- Lọnh đạo Cụ c: Cục trưởng, được bổ nhiệm, hoặc miễn nhiệm bởi Thủ
2.2.4.Tổ chức lưu trữ chuyởn ngỏnh.
Tởn phúng ban
2.2.4.Tổ chức lưu trữ chuyởn ngỏnh.
Điều lệ số:121/ỈẶ-Ẩ ngỏy 27/6/1994 của Bộ trưởng Chủ nhiệm Văn phúng Phủ Thủ tướng về cừng tõc văn thư vỏ lưu trữ quy định : „„Cõc ngỏnh cụ nhiều hồ sơ, tỏi liệu quan trọng vỏ bợ mật như Quốc phúng, An ninh, Ngoại giao được lập kho lưu trữ riởng nhưng phải chịu sử chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ của Cục Lưu trữ nhỏ nước thuộc Văn phúng Phủ Thủ tướng‟‟[23 ;6]
Thực hiện quy định nỏy, ba kho lưu trữ chuyởn ngỏnh đọ sớm được thỏnh lập, đụ lỏ :
+ Lƣu trữ chuyởn ngỏnh Bộ Quốc phúng :
Thỏnh lập năm 2001 theo Quy định số: 883/ỈÉâởngỏy 15/10/2001 về tổ chức Ban Lưu trữtrực thuộc Cục Nghiởn cứu tổng hợp của Văn phúng Bộ Quốc phúng. Ban Lưu trữcụ chức năng tham mưu giỷp Bộ trưởng trong quản lý cừng tõc lưu trữ vỏ trực tiếp quản lý kho lưu trữ chuyởn ngỏnh.
Về cơ cấu tổ chức, Ban Lưu trữ gồm cụ: Trưởng ban vỏ Phụ trưởng ban ; Bộ phận Thu thập, bổ sung 03 người ; Bộ phận Chợnh lý - Phón loại gồm 03 người ; Bộ phận Bảo quản - Khai thõc sử dụng 02 người. Trong số đụcụ 01 thạc sĩ lưu trữ vỏ 01 cử nhón lưu trữ, số cõn bộ chiến sĩ lỏm cừng tõc lưu trữ cún
59
lạichủ yếu được bồi dưỡng nghiệp vụ qua cõc lớp tập huấn ngắn hạn về lưu trữ. Do vậy, gặp khừng ợt khụ khăn trong cừng việc chuyởn mừn.
+Lƣu trữ chuyởn ngỏnh Bộ An ninh :
Thỏnh lập năm 2009 theo Quy định số: 452/ÉâẶ ngỏy 13/5/2009 về tổ chức Cục Lưu trữ thuộc Văn phúng của Bộ An ninh. Cục cụ chức năng tham
mưu giỷp Bộ trưởng, Chõnh Văn phúng Bộ về nghiởn cứu kế hoạch, quy định về cừng tõc lưu trữ ; quản lý bảo quản vỏ tổ chức khai thõc sử dụng tỏi liệu lưu trữ cụ liởn quan đến cừng tõc an ninh.
Về cơ cấu tổ chức, Cục Lưu trữ Bộ An ninh gồm 04 Phúng ban chức năng : Phúng Nghiởn cứu tổng hợp, Phúng Bảo quản tỏi liệu,Phúng Nghiệp vụ lưu trữ vỏ Phúng Bảo quản tỏi liệu mật. Về biởn chế cõn bộ, cụ 01 Cục trưởng, 02 Phụ Cục trưởng vỏ 19 cõn bộ chuyởn viởn, trong đụ cụ 01 cử nhón lưu trữ tốt nghiệp từ Việt Nam năm 2012, cún lại cõn bộ đều khừng cụ nghiệp vụ chuyởn ngỏnh lưu trữ.
+ Lƣu trữ chuyởn ngỏnh Bộ Ngoại giao :
Thỏnh lập năm 2009theo Quy định số:102/Ỉâà ngỏy 26/02/2009 về tổ chức
Phúng Lưu trữ vỏ Thư viện trực thuộc Văn phúng của Bộ Ngoại giao. Phúng
Lưu trữ vỏ Thư viện cụ chức năng giỷp Bộ trưởng, Chõnh Văn phúng Bộ quản lý, bảo quản vỏ tổ chức khai thõc,sử dụng tỏi liệu lưu trữ của Bộ vỏ quản lý thư viện Bộ.
Về cơ cấu tổ chức, gồm Trưởng phúng vỏ Phụ trưởng phúng ; Bộ phận Lưu trữ 02 người (cụ 01 cử nhón lưu trữ tốt nghiệp từ Việt Nam năm 2011); Bộ phận Thư viện 02 người.
Nhớn chung, đội ngũ cõn bộ lỏm cừng tõc lưu trữ hiện nay ở cõc lưu trữ chuyởn ngỏnh cún thiếu về số lượng vỏ yếu về chuyởn mừn nghiệp vụ.
60
Điều 6, mục 2 Nghị định số: 253/-Ẩngỏy 19/8/2011của Chợnh phủ về cơ cấu tổ chức vỏ hoạt động của Bộ Nội vụ.Quy định về tổ chức lưu trữ ở địa phương như sau :
+ Sở Nội vụ thuộc UBND tỉnh, thỏnh phố trực thuộc TW thỏnh lập Phúng Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ tỉnh, thỏnh phố trực thuộc TW.Phúng Lưu trữ cụ chức năng giỷp Sở Nội vụ, thỏnh phố trực thuộc TW thực hiện quản lý cừng tõc lưu trữ vỏ tỏi liệu lưu trữ trong phạm vi của mớnh.
+ Phúng Nội vụ thuộc UBND huyện, thỏnh lập Tổ Lưu trữ thuộc Phúng Nội vụ huyện, cụ chức năng giỷp Phúng Nội vụ thực hiện quản lý cừng tõc lưu trữ vỏ tỏi liệu lưu trữ trong phạm vi huyện. ( xem sơ đồ 3 vỏ 4)
Nhưng trởn thực tế, ở cấp địa phương chưa thỏnh lập được hệ thống tổ chức lưu trữ. Mặc dỳ đọ cụ văn bản hướng dẫn như đọ nởu trởn. Từ đụ, dẫn đến tỏi liệu bị phón tõn, mất mõt, khừng cụ sự quản lý thống nhất, việc sử dụng tỏi liệu cũng rất tỳy tiện bởi chưa cụ qui định cụ thể của nhỏ nước.
Đóy cụ thể coi lỏ vấn đề tồn tại mang tợnh cấp thiết cần được giải quyết của hệ thống tổ chức lưu trữ địa phương. Bởi cõc địa phương lỏ nguồn sản sinh ra một khối lượng lớn tỏi liệu lưu trữ quốc gia.
61
SƠ ĐỒ HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƢU TRỮ NHá NƢỚC LáO HIỆN NAY
(Căn cứ theo Quyết định số :121/Ề-ngỏy 08/3/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ)
Sơ đồ 4 BỘ NỘI VỤ CỤC LƢU TRỮ QUỐC GIA CạC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC CỤC PHềNG LƢU TRỮ THUỘC VĂN PHềNG CạC BỘ, NGáNH CạC LƢU TRỮ CHUYấN NGáNH CẤP TỈNH PHềNG LƢU TRỮ THUỘC SỞ NỘI VỤ TỈNH CẤP HUYỆN TỔ LƢU TRỮ THUỘC VĂN PHềNG NỘI VỤ HUYỆN Ghi chỷ: Lọnh đạo trực tiếp
62
SƠ ĐỒ THỰC TẾ VỀ HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƢU TRỮ NHá NƢỚC LáO HIỆN NAY