và tính giá thành sản phẩm tại Công ty đầu tư xây dựng Hồ Tây
Như bao doanh nghiệp khác đang hoạt động trong nền kinh tế thị trường hiện nay, Công ty đang nỗ lực hết mình để có thể đứng vững và ngày càng phát triển. Để đạt được điều đó, đòi hỏi các cấp lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty phải có định hướng phát triển rõ ràng và phù hợp, thường xuyên đổi mới công tác quản lý nói chung và công tác hạch toán kế toán nói riêng, đặc biệt là kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp. Bởi lẽ, nếu làm tốt công tác hạch toán chi phí sản xuất sẽ giúp cho việc tính giá thành sản phẩm xây lắp được chính xác, từ đó giúp Ban lãnh đạo Công ty có thể đưa ra được những chính sách quản lý cũng như chính sách kế toán đúng đắn nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, góp phần tăng sức mạnh cạnh tranh cho Công ty. Mục tiêu của các
doanh nghiệp luôn là tăng lợi nhuận, vì vậy tiết kiệm chi phí sản xuất là một biện pháp rất quan trọng và đem lại hiệu quả cao.
Công ty cần hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nói chung và kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nói riêng. Công việc này cần được tiến hành một cách toàn diện và nhanh chóng nhằm phục vụ tốt hơn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Việc hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại Công ty cũng như bất kỳ doanh nghiệp nào cần phải tuân theo những nguyên tắc cơ bản sau:
- Tuân thủ Pháp luật cũng như chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành.
- Phù hợp với định hướng phát triển kinh tế chung của cả nước cũng như của ngành xây dựng.
- Phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý, đặc điểm sản xuất kinh doanh và nguồn nhân lực của Công ty.
Sau thời gian thực tập tại Công ty qua việc tìm hiểu về tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức công tác kế toán và nhất là kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty, cùng với sự giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn và các anh chị Phòng Tài chính – Kế toán Công ty, em xin được đưa ra một vài ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty.
3.2.1. Về tổ chức bộ máy quản lý
Công ty nên thiết kế mạng máy tính nội bộ để phục vụ việc trao đổi, liên kết thông tin giữa các phòng ban. Điều này sẽ giúp cho công việc được tiến hành nhanh chóng, giảm thiểu việc cán bộ công nhân viên phải đi lại nhiều. Như vậy sẽ tiết kiệm được thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.
3.2.2. Về tổ chức bộ máy kế toán
toán trình độ Trung cấp hay Cao đẳng cần học thêm lên Đại học để nâng cao trình độ, đáp ứng nhu cầu công việc trong điều kiện hiện nay, nhất là khi có những thay đổi về chế độ kế toán thì không gặp khó khăn.
Khi có những thay đổi về chuẩn mực, chế độ kế toán, cán bộ Phòng Tài chính – Kế toán cần nhanh chóng cử cán bộ xuống các công trường để hướng dẫn cho kế toán đội thi công đối hoặc mở lớp bồi dưỡng tập trung.
3.2.3. Về hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán
Trước hết, việc chuyển chứng từ lên Phòng Tài chính - Kế toán để kế toán Công ty hạch toán cũng cần phải tiến hành thường xuyên hơn. Có thể là trong một tháng, đối với những công trình ở gần, khoảng 5 - 10 ngày một lần, kế toán đội gửi chứng từ kế toán về Công ty, còn đối với những công trình ở xa, kế toán đội gửi chứng từ về Công ty 2 lần trong tháng, một lần vào ngày giữa tháng và một lần vào ngày cuối tháng. Như vậy, công việc sẽ không bị dồn quá nhiều vào ngày cuối tháng và đảm bảo tính cập nhật thông tin kế toán, đảm bảo tiến độ công việc.
Bên cạnh đó, Công ty cũng cần đưa ra những biện pháp để xử lý những vi phạm trong việc luân chuyển chứng từ như: chậm chễ, tập hợp thiếu chứng từ…song song với đó là khen thưởng những cá nhân, đơn vị thực hiện nghiêm túc quy định luân chuyển chứng từ.
Đối với những khoản tiền tạm ứng nhỏ, việc chờ ký duyệt của Giám đốc hay Kế toán trưởng rồi mời tiến hành tạm ứng có thể sẽ làm cho công việc chậm lại, làm giảm hiệu quả làm việc. Do đó, Công ty có thể áp dụng cả hai biện pháp: đối với những khoản tạm ứng lớn thì cần Giám đốc hay Kế toán trưởng ký duyệt, còn đối với những khoản tiền tạm ứng có giá trị nhỏ thì có kế toán tiền mặt tiến hành tạm ứng trước rồi tập hợp chứng từ lại đến cuối tháng trình Giám đốc và Kế toán trưởng ký duyệt một lần, hoặc hai lần trong tháng.
Trong Sổ Cái tài khoản nên có thêm cột đối chiếu với Sổ Nhật ký chung và Sổ Nhật ký chung cũng nên có thêm cột đối chiếu với Sổ Cái tài
khoản, điều này giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh, tránh tình trạng ghi trùng hoặc bỏ sót nghiệp vụ. Ngoài ra, các nghiệp vụ của Công ty phát sinh nhiều, có nội dung tương tự nhau, ví dụ như: các nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm, các nghiệp vụ chi tiền, thu tiền…do đó, Công ty có thể sử dụng thêm các Sổ Nhật
ký đặc biệt để thuận tiện hơn cho việc theo dõi, tổng hợp và phân tích số liệu.
Các Sổ Nhật ký đặc biệt gồm: Sổ Nhật ký thu tiền, Sổ Nhật ký chi tiền, Sổ Nhật ký mua hàng, Sổ Nhật ký bán hàng. Tuy nhiên, đối với các nghiệp vụ phát sinh tại Công ty thì nên sử dụng Sổ Nhật ký chi tiền và Sổ Nhật ký mua hàng. Khi các nghiệp vụ đã được ghi vào Sổ Nhật ký đặc biệt thì không cần phải ghi vào Sổ Nhật ký chung nữa. Hàng ngày, kế toán tập hợp các chứng từ rồi ghi vào Sổ Nhật ký chung hoặc Sổ Nhật ký đặc biệt, đến cuối tháng, tổng hợp các sổ để ghi vào Sổ Cái các tài khoản liên quan.
Dưới đây là mẫu Sổ Nhật ký chi tiền, các Sổ Nhật ký đặc biệt khác cũng có kết cấu tương tự:
Biểu số 3.1: Sổ Nhật ký chi tiền
Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hồ Tây MST : 2800800802
SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN
Từ ngày…đến ngày…
- Sổ này có…. trang, đánh số từ trang số 01 đến trang….. - Ngày mở sổ:….. Ngày…tháng…năm… Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
Về hệ thống chứng từ, Công ty nên lập thêm một số chứng từ để có thể theo dõi đầy đủ, chính xác hơn các chi phí phát sinh, nhằm tiết kiệm chi phí, Ngày
tháng ghi
sổ
Chứng từ
Diễn giải Ghi
Có TK.. Ghi có các TK Số hiệu Ngày tháng … … … … Tài khoản Khác Số tiền Số hiệu A B C D 1 2 3 4 5 6 E
Số trang trước chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
sử dụng một cách hiệu quả nhất vốn đầu tư. Cụ thể một số chứng từ đối và phương pháp hạch toán đối với từng khoản mục chi phí như sau:
* Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Khi vật tư được mua về, có thể lập thêm “Biên bản giao nhận vật tư” giữa người mua và người bán, do đó có thể phản ánh được những thiếu hụt vật tư trong quá trình vận chuyển, giao nhận. Có thể lập biên bản theo mẫu sau:
Biểu số 3.2: Biên bản giao nhận vật tư
Công ty Cổ phấn đầu tư xây dựng Hồ Tây
Địa chỉ:Thôn hòa bình ,xã đông hương ,thành phố Thanh Hóa
BIÊN BẢN GIAO NHẬN VẬT TƯ
Hôm nay, ngày…tháng…năm…, tại……… Chúng tôi gồm:……… Ông (bà):……… Địa chỉ:……….là đại diện của bên cung ứng. Ông (bà):……… Địa chỉ:………....là đại diện của bên nhận. Tiến hành bàn giao lượng vật tư như sau:
STT Tên, chủng loại vật tư Đơn vị Số lượn.g Ghi chú
1 2 … Tổng cộng Ngày…tháng…năm… Bên cung ứng (Ký, họ tên) Bên nhận (Ký, họ tên)
Ngoài ra, sau khi thi công xong công trình, đối với những vật tư đã xuất mà không sử dụng hết hoặc có phế liệu thu hồi mà có thể được sử dụng tiếp, Công ty có thể lập thêm “Biên bản đánh giá giá trị vật tư, phế liệu thu hồi”
CPNVLTT đưa vào sử dụng Trị giá NVL phế liệu thu hồiTrị giá vật tư,
theo mẫu dưới đây để phản ánh trị giá của lượng vật tư này (bao gồm vật tư xuất kho không sử dụng hết được nhập lại kho và phế liệu thu hồi).
Biểu số 3.3: Biên bản đánh giá giá trị vật tư, phế liệu thu hồi
Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hồ Tây
Công trình...
BIÊN BẢN ĐÁNH GIÁ GIÁ TRỊ VẬT TƯ, PHẾ LIỆU THU HỒI Hôm nay, ngày…tháng…năm…, tại………....
Chúng tôi gồm: Ông (bà):………...
Địa chỉ:………
Ông (bà):……….
Địa chỉ:………
Tiến hành kiểm kê và đánh giá lượng vật tư, phế liệu thu hồi như sau: STT Tên, chủng loại vật tư Đơn vị Số lượng Ghi chú 1 … … … … 2
…
Tổng cộng
Ngày…tháng…năm…
Người kiểm kê
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)
Đội trưởng
(Ký, họ tên)
- Khi có vật tư, phế liệu thu hồi, kế toán định khoản: Nợ TK 152:
Có TK 621:
- Đến cuối kỳ, kế toán tiến hành tính toán:
và kết chuyển CP NVLTT để tính giá thành sản phẩm: Nợ TK 154:
Có TK 621:
* Đối với chi phí nhân công trực tiếp:
- Trước hết, như đã trình bày ở trên, Công ty không nên hạch toán chi phí tiền lương của công nhân điều khiển máy thi công vào TK 622 –“Chi phí nhân công trực tiếp” mà nên hạch toán vào TK 6231 - “Chi phí sử dụng máy thi công”.
- Công ty hạch toán thuế thu nhập cá nhân vào tài khoản 622 là chưa đúng. Vì vậy, để tuân thủ chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, Công ty phải hạch toán thuế thu nhập cá nhân vào tài khoản 334 (trừ vào lương của người lao động).
Khi có thuế thu nhập cá nhân phát sinh, kế toán tiến hành định khoản như sau:
Nợ TK 334:
Có TK 3335:
- Chi phí về lương gián tiếp tại Công ty không nên hạch toán vào tài khoản 622 và tài khoản 1388 mà nên hạch toán vào tài khoản 627 theo đúng chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành.
Cụ thể, khi có phát sinh chi phí lương gián tiếp, kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 6271:
Có TK 111, 112, 331…
Cuối kỳ, khi kết chuyển chi phí để tính giá thành công trình, kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 154:
- Đến cuối tháng, ngoài việc căn cứ vào Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, để làm căn cứ tính và trả lương một cách chính xác, đúng với những gì mà công nhân đã thực hiện được, Công ty có thể sử dụng thêm “Biên bản đánh giá công việc hoàn thành” theo mẫu sau:
Biểu số 3.4: Biên bản đánh giá khối lượng công việc hoàn thành
Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hồ Tây Công trình…
BIÊN BẢN ĐÁNH GIÁ KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC HOÀN THÀNH
Tháng…năm…
STT Nội dung công việc
Đơn vị tính
Khối lượng
hoàn thành Đơn giá Thành tiền
1 … … … … … 2 … Tổng cộng Ngày…tháng…năm… Người lập (Ký, họ tên) Đội trưởng (Ký, họ tên) * Đối với chi phí sử dụng máy thi công:
Như đã trình bày ở trên, Công ty nên sử dụng tài khoản 623 để hạch toán các chi phí về sử dụng máy thi công. Điều này là phù hợp với chế độ kế toán hiện hành và đảm bảo phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, giúp các cấp quản lý có được sự so sánh tương quan giữa các khoản mục chi phí, thấy được sự biến động của từng khoản mục qua các kỳ sản xuất kinh doanh, từ đó tìm ra biện pháp thích hợp nhằm quản lý tốt hơn chi phí sản xuất. Đồng thời, tài khoản 623 cần được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 để
theo dõi từng đối tượng chi phí cụ thể, phục vụ tốt hơn cho việc ra các quyết định quản trị, cụ thể như sau:
TK 6231- “Chi phí nhân công” TK 6232 – “Chi phí vật liệu”
TK 6233 – “Chi phí dụng cụ sản xuất” TK 6234 – “Chi phí khấu hao máy thi công” TK 6237 – “Chi phí dịch vụ mua ngoài” TK 6238 – “Chi phí bằng tiền khác”
Công ty nên sử dụng “Bảng theo dõi thời gian sử dụng máy thi công” để phục vụ cho việc theo dõi và hạch toán chi phí sử dụng máy thi công. Nếu máy thi công phục vụ cho từng công trình riêng lẻ thì hạch toán thẳng vào chi phí của công trình đó, nếu máy thi công phục vụ nhiều công trình cùng lúc thì có thể tập hợp chi phí chung theo từng loại, nhóm máy thi công, sau đó phân bổ cho từng công trình theo tiêu thức số giờ máy hoạt động. “Bảng theo dõi thời gian sử dụng máy thi công” có thể được lập theo mẫu sau:
Biểu số 3.5: Bảng theo dõi thời gian sử dụng máy thi công
Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hồ Tây
Công trình…
BẢNG THEO DÕI THỜI GIAN SỬ DỤNG MÁY THI CÔNG Tháng…năm…
Tên máy sử dụng:
Họ tên người điều khiển:
Ngày Nơi sử dụng Thời gian sử dụng Sáng Chiều Tối 1 2 … Cộng Ngày…tháng…năm…
Người điều khiển
(Ký, họ tên)
Đội trưởng
(Ký, họ tên)
Cán bộ theo dõi
(Ký, họ tên)
Ta có thể phân bổ chi phí sử dụng máy thi công cho từng công trình theo tiêu thức số giờ máy hoạt động như sau:
3.2.4. Một số kiến nghị khác CP SDMTC phân bổ cho từng công trình = Tổng CP SDMTC cần phân bổ
Tổng giờ máy cùng loại của các công trình
x
Số giờ máy cùng loại của từng
Bên cạnh những kiến nghị cụ thể ở trên, Công ty có thể tham khảo một vài ý kiến bổ sung dưới đây nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất:
3.2.4.1. Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Đặc điểm của ngành xây lắp là giá trị của nguyên vật liệu trong giá thành công trình, hạng mục công trình là rất lớn nên công tác tiết kiệm nguyên vật liệu luôn được các cấp lãnh đạo hết sức quan tâm. Để làm được điều này, ngoài việc cán bộ công nhân viên trong Công ty phải có ý thức trách nhiệm trong việc sử dụng tiết kiệm vật tư, Công ty cũng cần quan tâm đến việc tìm kiếm các nhà cung ứng nguyên vật liệu có uy tín, đảm bảo chất lượng sản phẩm, thiết lập mối quan hệ tốt với các nhà cung ứng để có thể mua được vật tư với giá cả hợp lý, đảm bảo việc cung ứng vật tư được liên tục, ngay cả khi thị trường đầu vào khó khăn hay những có nhu cầu về vật tư đột xuất.
Các cán bộ quản lý tại các đội thi công, công trường xây dựng cũng như công nhân thi công cần nâng cao ý thức tiết kiệm chi phí, sử dụng nguyên vật liệu bám sát nhu cầu thực tế và định mức vật tư đối với từng công trình, hạng mục công trình, cần đề ra những biện pháp khen thưởng đối với những người thực hiện tốt, đồng thời nghiêm túc xử lý những vi phạm xảy ra.
3.2.4.2. Về chi phí nhân công trực tiếp
Như đã nói ở trên, Công ty cần tiến hành trích trước chi phí tiền lương nghỉ phép của công nhân để tránh biến động lớn về chi phí.
Hàng tháng, kế toán tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép: Nợ TK 622:
Có TK 335:
Khi có phát sinh: Nợ TK 335:
Có TK 334: Đến khi quyết toán, nếu thừa: Nợ TK 335:
Có TK 622:
Nếu thiếu: Nợ TK 622:
Có TK 335:
Để đảm bảo chất lượng thi công, đội ngũ công nhân cần được tuyển chợn một cách nghiêm túc, để tiết kiệm thời gian cũng như chi phí, Công ty nên tận dụng nguồn lao động tại địa phương.