳy thuộc vỏo cõch sử dụng ngừn từ của từng quốc gia vỏ chức năng của cơ quan lưu trữ đụ.
Ở Trung Quốc cụ tởn lỏ Viện Lưu trữ quốc gia tổng hợp (hay cún gọi lỏ Viện Lưu trữ lịch sử) của TW. Ở địa phương thớ mỗi tỉnh, mỗi huyện đều cụ viện lưu trữ tổng hợp của tỉnh hoặc viện lưu trữ tổng hợp của huyện. Ở Phõp, Anh, Mỹ, Australia đều thỏnh lập cõc Viện Lưu trữ tổng hợp ở TW vỏ cấp tỉnh(hoặc bang). Ở Malaixia, Inđừnởxia, Canađa thỏnh lập cõc Viện lưu trữ tổng hợp theo từng vỳng lọnh thổ, một vỳng lọnh thổ bao gồm một số tỉnh, hoặc bang ở gần nhau, khừng nhất thiết theo đơn vị hỏnh chợnh địa phương.
Ở Phõp, Nga, Trung Quốc cún thỏnh lập cõc Viện Lưu trữ chuyởn ngỏnh cho cõc ngỏnh: Quốc phúng, Ngoại giao… Ngoỏi ra, ở Trung Quốc thỏnh lập lưu trữ chuyởn ngỏnh của Túa õn, Viện kiểm sõt nhón dón tối cao vỏ lưu trữ chuyởn ngỏnh Cừng an[4 ;52]
Ở Việt Nam cụ 4 Trung tóm Lưu trữ Quốc gia : Trung tóm Lưu trữ Quốc gia I, Trung tóm Lưu trữ Quốc gia III đặt tại Hỏ Nội ; Trung tóm Lưu trữ Quốc gia II đặt tại thỏnh phố Hồ Chợ Minh vỏ Trung tóm Lưu trữ Quốc gia IV đặt tại thỏnh phố Đỏ Lạt, tỉnh lóm Đồng.
- Lƣu trữ hiện hỏnh (Lƣu trữ cơ quan) :
Lỏ những lưu trữ luón chuyển được thỏnh lập ở cõc cơ quan. Tỏi liệu cụ giõ trị lịch sử được bảo quản ở lưu trữ hiện hỏnh một thời gian nhất định (tỳy thuộc vỏo quy định của mỗi quốc gia) thớ nộp vỏo lưu trữ lịch sử.Cún những tỏi liệu khừng cụ giõ trị lịch sử thớ bảo quản ở đóy cho đến khi hết giõ trị thực tiễn thớ tiởu hủy.
34
- Cõc cơ sở đỏo tạo cõn bộ lưu trữ.
Chức năng chợnh của cõc cơ sở đỏo tạo cõn bộ lưu trữ, lỏ đỏo tạo nguồn nhón lực lỏm cừng tõc lưu trữ, quản lý lưu trữ ở cõc lưu trữ lịch sử, lưu trữ hiện hỏnh của cõc cơ quan, tổ chức, cõc doanh nghiệp cừng vỏ tư...
Về cấp bậc đỏo tạo chủ yếu cụ ba cấp : trung cấp, cao đẳng, đại học. Đơn vị phụ trõch đỏo tạo lỏ trường, học viện, khoa hoặc bộ mừn. Vợ dụ : Ở Việt Nam hiện nay cụ Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương, đỏo tạo cõn bộ trung cấp văn thư, lưu trữ ; Trường Đại học Nội vụ, trong đụ cụ khoa Lưu trữ lỏm nhiệm vụ đỏo tạo bậc cao đẳng vỏ đại học lưu trữ ; Khoa Lưu trữ học vỏ Quản trị văn phúng, Trường Đại học Khoa học xọ hội vỏ Nhón văn, Đại học Quốc gia Hỏ Nội vỏ Bộ mừn Lưu trữ học vỏ Quản trị văn phúng thuộc khoa Lịch sử Trường Đại học Khoa học xọ hội vỏ Nhón văn, Đại học Quốc gia thỏnh phố Hồ Chợ Minh đảm nhận trõch nhiệm đỏo tạo cõn bộ đại học lưu trữ vỏ quản trị văn phúng. Ở Phõp, thỏnh lập Khoa Lưu trữ ở Trường Lưu trữ vỏ Cổ tự học. Ở Trung Quốc thỏnh lập Học viện Lưu trữ trực thuộc Trường Đại học Nhón dón Bắc Kinh. Ở Nga cụ Trường Đại học Lưu trữ lịch sử Quốc gia Mõtxcơva, sau nỏy đổi thỏnh Trường Đại học Nhón vănMõtxcơva. Đóy lỏ trường đỏo tạo cõn bộ lưu trữ chủ yếu cho Nga vỏ cho nhiều nước khõc. Cõc cơ sở đỏo tạo cõn bộ lưu trữ từ bậc học cao đẳng trở lởn đều do ngỏnh giõo dục quản lý.
Ngoỏi ra, ở cõc Trường Đại học tổng hợp của một số nước cún đỏo tạo bậc thạc sĩ, tiến sĩ lưu trữ học như Trung Quốc, Anh, Australia, Nga, Việt Nam.
Ngoại trừ cõc bậc học nụi trởn, ở nhiều quốc gia cún tổ chức đỏo tạo, bồi dưỡng cõn bộ lưu trữ bằng cõc lớp ngắn hạn từ 3 đến 6 thõng. Lưu trữ Quốc gia Phõp, Lưu trữ Quốc gia Malaixia hỏng năm đều mở những lớp ngắn hạn như vậy cho cõn bộ, cừng chức lưu trữ Phõp vỏ một số nước khõc. Nội dung học tập của cõc lớp ngắn hạn chủ yếu lỏ về kĩ thuật nghiệp vụ lưu trữ vỏ kĩ thuật bảo quản tỏi liệu lưu trữ, sõch, tư liệu khõc.Cõc lớp ngắn hạn được mở theo chủ đề như kiểu cõc lớp tập huấn cho cõn bộ lưu trữ ở cõc lưu trữ địa phương hoặc lưu trữ cõc Bộ, ngỏnh khừng giảng dạy nhiều về lý thuyết mỏ chủ yếu lỏ thực hỏnh.
35
- Cõc cơ quan nghiởn cứu khoa học lưu trữ.
Từ lóu, một số nước lớn cụ cừng tõc lưu trữ phõt triển đều tổ chức cơ quan nghiởn cứu khoa học lưu trữ. Ở Liởn Xừ(cũ) vỏ nước Nga (hiện nay) cụ Viện Nghiởn cứu về văn kiện học vỏ Lưu trữ học trực thuộc Tổng Cục quản lợ lưu trữ. Chức năng chợnh của Viện lỏ nghiởn cứu cõc vấn đề văn kiện học vỏ lưu trữ học vỏ một số khoa học kế cận của lưu trữ học như cừng bố học, sử liệu học. Viện được tổ chức theo từng bộ mừn nghiởn cứu. Hỏng năm, Viện tổ chức cõc hội nghị khoa học, cõc hội thảo vỏ thừng tin khoa học cõc cừng trớnh nghiởn cứu về nhiều vấn đề như xõc định giõ trị tỏi liệu, bảo quản tỏi liệu lưu trữ, ứng dụng tin học trong lưu trữ, v.v…
Ở Việt Nam cụ Trung tóm nghiởn cứu khoa học Văn thư lưu trữ trực thuộc Cục Văn thư vỏ Lưu trữ nhỏ nước.
Đa số cõc viện, trung tóm lưu trữ quốc gia của cõc nước lỏ cơ quan lỏm sự nghiệp văn hụa, khoa học, cụ chức năng nghiởn cứu về lưu trữ học vỏ cõc khoa học kế cận.
Tụm lại, căn cứ vỏo hớnh thức tổ chức quản lợ nhỏ nước về cừng tõc lưu
trữ vỏ quản lợ tỏi liệu lưu trữ của quốc gia để phón loại mừ hớnh chung hệ thống tổ chức lưu trữ quốc gia. Căn cứ vỏo đặc trưng nỏy cụ thể phón chia hai mừ hớnh tổ chức lưu trữ quốc gia của một số nước.Đụ lỏ mừ hớnh tổ chức lưu trữ theo hớnh thức cơ quan cụ chức năng tập trung quản lợ tỏi liệu lưu trữ đồng thời cụ chức năng quản lợ nhỏ nước về cừng tõc lưu trữ (gọi tắt lỏ mừ hớnh chức năng
hỗn hợp) vỏ mừ hớnh tổ chức lưu trữ theo hớnh thức tõch biệt chức năng của cõc
36
Sơ đồ 2 :
SƠ ĐỒ HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƢU TRỮ NHá NƢỚC VIỆT NAM
(Căn cứ vỏo Thừng tư số 02/2010/TT-BNV, ngỏy 28 thõng 4 năm 2010 của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn vỏ tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chợnh phủ vỏ Ủy ban nhón dón cõc cấp)
Ghi chỷ:
Quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ Lọnh đạo trực tiếp BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƢ Vá LƢU TRỮ NHá NƢỚC CạC ĐƠN VỊ CHỨC NĂNG (1) PHềNG VĂN THƢ- LƢU TRỮ CạC BỘ, CƠ QUAN NGANG BỘ, CƠ QUAN TRỰC THUỐC CHẻNH PHỦ ( Lưu trữ hiện hỏnh) CạC LƢU TRỮ CHUYấN NGáNH CẤP TỈNH CHI CỤC VĂN THƢ LƢU TRỮ THUỘC SỞ NỘI VỤ CẤP HUYỆN TỔ HOẶC CễNG CHỨC CHUYấN TRạCH VĂN THƢ LƢU TRỮ THUỘC PHềNG NỘI VỤ CẤP Xẳ CễNG CHỨC VĂN PHềNG -THỐNG KẾ KIấM NHIỆM CễNG TạC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI UBND Xẳ, PHƢỜNG, THỊ TRẤN CạCTỔ CHỨC SỰ NGHIỆP (2)
37
Sơ đồ chi tiết (1)