b. Xử lý trên phân cấp
2.2.1.5.Quản lý Đơn/Hợp đồng/GCN bảo hiểm:
- Đơn/Hợp đồng/GCN bảo hiểm/Thông báo thu phắ bảo hiểm được phát hành ắt nhất 02 bản gốc, bao gồm: 01 bản gốc cho khách hàng, 01 bản gốc lưu tại Đơn vị kinh doanh. Số lượng bản gốc có thể tăng lên tùy theo nhu cầu của khách hàng và yêu cầu về quản lý của Đơn vị.
- Chuyển 01 bản gốc Thông báo thu phắ bảo hiểm cho bộ phận Kế toán tại Đơn vị. - Chuyển 01 bản copy Đơn/Hợp đồng/GCN bảo hiểm về Tổng công ty: Đối với dịch vụ bảo hiểm có TBH tạm thời, đơn vị gửi chuyển ngay 01 bản sao (bằng fax/email) Đơn/Hợp đồng/GCN bảo hiểm/Thông báo thu phắ bảo hiểm về Ban TBH để thông báo kịp thời cho các nhà TBH.
- Sau khi hóa đơn thu phắ phát ra:
+ Cán bộ khai thác có trách nhiệm theo dõi và yêu cầu khách hàng thanh toán phắ bảo hiểm theo đúng điều kiện thanh toán quy định trong Đơn/Hợp đồng/GCNBH. Bộ phận Kinh doanh của Đơn vị có trách nhiệm chắnh đôn đốc phòng kinh doanh của Đơn vị thu phắ đúng hạn. Trên cơ sở báo cáo của Đơn vị, Ban Tài chắnh kế toán, Ban Tái bảo hiểm có trách nhiệm phối hợp đôn đốc.
+ Theo dõi/xử lý công nợ phắ bảo hiểm; chi phắ môi giới, thanh toán hoa hồng, đại lý; công tác thống kê: theo quy định hiện hành của Tổng công ty.
- Giải quyết các yêu cầu phát sinh của khách hàng: Trong quá trình thực hiện Hợp đồng, nếu có bất cứ thay đổi nào từ phắa Bảo hiểm PVI hoặc khách hàng thì cán bộ khai thác có trách nhiệm trao đổi với khách hàng, lập thành văn bản các nội dung thay đổi, báo cáo lãnh đạo và thông báo tới các bộ phận có liên quan. Tiến hành cấp sửa đổi bổ sung nếu cần thiết. Tùy theo tắnh chất và mức độ thay đổi:
+ Các thay đổi không làm thay đổi phạm vi và rủi ro bảo hiểm, cơ sở tắnh phắ bảo hiểm, tỷ lệ phắ bảo hiểm của Đơn bảo hiểm thì đơn vị kinh doanh chủ động thực hiện. + Các thay đổi ảnh hưởng tới phạm vi và rủi ro bảo hiểm, cơ sở tắnh phắ , tỷ lệ phắ bảo hiểm của đơn bảo hiểm thì thực hiện đầy đủ các bước theo trình tự như cấp đơn bảo hiểm.
Bản sửa đổi bổ sung cho các thay đổi này được lưu cùng và là một bộ phận không thể tách rời của Đơn/Hợp Đồng/GCNBH đã cấp.
- Các công việc khác: hỗ trợ khách hàng trong công tác đề phòng hạn chế tổn thất, chăm sóc khách hàngẦ
Hồ sơ
a. Các tài liệu trong một bộ hồ sơ khai thác bảo hiểm bao gồm:
- Đơn/GCNBH và các Sửa đổi bổ sung.
- Giấy yêu cầu bảo hiểm/Giấy yêu cầu bảo hiểm và Bản câu hỏi đánh giá rủi ro - Giấy ủy quyền (trong trường hợp PTGĐ/PGĐ ký Đơn/Hợp đồng/GCNBH). - Thông báo thu phắ bảo hiểm.
- Ảnh chụp đánh giá rủi ro - Bản chào phắ bảo hiểm. - Hợp đồng bảo hiểm.
- Các giấy tờ pháp lý liên quan đến đối tượng được bảo hiểm (nếu có). - Giấy yêu cầu giám định điều kiện (nếu có).
- Biên bản giám định điều kiện của Bảo hiểm PVI, của các Công ty giám định thuê ngoài (nếu có).
- Các tài liệu liên quan khác .
b. Thời gian lưu: 02 năm tại phòng kinh doanh (sau khi kết thúc dịch vụ). Sau đó lưu tập trung tại kho lưu trữ tại Đơn vị.