- Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh
2.2.2Phương pháp kế toán bán mặt hàng thuốc tân dược tại Công ty TNHH Dược phẩm Kim Long miền Bắc
b. Nhân tố Vi mô
2.2.2Phương pháp kế toán bán mặt hàng thuốc tân dược tại Công ty TNHH Dược phẩm Kim Long miền Bắc
TNHH Dược phẩm Kim Long miền Bắc
2.2.2.1 Chứng từ sử dụng
Chứng từ kế toán
Kế toán bán hàng tại công ty TNHH dược phẩm Kim Long miền Bắc sử dụng các chứng từ sau:
- Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01 GTKT – 3LL): Hóa đơn được lập khi bán hàng,
và trên hóa đơn có ghi đầy đủ khách hàng, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá. Hóa đơn GTGT là căn cứ để xác định doanh thu bán hàng, và xác định thuế GTGT đầu ra của công ty.
Hóa đơn này được lập thành 3 liên:
+ Liên 1 ( Màu tím ) : được lưu trên gốc quyển hóa đơn GTGT
+ Liên 2( Màu đỏ ) : giao cho khách hàng;
+ Liên 3 ( Màu xanh ) : giao cho thủ kho để làm thủ tục xuất kho, vào thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán để hạch toán, lưu giữ tại công ty.
Quy trình luân chuyển hóa đơn GTGT:
+ Chuyển hóa đơn cho kế toán trưởng và thủ trưởng công ty ký duyệt. Nếu hóa đơn thanh toán tiền ngay thì phải đến bộ phận kế toán làm thủ tục nộp tiền ( tiền mặt hoặc séc ).
+ Người mua nhận hàng hóa, sản phẩm ký vào hóa đơn.
+ Bảo quản, lưu trữ và hủy hóa đơn.
- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT): dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng hàng
hóa xuất kho.
Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho gồm những bước sau:
+ Bước 1: Người có nhu cầu về sản phẩm, hàng hóa lập giấy xin xuất hoặc lệnh xuất đối với hàng hóa.
+ Bước 2: Chuyển cho Giám đốc hoặc phụ trách đơn vị duyệt lệnh xuất.
+ Bước 3: Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư căn cư vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuất tiến hành lập phiếu xuất kho.
+ Bước 4: Chuyển phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất hàng hóa; sau đó ký vào phiếu xuất kho rồi giao chứng từ lại cho kế toán .
+ Bước 5: Khi nhận phiếu xuất kho, chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế toán.
+ Bước 6: Trình phiếu xuất kho cho Giám đốc ký duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế toán.
+ Bước 7: Kế toán tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ.
Phiếu xuất kho được lập làm 3 liên:
+ Liên 1: để lưu gốc
+ Liên 2: giao cho khách hàng
+ Liên 3: thủ kho giữ để ghi thẻ rồi giao cho phòng kế toán để làm căn cứ hạch toán.
- Phiếu nhập kho: được lập làm căn cứ cho thủ kho ghi thẻ kho khi nhập lại
Quy trình lập và luân chuyển phiếu nhập kho:
+ Bước 1: Người giao hàng đề nghị giao hàng nhập kho. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Bước 2: Ban kiểm nhận lập biên bản nhận cho nhập kho vật tư, hàng hóa, sản phẩm. Ban kiểm nhận bao gồm thủ kho, kế toán vật tư, cán bộ phụ trách bộ phận, người đề nghị giao hàng.
+ Bước 3: Kế toán vật tư sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho theo hóa đơn mua hàng, phiếu giao nhận sản phẩm… với ban kiểm nhận.
+ Bước 4: Người lập phiếu, người giao hàng và phụ trách bộ phận ký vào phiếu nhập kho
+ Bước 5: Chuyển phiếu nhập kho cho thủ kho tiến hành viêc kiểm nhân, nhập hàng, ghi sổ và ký phiếu nhập kho
+ Bước 6: Chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán.
+ Bước 7: Kế toán vật tư tổ chức bảo quản và lưu trữ phiếu nhập.
- Phiếu thu (Mẫu số 01 – TT/BB): là chứng từ ghi nhận doanh thu bán hàng
mà khách hàng thanh toán (bằng tiền mặt).
Phiếu thu được lập làm 3 liên:
+ Liên 1 để lưu gốc;
+ Liên 2 giao cho người nhận tiền;
+ Liên 3 làm căn cứ ghi sổ kế toán.
- Phiếu chi (Mẫu số 02 – TT/BB): là chứng từ ghi nhận các chi phí phát sinh
trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Phiếu chi được lập làm 3 liên như phiếu thu.
Quy trình lập và luân chuyển phiếu thu, phiếu chi:
+ Bước 1: Lập chứng từ
• Tập hợp các chứng từ, hóa đơn có liên quan đến thu chi tiền mặt, lập phiếu đề nghị thanh toán, phiếu đề nghị thu tiền. Trưởng bộ phận kiểm tra ký xác nhận kèm theo phiếu đề xuất phát sinh nghiệp vụ kinh tế đã duyệt của giám đốc.
• Với phiếu chi: Giấy đề nghị chi tiền, hóa đơn tài chính hoặc hợp đồng mua bán liên quan, giấy giới thiệu, phiếu nhập kho.
• Với phiếu thu: Giấy đề nghị thu tiền.
Nếu hợp lệ đầy đủ thì tiến hành lập phiếu. Nếu không hợp lệ thì chuyển trả lại phòng nghiệp vụ để họ chỉnh sửa, bổ sung cho đúng.
Hợp lệ khi phiếu nhập kho đúng hàng, đúng số lượng, giấy đề nghị chi đầy đủ họ tên người nhận tiền, công ty, số tiền, nội dung chi. Hóa đơn mua bán đúng với nội dung chi, điều kiện thanh toán…
• Giám đốc, kế toán trưởng xem xét và duyệt.
• Kế toán viết phiếu thu, phiếu chi.
+ Bước 2: Kế toán kiểm tra tính hợp lệ của nghiệp vụ phát sinh ghi trên chứng từ, kiểm tra tính rõ ràng, trung thực đầy đủ của các chỉ tiêu ghi trên chứng từ
+ Bước 3: Sau khi kiểm tra, kế toán ghi các yếu tố cần bổ sung, phân loại, định khoản phiếu thu, phiếu chi phục vụ cho việc ghi sổ kế toán.
+ Bước 4: Phiếu thu, phiếu chi được hoàn chỉnh và chuyển giao cho thủ quỹ để thực hiện thu, chi
+ Bước 5: Bảo quản, lưu trữ chứng từ tại phòng kế toán.
- Bảng kê bán hàng: Là chứng từ phản ánh số lượng hàng hóa bán ra trong
ngày của công ty.
- Giấy báo Có của Ngân hàng: Là chứng từ do Ngân hàng gửi tới để xác nhận (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản Ngân hàng của công ty. Ngoài ra công ty còn sử dụng các chứng từu khác có liên quan đến hoạt động bán hàng như biên bản kiểm nhận của bên mua, hóa đơn vận chuyển và các chứng từ đặc thù (nếu có).
Trình tự luân chuyển chứng từ
- Kiểm tra chứng từ: Tất cả các chứng từ đều được chuyển đến phòng kế toán
để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế ghi trên chứng từ, kiểm tra việc tính toán trên chứng từ.
- Chuyển giao và sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán: Chứng từ sau khi được
chuyển đến bộ phận kế toán để kiểm tra sẽ làm cơ sở ghi sổ kế toán.
- Đưa chứng từ vào lưu trữ bảo quản: Sau khi sử dụng chứng từ làm cơ sở ghi
sổ, các chứng từ sẽ được bảo quản, lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước (đóng thành quyển, sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh và theo từng nghiệp vụ cụ thể...).
2.2.2.2 Tài khoản sử dụng
Chế độ kế toán áp dụng tại công ty là chế độ kế toán áp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Hệ thống tài khoản cũng được áp dụng điều chỉnh theo và có chi tiết cho phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty.
- TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: dùng để phản ánh
doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của một doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh từ giao dịch và các nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ.
+ TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa
+ TK 5112: Doanh thu bán các thành phẩm
+ TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
+ TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá
+ TK5118 : Doanh thu bán dịch vụ khác
Để quản lý doanh thu bán hàng của từng loại hàng hoá khác nhau, TK5111 được công ty chi tiết thành các tài khoản cấp hai sau:
+ TK51111 “Doanh thu bán thuốc mỡ ”
+ TK51112 “Doanh thu bán thuốc nhỏ mắt- mũi”
+ TK51113 “Doanh thu bán hàng bó bột”
+ TK51114 “Doanh thu bán thuốc viên” - TK 156 “Hàng hóa”
TK1561 “Trị giá mua hàng hoá” TK1562 “Chi phí thu mua hàng hoá”
Công ty sử dụng tài khoản 1561 “Trị giá mua hàng hoá” và chi tiết thành những tài khoản cấp ba tương ứng với những tài khoản chi tiết phản ánh doanh thu của hàng bán và cung cấp dịch vụ.
+ TK15611 “Giá mua hàng thuốc mỡ”
+ TK15612 “Giá mua hàng thuốc nhỏ mắt - mũi”
+ ….
- TK 632 “Giá vốn hàng bán”: Dùng để phản ánh giá trị hàng hóa đã tiêu thụ
trong kỳ.
Tài khoản này cũng được chi tiết thành những tài khoản cấp hai, tương ứng với những tài khoản cấp hai phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ TK63211 “Giá vốn hàng thuốc mỡ”
+ TK63212 “Giá vốn hàng thuốc nhỏ mắt - mũi”
+ ….
- TK131 “Phải thu của khách hàng”: Tài khoản này dùng để theo dõi các khoản phải thu của khách hàng. Công ty không mở chi tiết cho từng khách hàng.
+ TK 111 “Tiền mặt”
+ TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”
+ TK 3331 “Thuế GTGT phải nộp”
+ ……