1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Hiện nay, bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hồ Tây được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Theo mô hình này thì toàn bộ công tác kế toán được tiến hành tập trung tại Phòng Tài chính kế toán của Công ty. Tại các đội xây lắp, thi công trực thuộc Công ty có nhân viên của Phòng Tài chính kế toán là kế toán đội thi công được cử làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu như thu thập, kiểm tra, xử lý số liệu rồi gửi về Phòng Tài chính - Kế toán Công
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty được thể hiện ở sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hồ Tây
KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN KẾ KẾ KẾ KẾ KẾ KẾ TOÁN TOÁN TOÁN TOÁN TOÁN TOÁN TỔNG THANH NGÂN TIỀN TÀI CÔNG HỢP TOÁN HÀNG MẶT SẢN TRÌNH
CÔNG NỢ CỐ ĐỊNH
(Nguồn: Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hồ Tây) Phòng Tài chính - Kế toán của Công ty bao gồm 10 người. Trong đó, nhân sự được phân công thực hiện từng công việc cụ thể, cơ cấu phù hợp với công việc, các phần hàna2ah kế toán. Công tác kế toán được tổ chức khá chặt chẽ và khoa học để phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh. Chức năng, nhiệm vụ của nhân viên Phòng Tài chính kế toán :
Kế toán trưởng : trực tiếp quản lý các nhân viên và phân công công việc
trong phòng kế toán. Đồng thời Kế toán trưởng là người giúp Giám đốc về mặt cân đối tài chính Công ty, tham mưu đắc lực nhất về việc sử dụng vốn kinh doanh để đạt hiệu quả tối ưu. Nhiệm vụ cụ thể của Kế toán trưởng :
- Tổ chức việc lập kế hoạch tài chính tín dụng.
- Phối hợp với các Phòng ban liên quan lập kế hoạch đầu tư, sản xuất...
- Thường xuyên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho Ban lãnh đạo Công ty…
Phó phòng kế toán : kiểm tra, rà soát lại toàn bộ tính hợp lý của các hoá
đơn, chứng từ, số liệu khi đưa lên Kế toán trưởng.
Kế toán tổng hợp : ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh
trong kỳ, tính giá thành sản phẩm theo từng đơn đặt hàng, theo dõi tình hình tăng giảm tài sản, khấu hao tài sản. Đồng thời hàng quý lập báo cáo lên cấp trên.
Kế toán tiền mặt : phụ trách thanh toán, theo dõi các nghiệp vụ liên quan
đến tiền mặt.
Kế toán Tài sản cố định : phản ánh số hiện có tình hình tăng giảm tài sản
cố định, trích khấu hao tài sản cố định và theo dõi phân bổ những công cụ, dụng cụ có giá trị tương đối lớn được phân bổ thành nhiều kỳ.
Kế toán ngân hàng : kế toán vay trả với ngân hàng, thu nộp ngân sách Kế toán công trình: tổng hợp chi phí, giá thành của từng công trình.
Kế toán thanh toán công nợ: theo dõi về thanh toán, vay trả công nợ, thu,
chi của nội bộ Công ty và bên ngoài, kê toán tiền lương và các khoản trích theo lương : BHXH, BHYT.
1.4.2. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại Công ty
* Chính sách kế toán:
Chế độ kế toán : Công ty áp dụng Chế độ kế toán Doanh nghiệp Việt Nam
ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006, Chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp ban hành kèm theo Quyết định 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ báo cáo tài chính tại Thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002, Thông tư 105/2003/TT-BTC ngày 04/11/2003,
Niên độ kế toán : Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng
01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm dương lịch.
Hình thức sổ kế toán áp dụng : Nhật ký chung
Đơn vị tiền tệ : Đơn vị tiền tệ được sử dụng để ghi sổ kế toán và lập Báo
cáo tài chính là Đồng Việt Nam. Các nghiệp vụ phát sinh không phải là Đồng Việt Nam được quy đổi thành Đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
Hàng tồn kho (HTK) :
- Nguyên tắc đánh giá : giá gốc, bao gồm : chi phí mua và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được nguyên vật liêụ, công cụ dụng cụ đến địa điểm và trạng thái sẵn sàng sử dụng.
- Phương thức hạch toán HTK : Kê khai thường xuyên. - Phương pháp hạch toán thuế GTGT : Khấu trừ
Tài sản cố định (TSCĐ) :
TSCĐ của Công ty được phản ánh theo nguyên giá và giá trị hao mòn luỹ kế. Khấu hao TSCĐ được tính theo phương pháp đường thẳng áp dụng cho tất cả các tài sản theo tỷ lệ tính toán để phân bổ nguyên giá trong suốt thời gian sử dụng ước tính phù hợp với quy định tại Quyết định 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Thời gian ước tính sử dụng cho mục đích tính toán này như sau : - Nhà cửa, vật kiến trúc : 6 năm
- Máy móc, thiết bị : 3-10 năm - Phương tiện vận tải : 8-10 năm - Dụng cụ quản lý : 3-8 năm - TSCĐ khác : 10 năm
Doanh thu đối với hợp đồng xây dựng dựa trên phương pháp xác định phần công việc đã hoàn thành của hợp đồng, căn cứ vào : Biên bản nghiệm thu khối lượng thi công xây dựng hoàn thành được xác nhận giữa chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn giám sát; Giá trị thanh toán tương ứng với phần khối lượng thiết kế được duyệt trong bảng thanh toán khối lượng xây lắp hoàn thành được A-B ký chấp nhận thanh toán; Hoá đơn giá trị gia tăng phát hành được khách hàng chấp nhận thanh toán.
Doanh thu đối với hoạt động kinh doanh khác được ghi nhận trên cơ sở hoá đơn bán hàng phát hành và được khách hàng chấp nhận thanh toán, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa.
Lãi tiền gửi được ghi nhận trên cơ sở dồn tích, được xác định trên số dư các tài khoản tiền gửi và lãi suất áp dụng.
Trích l ập dự phòng: Công ty tiến trích lập các khoản dự phòng hàng quý.
* Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ :
Công ty sử dụng hệ thống chứng từ dùng trong các Doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành. Đây là cơ sở cho việc hạch toán tại đơn vị, phù hợp với quy định và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty.
Các chứng từ bắt buộc như : Phiếu chi, Biên lai thu tiền, Hoá đơn giá trị gia tăng, Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn…
Một số chứng từ khác như : Hợp đồng giao khoán, Bảng chấm công, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng… được thiết kế dựa trên mẫu được hướng dẫn (ban hành kèm theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) và phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Công ty áp dụng chế độ tài khoản theo chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định 15/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán và việc mở tài khoản chi tiết tại Công ty phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nhân viên kế toán, thuận tiện cho việc ghi sổ kế toán, kiểm tra đối chiếu. Tuy nhiên, Công ty không sử dụng tài khoản 623.
Ví dụ tài khoản 154 –Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang được chi tiết thành :
15408- Công trình Thanh thiếu niên Tuyên Quang. 15410- Công trình Nhà khách Kim Bình
15415- Công trình Thuỷ điện Bình Điền 15421- công trình thủy điện Thanh Hóa v.v...
* Vận dụng tổ chức hệ thống sổ kế toán tại Công ty
Công ty sử dụng hình thức kế toán máy với phần mềm kế toán SAS
(Accounting System)à áp dụng hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung.
Sơ đồ quy trình ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung tại Công ty như sau :
Sơ đồ 1.4 : Quy trình ghi sổ tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hồ Tây
(Nguồn : Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hồ Tây)
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Kiểm tra, đối chiếu số liệu
Hệ thống Số kế toán chi tiết, Sổ kế toán tổng hợp đã cung cấp được thông tin về hoạt động của Công ty. Sổ chi tiết mở theo yêu cầu của Công ty nhằm tập hợp chi phí, doanh thu và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Sau
Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại
Nhật ký chung
Sổ cái tài khoản
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo tài chính Sổ quỹ,
báo cáo quỹ
Sổ chi tiết, thẻ chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
tài khoản. Ngoài ra, Công ty còn lập các Sổ chi tiết theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn cho từng loại hàng hoá, Sổ chi tiết theo dõi tài sản cố định, Sổ chi tiết theo dõi chi phí các công trình xây dựng cơ bản.
* Vận dụng tổ chức hệ thống báo cáo tài chính tại Công ty
Hệ thống báo cáo tài chính được sử dụng tại Công ty gồm : - Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính
Các báo cáo được lập thành bộ gửi cho HĐQT, Ban kiểm soát, Ban giám đốc, Phòng Tài chính kế toán Tổng Công ty. Thời gian quy định nộp báo cáo chậm nhất vào ngày 15 tháng sau đối với báo cáo quý, và chậm nhất sau 30 ngày đối với báo cáo năm. Báo cáo thuế hàng tháng gửi liên tục lên Cục Thuế Hà Nội vào ngày 10 tháng sau.
Các báo cáo tài chính do kế toán tổng hợp làm và được lập theo quý, năm. Các báo cáo tài chính của Công ty được lập đúng biểu mẫu quy định, luôn được lập chính xác, gửi đúng nơi, đã cung cấp đủ thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý Doanh nghiệp.