2.2.1. Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (CP NVLTT)
2.2.1.1. Đặc điểm của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thường chiếm khoảng 60 - 70 % tổng giá trị của công trình xây dựng hoàn thành, do đó việc sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu mà vẫn đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật, mỹ thuật của công trình là rất cần thiết.
Nguyên vật liệu trực tiếp phục vụ thi công xây dựng tại các công trường của Công ty rất đa dạng, bao gồm nhiều chủng loại khác nhau và được chia thành các loại sau :
- Nguyên vật liệu chính trực tiếp dùng cho công trình: gạch, cát, đá, sỏi, xi măng, sắt thép…
- Nguyên vật liệu phụ trực tiếp dùng cho công trình: đinh ốc, dây thép, dây điện,… - Công cụ dụng cụ dùng cho công trình : cuốc, xẻng, dao xây, xà beng, cây chống…
Chi phí nguyên vật liệu dùng cho công trình nào thì được hạch toán trực tiếp cho công trình, hạng mục công trình đó. Giá nguyên vật liệu xuất dùng được hạch toán theo giá bình quân gia quyền tháng.
2.2.1.2. Tài khoản sử dụng
Để theo dõi nguyên vật liệu phát sinh trực tiếp sử dụng cho công trình, Công ty sử dụng Tài khoản 621 - “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”. Tài khoản 621 được chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình dựa vào mã của công trình, hạng mục công trình đó.
Kết cấu của tài khoản này như sau : Bên Nợ : Tập hợp chi phí phát sinh
Tài khoản 621 không có số dư cuối kỳ.
Chẳng hạn như công trình Thuỷ điện Bình Điền có mã số là 15. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phục vụ thi công công trình sẽ được hạch toán vào tài khoản 62115 - CT Thuỷ Điện Bình Điền.
2.2.1.3. Quy trình hạch toán
Ta có thể khái quát quy trình ghi sổ đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Công ty như sau :
Sơ đồ 2.1 : Quy trình ghi sổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
(Nguồn: Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hồ Tây)
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Kiểm tra, đối chiếu số liệu Chứng từ gốc hoặc bảng tổng
hợp chứng từ gốc cùng loại
Nhật ký chung
Sổ cái tài khoản 621
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo tài chính
Sổ chi tiết TK 621
Bảng tổng hợp chi tiết
a) Hạch toán chi tiết
Trong quá trình thi công công trình, hạng mục công trình, nếu có nhu cầu về sử dụng vật tư nào thì các đội thi công tiến hành lập Phiếu yêu cầu cung ứng vật tư có xác nhận của Đội trưởng, kèm theo bản giải trình các khoản chi phí cần chi, sau đó gửi lên Phòng Kinh tế - Kế hoạch và Phòng Tài chính - Kế toán của Công ty. Sau khi kế toán xem xét yêu cầu cung ứng vật tư và định mức chi phí nguyên vật liệu cho các công trình do Phòng Kinh tế - Kế hoạch lập, nếu thấy phù hợp sẽ tiến hành tạm ứng cho đội trưởng đội thi công nói trên.
Sau khi Giấy đề nghị tạm ứng được Giám đốc hoặc Kế toán trưởng ký duyệt sẽ đưa cho kế toán tiền mặt lập Phiếu chi. Thủ quỹ dựa vào Phiếu chi này chi tiền cho cán bộ thi công đi mua vật tư.
Biểu số 2.1 : Phiếu chi
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hồ Tây
Địa chỉ : Thôn Hòa Bình ,xã Đông Hương ,Thành phố Thanh hóa
PHIẾU CHI Quyển số : 12
Ngày 14 tháng 12 năm 2009
Số : 198 Nợ : 141 Có : 1111
Họ và tên người nhận tiền : Ông Đặng Hải Nam Địa chỉ : Công trình xây dựng Thuỷ điện Bình Điền
Lý do chi : Chi tạm ứng mua nguyên vật liệu phục vụ công trình Thuỷ điện Bình Điền - Thừa Thiên Huế
Số tiền : 28 000 000 (Hai mươi tám triệu tám đồng chẵn) Kèm theo 2 chứng từ gốc Ngày 14 tháng 12 năm 2009 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên)
Đội trưởng đội thi công lĩnh tiền rồi dùng tiền đó để mua vật tư phục vụ thi công.
Biểu số 2.2 : Hoá đơn giá trị gia tăng
(Nguồn: Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hồ Tây)
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ GIÁ TRỊ GIA TĂNG NR/2009B
Liên 2: Khách hàng 0036976 Ngày 31 tháng 10 năm 2009
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần xi măng Bỉm Sơn Địa chỉ: Phường Ba Đình, thị xã Bỉm Sơn, Tỉnh Thanh Hóa
Số tài khoản: 21110000140046 tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Thanh Hoá Điện thoại: +84-(0)37-82.42.42 Mã số thuế: 0100773902
Họ tên người mua hàng:...
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hồ Tây
Địa chỉ: Thôn Hòa Bình ,xã Đông Hương ,Thành phố Thanh Hóa Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số thuế:2800800802
STT Tên hàng hóa dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
01 Xi măng Tấn 40 855.000 34.200.000
Cộng tiền hàng: 34.200.000 Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT: 3.420.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 37.620.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi bảy triệu sáu trăm hai mươi nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
Do đặc điểm của các công trình, hạng mục công trình thường ở xa nên vật tư mua về thường được vận chuyển thẳng tới chân công trình để sử dụng ngay. Chỉ những khi lượng vật tư mua về có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài, cũng có thể sử dụng cho nhiều công trình hoặc công trình thi công ở gần Công ty thì mới tiến hành nhập kho Công ty. Nếu vật tư có sẵn tại công trường thì sẽ được xuất dùng ngay.
* Khi nguyên vật liệu được nhập kho Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hồ Tây
Giá nguyên vật liệu nhập kho được tính như sau :
Giá NVL nhập kho = Giá mua trên hoá đơn + Chi phí thu mua – Các khoản giảm trừ (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán)
Sau khi vật tư được mua về, thủ kho Công ty cùng với người giao vật tư sẽ tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng vật tư. Sau khi kiểm tra, nếu thấy đạt yêu cầu sẽ cho nhập kho. Khi đó, thủ kho Công ty sẽ lập Phiếu nhập kho . Kế toán Công ty căn cứ vào Phiếu nhập kho này để ghi sổ kế toán.
Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, các đội thi công tiến hành lập Phiếu xin lĩnh vật tư có xác nhận của Đội trưởng, Phiếu xin lĩnh vật tư được chuyển đến thủ kho. Thủ kho tiến hành xuất kho vật tư để cung cấp vật tư cho thi công. Khi đó, thủ kho lập Phiếu xuất kho.
Biểu số 2.3: Phiếu xuất kho
Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hồ tây số 02-VT Công trình Thuỷ điện Bình Điền
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 30 tháng 11 năm 2009 Nợ : 62115 Số : 12 Có : 152
Họ và tên người nhận hàng : Dương Hải Nam - Đội trưởng đội thi công số 3- Công ty HVĐ
Lý do xuất kho : Phục vụ thi công công trình xây dựng Thuỷ điện Bình Điền Xuất tại kho: Kho công trình xây dựng Thuỷ điện Bình Điền.
STT Tên vật tư Mã số Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Tấn 40 40 Cộng 40 40 Tổng số tiền (Viết bằng chữ) : Số chứng từ gốc kèm theo : 01 Ngày 30 tháng 11 năm 2009
(Nguồn: Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng Hồ Tây)
Ngườilập phiếu (Ký, họ tên) Giám đốc (ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Kế toán căn cứ vào Phiếu xuất kho để ghi sổ kế toán. Giá vật tư xuất kho là giá bình quân gia quyền tháng. Do đó, kế toán chưa ghi đơn giá vật tư xuất kho trên Phiếu xuất kho tại thời điểm xuất vật tư. Đến cuối tháng, khi đã tính ra giá bình quân gia quyền tháng, kế toán tiến hành ghi sổ kế toán giá trị vật tư đã xuất kho phục vụ thi công dựa trên số lượng thực xuất và đơn giá đã tính.
* Khi vật tư mua về được sử dụng luôn
Do các công trình thường nằm xa Công ty nên không phải lúc nào vật tư mua về cũng nhập kho Công ty. Hầu hết vật tư được mua về khi đang có nhu cầu sử dụng ngay, do đó, phần lớn nguyên vật liệu cho thi công công trình khi mua về được vận chuyển thẳng đến công trình. Tại công trình, Công ty có các kho tạm để cất giữ và bảo quản vật tư. Tại đây, kế toán đội thi công có trách nhiệm tập hợp các chứng từ để cuối tháng gửi về phòng Tài chính - Kế toán Công ty. Kế toán Công ty khi nhận được chứng từ mà kế toán đội thi công gửi lên có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính đầy đủ của chứng từ kế toán rồi mới tiến hành ghi Sổ kế toán chi tiết, Sổ kế toán tổng hợp.
Tại các đội thi công của Công ty, Bảng kê nhập được sử dụng để ghi chép tất cả những lần vật tư được mua về để sử dụng ngay. Bảng kê này được lập theo tháng. Khi có nhu cầu về sử dụng vật tư, các đội lập Bảng kê xuất, cũng được lập hàng tháng. Giá vật tư xuất kho là giá bình quân gia quyền tháng.
Cuối tháng, căn cứ trên những chứng từ đã lập, sau khi nguyên vật liệu đã được đưa vào phục vụ thi công công trình, đội trưởng đội thi công công trình đó làm Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng khi có đủ các chứng từ kèm theo như : Hoá đơn giá trị gia tăng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho… và được Giám đốc hay Kế toán trưởng xác nhận sẽ được thanh toán tạm ứng.
Biểu số 2.4 : Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng
Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hồ Tây Mẫu số :05-VT Công trình xây dựng Thuỷ điện Bình Điền
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TẠM ỨNG
Ngày 30 tháng 11 năm 2009
Kính gửi : Giám đốc Công ty Cổ phần Đầu Tư Xây Dựng Hồ Tây
Tôi là : Lê Văn Minh - Đội trưởng đội thi công số 2 - Công ty HVĐ
Căn cứ vào Hoá đơn số 020130, tôi đề nghị thanh toán số tiền mua xà gỗ, cốp pha thi công với số tiền là : 63 185 000 đồng (Sáu mươi ba triệu một trăm tám mươi lăm ngàn đồng chẵn)
(Kèm theo 01 chứng từ gốc)
Người đề nghị thanh toán
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Người duyệt
(Ký, họ tên) (Nguồn: Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hồ Tây)
Nếu tạm ứng thừa thì đội trưởng công trình phải nộp lại số tiền thừa. Khi đó, kế toán tiền mặt sẽ lập Phiếu thu. Ngược lại, nếu số tiền tạm ứng không đủ để mua vật tư thì kế toán tiền mặt sẽ lập Phiếu chi để trả cho người mua vật tư số tiền còn thiếu. Đồng thời, kế toán sẽ ghi Sổ chi tiết tài khoản 621 cho các công trình.
Biểu số 2.5 : Sổ chi tiết tài khoản 621
Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hồ Tây MST: 2800800802
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
62115 – Thuỷ điện Bình Điền
Số dư đầu kỳ
Số C¹NH
TRANH Ngày CT Ngày GS Diễn giải Mã số Đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số dư
TTTư-11/25 29/11/2009 29/11/2009 Đào Sỹ Lục-CT TĐ Bình Điền:T.toán tiền mua vật tư (ông Hậu hoàn cho Lục)
62115 141 6.112.000 6.112.000
HĐ 01791 30/11/2009 30/11/2009 H.toán tiền bêtông phục vụ CT Bình Điền do Cty RDMix cung cấp (7m3)
62115 3311 5.353.333 11.465.333 KC-1 30/11/2009 30/11/2009 Kết chuyển từ TK 621 sang TK 154 62115 154 111.465.33 3 … … PC1533- 31/12
31/12/2009 31/12/2009 Trần Ngọc Thái:T.toán tiền mua bêtông cuả Cty CPBTRDMix VN
62115 141 15.200.000 64.989.126 … KC-1 31/12/2009 31/12/2009 *** Kết chuyển TK 621 sang TK 154 62115 154 407.374.625 Tổng phát sinh 918.839.938 918.839.938 Số dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 12 năm 2009
b) Hạch toán tổng hợp
Việc hạch toán tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được thực hiện vào cuối quý. Công ty hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Từ các chứng từ kế toán được kế toán ở đội thi công chuyển lên hàng tháng, kế toán Công ty sẽ kiểm tra các chứng từ, sau đó căn cứ vào các chứng từ đó để ghi vào các Sổ kế toán. Công ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung nên sử dụng các Sổ kế toán: Sổ nhật ký chung, Sổ cái tài khoản 621, Sổ chi tiết tài khoản 621 đối với kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được kế toán đội chuyển lên, kế toán Công ty tiến hành ghi Sổ Nhật ký chung. Đến cuối tháng thì tập hợp chứng từ, số liệu để ghi Sổ Cái tài khoản 621 cho các công trình, hạng mục công trình.
Biểu số 2.6: Sổ Nhật ký chung
Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hồ Tây MST: 2800800802
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
công trình thủy điện Bình Điền
Số CT Ngày CT Ngày GS Diễn giải Đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có
Số trang trước chuyển sang
PC 1270 23/10/2009 23/10/2009 Chu Văn Công-CT TTN Hoà Bình: T.toán tiền tiếp khách 627815 1111 3.450.000 3.450.000
NH 3 24/9/2009 24/10/2009
Trần Thế Sơn-CT Bình Điền: Mua que hàn điện F4 152 3311 4.800.000 4.800.000 … … 26.959.479
HĐ 34569 23/9/2009 30/10/2009 H.toán tiền nước phải trả XNSĐ 11.4 công
trình NK Kim Bình T9/09 627710 3311 1.031.794 1.031.794 …
PC 1362 27/11/2009 27/11/2009 Nguyễn Đức Long-CT NMXMHL: H.toán tiền
thuê V/cmáy, CCDC từ CT về Cty 62772702 111 8.400.000 8.400.000
HĐ 01791 30/11/2009 30/11/2009 H.toán tiền bêtông phục vụ CT HH4 do Cty RDMix cung cấp (7m3)
62121
3311 5.353.333 5.353.333
…
HĐ 67943 30/12/2009 31/12/2009 H.toán tiền thuê trạm trộn bê tông T12 của
Cty TM Vạn Sinh – CT Dabaco2 627710 3311 20.000.000 20.000.000
…..
KC-1 31/12/2009 31/12/2009 Kết chuyển TK 621 sang TK 154 154 621 707.374.625
707.374.625
…..
Cộng chuyển sang trang sau
Ngày 31 tháng 12 năm 2009
Người lập biểu Kế toán trưởng
Biểu số 2.7: Sổ Cái tài khoản 621
Công ty Cổ phần đẩu tư xây dựng Hồ Tây MST:2800800802
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Công trình thủy điện Bình Điền
Số dư đầu kỳ
Số CT Ngày CT Ngày GS Diễn giải Đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số dư
HĐ 67483 25/8/2009 30/10/2009 Ông Thanh_CT Dabaco2 mua bêtông tươi
M200 của Cty CP SG Kinh Bắc 3311 6.652.381 6.652.381
HĐ 61358 5/9/2009 30/10/2009 Nguyễn Ngọc Sơn-CT NK Kim Bình: Mua thép của chi nhánh SODACO 28,37tấn
1388 473.561.333 480.213.714.
… …
HĐ 01791 30/11/2009 30/11/2009 H.toán tiền bêtông phục vụ CT HH4 do
Cty CPBT RDMix VN (7m3) 3311 5.353.333
… …
PC1533- 31/12
31/12/2009 31/12/2009 Trần Ngọc Thái-CT Bình Điền: T.toán tiền mua bêtông cuả Cty CP Nam Linh
141 15.200.000 64.989.126 … KC-2 31/12/2009 31/12/2009 *** Kết chuyển TK 621 sang TK 154 154 263.013.657 Tổng phát sinh 3.658.769.543 3.658.769.54 3 Số dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 12 năm 2009
Người lập biểu Kế toán trưởng
2.2.2. Kế toán chi phí nhân công trực tiếp ( CP NCTT)
2.2.2.1. Đặc điểm của chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công cũng là một khoản mục chi phí hết sức quan trọng. Hơn nữa, chi phí nhân công liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người lao động. Bởi vậy, hạch toán đúng và đủ chi phí nhân công trực tiếp luôn được các nhà quản trị hết sức quan tâm. Nếu thực hiện tốt công tác này, không những chi phí của công trình, hạng mục công trình được xác định một cách đáng tin cậy, mà thông qua chính sách trả lương, trả thưởng cho người lao động còn khuyến khích được họ làm việc tốt hơn, nâng cao năng suất lao động, rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí hoàn thành công trình.
Chính vì thế, Công ty cũng luôn quan tâm đến công tác chi phí nhân công trực tiếp, dựa trên chế độ kế toán và đặc điểm riêng của doanh nghiệp mình mà có những chính sách kế toán đúng đắn với khoản mục chi phí quan trọng và nhạy cảm này.
Chi phí nhân công trực tiếp tại Công ty vừa có đặc điểm chung của chi phí