Khắc phục các rào cản khi áp dụng TCVN ISO 9001:20- 123docz.net

cục DSKHHGĐ tỉnh Vĩnh Phúc.

Sau khi đã nhận diện, xác định được các rào cản gây ra cho việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý HCNN tại đơn vị Chi cục DS- KHHGĐ, tác giả đãchủ động tham mưu, đề xuất, phân tích, xin ý kiến lãnh

đạo cao nhất tại đơn vị đưa ra các giải pháp tương ứng để khắc phục các rào cản trên, nội dụng cụ thể như sau.

* Rào cản về Nhận thức của cán bộ công chức:

Lồng ghép các buổi nói chuyện chuyên đề về TCVN ISO 9001:2008 vào các cuộc họp giao ban hàng tháng của đơn vị, thường xuyên trao đổi kinh nghiệm với các đơn vị đã và đang áp dụng TCVN ISO 9001:2008 trên địa bàn tỉnh.

* Rào cản về Tâm lý:

- Thư ký ISO được thay đổi, được tham gia lớp tập huấn về áp dụng ISO 9001:2008 của tỉnh tổ chức, có sự nhận thức rõ ràng về TCVN ISO 9001:2008, đã tham mưu được với lãnh đạo Chi cục và có công văn đề nghị sự hỗ trợ thường xuyên của Ban chỉ đạo TCVN ISO 9001:2008 của tỉnh đối với Chi cục bằng cách mời một cán bộ phụ trách ISO hành chính công của tỉnh dự các buổi giao ban, rồi đề nghị cán bộ có cuộc đối thoại chuyên đề về TCVN ISO 9001:2008 tại hội nghị.

- Đưa các cuộc họp về TCVN ISO 9001:2008 vào các cuộc họp giao ban hàng tháng và các cuộc họp Chi bộ tại cơ quan.

- Ngày 3/6/2013 họp và xem xét toàn bộ các quy trình đang thực hiện, kết quả là tìm ra được 10 quy trình có nhiều điểm không phù hợp, giao cho các phòng cải tiến sự không phù hợp đó. Đến ngày 10/7/2013 đã chỉnh sửa, cải tiến toàn bộ các điểm không phù hợp của các quy trình và dán Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng và giấy chứng nhận TCVN ISO 9001:2008 tại sảnh ra vào của cơ quan.

* Rào cản về cơ cấu tổ chức

Cuối năm 2012, tại Chi cục DS-KHHGĐ tỉnh Vĩnh Phúc có sự thay đổi nhân sự lãnh đạo quản lý cao nhất là Chi cục trưởng, về thay là đồng chí Th.S Tô Thái Bình – Nguyên Phó phòng Thanh tra của Sở Y tế về giữ chức vụ Phụ

trách Chi cục DS-KHHGĐ. Trước đó, đã có sự thay đổi Thư ký ISO do đồng chí thư ký cũ nghỉ thai sản. Thư ký ISO đã báo cáo thực trạng áp dụng TCVN ISO 9001:2008 tại cơ quan, mời một đồng chí trong Ban chỉ đạo ISO của tỉnh sang nói chuyện và tư vấn cho lãnh đạo hiểu sâu hơn về việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008.

Sau đó, Thư ký ISO đã tham mưu cho lãnh đạo để tổ chức hội nghị toàn thể cán bộ Chi cục DS-KHHGĐ ngày 16/3/2013 về đánh giá thực trạng áp dụng TCVN ISO 9001:2008. Tham gia hội nghị có 01 đồng chí thành viên Ban chỉ đạo TCVN ISO 9001:2008 của tỉnh và 01 cán bộ phụ trách ISO thuộc Chi cục TCĐLCL tham dự. Nội dung của hội nghị là nói chuyện chuyên đề về TCVN ISO 9001:2008 và tầm quan trọng khi áp dụng vào quản lý nhà nước, đưa ra thực trạng áp dụng TCVN ISO tại Chi cục DS-KHHGĐ …

Sau khi kết thúc hội nghị, Chi cục DS-KHHGĐ đã có Quyết định số 14/QĐ-CCDS ngày 1/5/2013 về việc thay đổi lãnh đạo ISO (QMR) tại đơn vị do đồng chí Chi cục Phó phụ trách. Đưa các cuộc họp về TCVN ISO 9001:2008, lồng ghép với các cuộc họp giao ban hàng tháng và các cuộc họp Chi bộ tại cơ quan.

Ngày 3/6/2013 họp và xem xét toàn bộ các quy trình đang thực hiện, kết quả là tìm ra được 10 quy trình có nhiều điểm không phù hợp, giao cho các phòng cải tiến sự không phù hợp đó. Đến ngày 10/7/2013 đã chỉnh sửa, cải tiến toàn bộ các điểm không phù hợp của các quy trình và dán Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng và giấy chứng nhận TCVN ISO 9001:2008 tại sảnh ra vào cơ quan.

Chi cục có công văn số 58/CCDS-ISO ngày 5/6/2013 đề nghị sự hỗ trợ thường xuyên của Ban chỉ đạo TCVN ISO 9001:2008 của tỉnh đối với Chi cục bằng cách mời một cán bộ phụ trách ISO hành chính công của tỉnh dự các

buổi giao ban, rồi đề nghị cán bộ có một cuộc đối thoại chuyên đề về TCVN ISO 9001:2008 tại hội nghị.

* Rào cản về thủ tục/quy trình áp dụng

* Rào cản về năng lực cán bộ công chức

Thay đổi vị trí phụ trách ISO (QMR) và Thư ký ISO là người có trình độ đại học về công nghệ thông tin. Cứ ban chỉ đạo ISO của đơn vị tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ về ISO do tỉnh tổ chức. Tổ chức nói chuyện chuyên đề về TCVN ISO giữa chuyên gia và các cán bộ trong Chi cục.

Định kỳ 3 tháng một lần, cử một nhóm cán bộ đi học hỏi kinh nghiệm tại các đơn vị áp dụng tốt tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 (chi cục TCĐLCL, UBND thành phố Vĩnh Yên, …)

* Rào cản về kiểm tra, giám sát việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008

Chi cục DS-KHHGĐ thường xuyên lồng ghép báo cáo việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008 với họp giao ban hàng tháng, quy định họp và xem xét đánh giá nội bộ 3 tháng một lần theo định kỳ, để tìm ra các điểm không phù hợp ở các quy trình để kịp thời cải tiến, khắc phục những điểm không phù hợp đó.

Chi cục DS-KHHGĐ thường xuyên lồng ghép báo cáo việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008 với họp giao ban hàng tháng, qua đó lãnh đạo Chi cục đã nắm bắt được việc áp dụng, tìm ra các rào cản và đưa ra những biện pháp khắc phục các điểm không phù hợp trong các quy trình của đơn vị. Thường tổ chức họp xem xét lãnh đạo với đánh giá nội bộ.

* Rào cản về nhân lực, cơ sở vật chất và kinh phí áp dụng

- Bổ nhiệm lãnh đạo ISO mới thuộc là một trong 2 lãnh đạo tại cơ quan, và thư ký ISO là cán bộ công nghệ thông tin.

- Chi cục có công văn đề nghị hỗ trợ của tổ tư vấn ISO thường xuyên có sự trao đổi thông tin về TCVN ISO 9001:2008 với Chi cục DS-KHHGĐ.

- Quyết định cử 01 cán bộ hợp đồng giúp việc cho QMR và Thư ký ISO. - Nâng cấp máy tính cho cán bộ thư ký ISO, mua một máy scan để phục vụ cho việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008.

- Do đặc thù về DS-KHHGĐ là thực hiện các chương trình mục tiêu nên rất hạn chế về kinh phí áp dụng TCVN ISO 9001:2008. Chi cục DS-KHHGĐ đã làm đề xuất Sở Y tế và Ban chỉ đạo ISO của tỉnh tách riêng nguồn kinh phí thực hiện TCVN ISO 9001:2008 hàng năm.

- Có công văn xin kinh phí hỗ trợ từ Sở Y tế và được sự đồng ý của sở cho tách một phần nhỏ kinh phí thực hiện tiết kiệm chi hành chính (2%) để thực hiện cho việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008.

Khắc phục các rào cản khi áp dụng TCVN ISO 9001:2008 tại Chi cục

Khái quát về tỉnh Vĩnh Phúc

Hệ thống các qui định