Hiện nay CT CP Xăng dầu Tín Nghĩa còn yếu về hoạt động marketing, do vậy CT cần có giải pháp củng cố, xây dựng lại cho vững mạnh nhằm phát huy hiệu quả và vai trò thực sự của marketing và cũng là thực hiện nâng cao hiệu quả kinh doanh của CT từ nay tới năm 2017 trong thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.
1.Chính sách bán hàng: Các chính sách giá cả, khuyên mãi, hậu mãi,..cần phải hết sức linh hoạt, nhanh chóng và kịp thời, qua đó sẽ nâng cao doanh thu cho
CT. Ngoài hoa hồng dành thỏa đáng cho đại lý, CT nên có chế độ thưởng
thêm cho những đại lý đạt mức doanh thu cao nhất, hoặc các đại lý có doanh
thu vượt kế hoạch. Đặc biệt các chương trình khuyến mãi phải tạo sự hấp dẫn với
khách hàng.
2.Bộ phận nghiên cứu thị trường: CT CP cần có bộ phận nghiên cứu thị
thông tin mới nhất trong ngành và đối thủ để từ đó làm cơ sở xây dựng các chiến lược và giải pháp phù hợp cho từng giai đoạn, nhằm gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho CT.
+ Thông qua công tác nghiên cứu thị trường sẽ thu thập thông tin về các đối thủ cạnh tranh và biến động giá của thị trường xăng dầu: Đây là kênh thông tin ảnh hưởng trực tiếp đến sự chuẩn xác của các quyết định cạnh tranh, tuy đã được quan tâm nhưng chưa thường xuyên, thiếu chuẩn xác.
+ Thiết lập hệ thống thông tin khách hàng: CT chưa quan tâm và triển khai bài bản về kênh thông tin quan trọng này. CT gần như phó mặc và lệ thuộc thông tin về khách hàng vào các nhân viên kinh doanh trực tiếp. Vì vậy, các cấp quản trị thường bị động và chưa có các quyết định giải quyết thỏa đáng những phàn nàn-khiếu nại từ phía khách hàng. Cần phải chuẩn hoá chế độ - nội dung báo cáo cung cấp thông tin về khách hàng của các nhân viên kinh doanh, cũng như chế độ gửi phiếu thăm dò từng kỳ tháng - quý đến khách hàng, lập hệ thống hồ sơ thông tin - lý lịch về từng khách hàng.
Bảng 3.1: Nhật ký thông tin khách hàng
NHẬT KÝ THÔNG TIN KHÁCH HÀNG
Tên CT
Ngành sản xuất - kinh doanh
Địa chỉ
Điện thoại
Fax
Người đại diện pháp luật
Số điện thoại liên hệ
Nhiên liệu sử dụng
Hệ thống bồn chứa
Nhà cung cấp hiện tại
Giá hiện tại
Phương thức thanh toán hiện tại
Ghi chú
3. Phòng marketing: Hiên tại bộ phận marketing của CT vẫn còn chung với phòng Kinh doanh. Đây là khó khăn cho hoạt động marketing của CT, dó đó CT CP Xăng dầu Tín Nghĩa cần thành lập phòng marketing riêng để có thể phát huy hết, vai trò, chức năng và nhiệm vụ của marketing.
Phòng Marketing nên tổ chức theo mô hình chức năng của Marketing.
( Nguồn : Tác giả đề xuất)
Hình 3.1: Mô hình tổ chức phòng Marketing
Trưởng phòng Marketing:
Xây dựng và thực hiện chiến lược Marketing, quản lý sản phẩm và truyền thông.
Chịu trách nhiệm mọi hoạt động của phòng Marketing, phân công nhiệm vụ và kiểm soát.
Lập và thực hiện chương trình truyền thông như: khuyến mại, quảng cáo, tài trợ.
Lên kế hoạch quản lý và phân bổ kinh phí cho các hoạt động Marketing. Phối hợp thực hiện các chương trình PR, sự kiện với đối tác thuê ngoài. Thiết lập và thực hiện hệ thống thông tin DN, phân tích dữ liệu thiết lập báo cáo trình Ban giám đốc, tham gia và tham mưu cho Ban giám đốc về chiến lược dài hạn.
Nghiên cứu thị trường, và nghiên cứu phát triển sản phẩm mới.
TRƢỞNG PHÒNG MARKETING
BỘ PHẬN QUẢNG CÁO, KHUYẾN MẠI
BỘ PHẬN NGHIÊN CỨU THỊ TRƢỜNG
Thiết lập ngân sách Marketing, trình Giám đốc duyệt. Chịu trách nhiệm trong phạm vi ngân sách được giao.
Xây dựng kế hoạch, giải pháp và tổ chức thực hiện các mục tiêu – chính sách của CT đối với hoạt động kinh doanh và tiếp thị.
Giúp Giám đốc CT việc điều hành và quản lý mọi hoạt động tiếp thị trên cơ sở chiến lược Marketing dài hạn một cách hiệu qủa, bảo đảm các nguồn lực cho kinh doanh.
Xây dựng và chỉ đạo thực hiện các chương trình nghiên cứu và phát triển, huấn luyện – đào tạo và ứng dụng khoa học kỹ thuật trong hoạt động tiếp thị.
Kết hợp với Trưởng phòng kinh doanh xác định các yêu cầu của khách hàng và đáp ứng các yêu cầu này.
Đồng thời đảm bảo toàn bộ tổ chức nhận thức các yêu cầu mới của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ của CT, đồng thời hỗ trợ bán hàng.
Xây dựng và tổ chức thực hiện phương án chiến lược các kế hoạch trung hạn, ngắn hạn phát triển DN thuộc lĩnh vực chuyên môn phụ trách.
Bộ phận quảng cáo, khuyến mại:
Lập bản kế hoạch truyền thông chi tiết dựa trên kế hoạch Marketing và kế hoạch truyền thông tổng quát của trưởng phòng.
Liên hệ và đặt phương tiện truyền thông.
Phối hợp với bộ phận thiết kế để thiết kế thông điệp và hình ảnh truyền thông.
Viết thông điệp truyền thông.
Phát triển các kênh bán và hoạt động bán, đánh giá và đề xuất cải tiến dịch vụ, sản phẩm.
Cập nhật, tổng hợp thông tin thị trường để hỗ trợ cho việc đánh giá, xây dựng các chiến lược Marketing ngắn, trung và dài hạn.
Triển khai các chương trình quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại và hoạt động quảng bá của CT.
Theo dõi và cập nhật thông tin quảng bá qua các kênh truyền thông. Quản lý mối quan hệ khách hàng được phân công.
Các nhiệm vụ khác theo chức năng và yêu cầu của trưởng phòng Marketing. Bộ phận bán hàng:
Tiếp thị bán hàng và phân phối, chịu trách nhiệm phân phối hàng hoá đến tay người tiêu dùng.
Thu thập thông tin của đối thủ cung cấp cho bộ phận nghiên cứu thị trường. Các nhiệm vụ khác theo chức năng và yêu cầu của trưởng phòng Marketing. Để thực hiện các công việc trên thì đòi hỏi các chuyên viên Marketing phải có trình độ, kiến thức vững chắc. Điều này đang là điểm yếu của CT. Số lượng nhân viên có bằng cử nhân kinh tế của CT tương đối khá, tuy nhiên đa số trình độ còn hạn chế và không chuyên trong lĩnh vực Marketing. CT cần phải có kế hoạch đào tạo nghiệp vụ Marketing cho các chuyên viên có năng lực như: Tổ chức các chương trình học chuyên đề Marketing, cử các chuyên viên có năng lực học các khoá Marketing có chất lượng đào tạo cao trong nước và nước ngoài, tổ chức đưa các chuyên viên đi tham quan, học tập các hãng xăng dầu nước ngoài,…
Dự ki n hiệu quả giải pháp đem lại : Nâng cao tính chuyên nghiệp và hỗ trợ việc thực thi các giải pháp Marketing.
3.3.1.3 Đẩy mạnh hoạt động đầu tƣ tài chính
Hoạt động đầu tư tài chính của CT những năm gần đây đóng góp tỷ trọng không đáng kể trong lợi nhuận của CT. Cần đa dạng hóa về tỷ trọng doanh thu. CT cần tận dụng tối đa lợi thế là thành viên góp vốn của nhiều CT lớn với rất nhiều dự án đầu tư có lợi thế cạnh tranh của ngành như : ngân hàng ngoại thương, CT CP Bảo hiểm Petrolimex….
Dự ki n hiệu quả giải pháp đem lại: Tăng doanh thu, góp phần tăng các tỷ suất lợi nhuận.
3.3.1.4 Duy trì và phát triển thƣơng hiệu
Thương hiệu của CT thường được hiểu là biểu tượng của triết lý CT, tầm nhìn quản lý và hoạt động kinh doanh. Một thương hiệu mạnh có thể làm gia tăng giá trị CT và thiết lập kế hoạch lâu dài, tạo dựng một vị thế độc đáo trên thương trường, đánh bong tên tuổi CT. Một thương hiệu CT vững mạnh và có uy tín trên thương trường là ghi được dấu ấn thương hiệu trong trí nhớ của khách hàng hiện tại, khách hàng tiềm năng và công chúng.
Tập thể lãnh đạo và nhân viên CT phải có sự nhận thức đúng và đầy đủ về thƣơng hiệu.
Mọi thành viên phải hiểu được rằng : Xây dựng được thương hiệu phải mất rất nhiều thời gian và bằng công sức của cả một tập thể nhưng thương hiệu có thể bị sụp đổ chỉ trong một giây phút và chỉ do một cá nhân nào đó gây ra.
Lòng trung thành của khách hàng đồi với thương hiệu của CT trở thành một tài sản vô cùng giá trị. Nó giúp CT tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận thông qua việc giảm chi phí tiếp thị, chi phí cạnh tranh, chi phí duy trì hệ thống phân phối và tăng doanh thu nhờ lôi kéo khách hàng mới..,, những yếu tố quan trọng trong việc xây dựng, duy trì và bảo vệ thương hiệu là luôn làm được những điều mình đã hứa. Xăng dầu Tín Nghĩa với phương châm phục vụ “Đúng chất lượng, đủ số lượng, văn minh, lịch sự”. Đây cũng là nét văn hóa riêng có mà CT Xăng dầu Tín Nghĩa phải xây dựng để ghi dấu ấn thương hiệu CT trong tâm trí khách hàng.
Để thực hiện giải pháp này CT phải xây dựng được lòng tin trong nội bộ lãnh đạo và nhân viên. Đó là sự đoàn kết nhất trí cao cùng quyết tâm xây dựng CT phát triển. Khi nội bộ đã có lòng tin, sẽ tạo lập được niềm tự hào về thương hiệu CT. Kết hợp với việc nâng cao các kỹ năng về giao tiếp, trình độ nghiệp vụ, tăng cường công tác giáo dục về tinh thần trách nhiệm để đội ngũ nhân sự có ý thức tận tâm với
công việc. Mọi hoạt động hướng về khách hàng, lấy khách hàng làm trung tâm của suy nghĩ và hành động
Nâng cao chất lƣợng sản phẩm, chất lƣợng dịch vụ
Để đảm bảo giữ gìn và phát triển thương hiệu một cách bền vững điểm mấu chốt là không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, chất lượng dịch vụ. Chất lượng sản phẩm là thế mạnh của CT, được khách hàng tin tưởng và tạo được lợi thế cạnh tranh so với đối thủ trong cùng ngành. Tuy nhiên để đạt được chất lượng ổn định cần phải thực hiện như sau:
CT không có kho chứa, xăng dầu mua từ kho nhà cung cấp, vận chuyển trực tiếp đến khách hàng đại lý, các trạm xăng dầu trực thuộc. Để kiểm soát chặt chẽ bộ phận giao hàng đến kho khách hàng và cửa hàng bán lẻ nhằm ngăn chặn việc pha trộn thêm hàng kém chất lượng CT cần phải thực hiện nghiên túc vấn đề sau: phân tích sản phẩm mẫu để kiểm tra chất lượng hàng hóa, nhân viên mua hàng phải tự tay lấy niêm chì, bấm kẹp niêm chì vào hệ thống phương tiện vận chuyển và kết hợp bộ phận kế toán đánh số niêm chì lên hoá đơn giá trị gia tăng, đồng thời gắn hộp đen lên hệ thống vận chuyển để theo dõi lộ trình và thời gian giao hàng.
CT cần xây dựng một quy trình quản lý chuẩn mực về việc nhập xuất hàng hóa. Công tác bảo đảm số lượng và chất lượng sản phẩm đến tận tay người tiêu dùng cần tuân thủ chặt chẽ. Để làm được điều này, CT cần phải tập trung tăng cường các giải pháp sau:
1. Kiểm tra thường xuyên các phương tiện vận tải xăng dầu, có quy định, hợp đồng cụ thể và kiên quyết xử lý các đơn vị vận tải nếu vi phạm các điều khoản đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hoá đến tận tay khách hàng. Định kỳ hàng năm rà soát và chọn lựa lại các đơn vị vận tải có uy tín để ký hợp đồng vận chuyển cho khách hàng nhằm đảm bảo uy tín của CT.
2. CT cũng nên tính toán tài chính để đầu tư mua xe chuyên dùng vận chuyển xăng dầu riêng, hạn chế thuê xe vận chuyển bên ngoài để dễ dàng kiểm soát được chất lượng cũng như số lượng.
3. Cũng cố phát triển bộ phận kỹ thuật, đầu tư trang thiết bị hiện đại, thường xuyên tăng cường kiểm tra chất lượng các lưu lượng kế điện tử để đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hoá khi xuất bán.
4. Nghiêm cấm bán hàng theo kiểu chồng số. Trưng bày chai hàng mẫu thường xuyên tại Trạm để khách hàng tiện đối chứng
5. Tăng cường công tác giáo dục cán bộ quản lý , nhân viên bán hàng về đạo đức kinh doanh, về thái độ phục vụ. Tăng cường trách nhiệm đi đôi với quyền lợi, kiên quyết xử lý các trường hợp vi phạm số lượng, gian lận số tiền và có thái độ phục vụ thiếu văn minh đối với khách hàng, cũng như thưởng đột xuất khi tìm được khách hàng mới.
Ngoài nâng cao chất lượng sản phẩm , chất lượng dịch vụ cũng được nâng cao như:
1. Thực hiện công việc chăm sóc thêm cho khách hàng, chẳn hạn : lau kiếng xe ô tô, lau xăng dầu khi có nhiễu trên xe, thay hộ nhớt khi có yêu cầu, kiểm tra giúp khi xe tắt máy. Đầu tư bồn chứa cho các khách hàng mua dài hạn, súc rửa và vệ sinh bồn chứa khách hàng miễn phí. Sẵn sàn hỗ trợ khách hàng về mọi nhu cầu trong điều kiệm và khả năng có thể.
2. Nghiên cứu triển khai các hoạt động kinh doanh bổ trợ gắn liền với trạm xăng dầu như: Rửa xe, sữa chữa, bảo trì và cung cấp phụ tùng ô tô, xe máy, siêu thị mini, đại lý bảo hiểm phương tiện xe cơ giới….
3. Thực hiện chương trình khuyến mãi vào các thời điểm thích hợp. Tuyên truyền quảng cáo hợp lý
Một trong những yếu tố có ảnh hưởng mạnh mẽ đến việc tạo dựng thương hiệu, uy tín cho sản phẩm là hệ thống dịch vụ bao quanh sản phẩm . Dịch vụ trước bán hàng thường tập trung lớn vào hoạt động tuyên truyền quản cáo cho sản phẩm và uy tín của CT. Mục tiêu quảng cáo để khơi gợi và khắc sâu hình ảnh của DN
trong tâm trí khách hàng, do đó cần duy trì hình ảnh thương hiệu, kích thích tiêu dùng :
+ Quảng cáo trên những phương tiện thông tin đại chúng thông dụng.
+ Quảng cáo công chúng : tích cực tham gia các chương trình xã hội công đồng, khai thác các sự kiện văn hóa, thể thao đang là một trong những phương thức tuyên truyền cổ động hiệu quả để nâng cao thương hiệu một cách nhanh nhất
+ Mỗi thành viên CT Tín Nghĩa là một phương tiện quảng cáo trung thực và hữu hiệu nhất.
Dự ki n hiệu quả giải pháp đem lại: Chất lượng sản phẩm và dịch vụ ngày một nâng cao. Xây dựng thương hiệu CT mạnh và nâng cao khả năng cạnh tranh trước các đối thủ trong ngành.
3.3.2 Nhóm giải pháp nội bộ
3.3.2.1 Giải pháp về kiểm soát chi phí, giá bán cạnh tranh
Quản lý chặt chẽ và tiết kiệm chi phí, hàng tháng từng đơn vị tự kiểm tra, cân đối các khoản chi phí trong định mức cho phép. Các định mức chi phí được xem xét, phân tích và điều chỉnh 03 tháng 1 lần căn cứ vào tình hình thực tế. CT cần xây dựng và áp dụng qui chế thưởng – phạt sử dụng thực tế chi phí so với định mức, nhằm khuyến khích được ý thức tiết kiệm chi phí của người lao động.
Xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư, phụ tùng thay thế đúng, đủ, kịp thời không làm ảnh hưởng tới công tác sửa chữa, không gây ứ đọng vốn. CT cần nghiên cứu thực trạng các trang thiết bị hiện tại để có hướng đầu tư hiệu quả. Như hiện đại hoá các trang thiết bị nhập xuất bằng lưu lượng kế điện tử, lắp mái, phao bồn,…để giảm thiểu việc thất thoát xăng dầu, giảm hao hụt.
Tăng cường công tác quản lý hàng tồn kho .
Hàng tồn kho không tạo ra lợi nhuận nhưng đảm bảo cho quá trình kinh doanh của DN được diễn ra bình thường. DN cần trữ hàng tồn kho ở mức phù hợp
với khả năng tiêu thụ. Nếu dự trữ nhiều sẽ gây tốn kém chi phí và gây ứ đọng vốn. Nhưng ngược lại, nếu dữ trữ ít, sẽ làm cho việc kinh doanh bị gián đoạn.
Hiện nay, Mặc dù tỷ lệ hao hụt của CT luôn thấp hơn tỷ lệ hao hụt theo quy định của Nhà nước, nhưng chi phí hao hụt chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí xăng dầu nên trong các năm qua, CT đã từng bước cố gắng giảm tỷ lệ hao hụt bằng