thành sản phẩm tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hồ Tây
Công ty là một doanh nghiệp được cổ phần hoá tử một doanh nghiệp Nhà nước, hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực đầu tư xây dựng. Công ty có một đội ngũ cán bộ công nhân viên lớn mạnh, có năng lực, giàu kinh nghiệm và làm việc đạt hiệu quả cao. Để tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trường và xu thế hội nhập kinh tế quốc tế như hiện nay, Công ty đã mở rộng việc tìm kiếm thị trường, ngày càng tạo được uy tín, nâng cao vị thế và sức mạnh cạnh tranh của mình. Qua hơn hai mươi năm xây dựng và trưởng thành , Công ty đã tạo được chỗ đứng vững chắc trên thị trường, tạo được công ăn việc làm cho nhiều lao động, đóng góp không nhỏ vào Ngân sách Nhà nước. Bên cạnh đó, Công ty cũng đổi mới công tác quản lý, không ngừng cải tiến công nghệ nhằm tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm, xây dựng được nhiều công trình có chất lượng cao với giá thành hợp lý.
Trong thời gian thực tập tại Công ty, em đã tìm hiểu về lịch sử hình thành và phát triển, tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức bộ máy kế toán, đi sâu vào tìm hiểu công tác kế toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty. Dựa trên những kiến thức thu thập được, em xin đưa ra một số ý kiến nhận xét như sau:
3.1.1. Ưu điểm
Từ khi thành lập đến nay, Công ty đã lớn mạnh không ngừng cả về quy mô và chất lượng, khắc phục mọi khó khăn, tự mình vươn lên, khẳng định vị
3.1.1.1. Về tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty được thiết kế theo kiểu trực tuyến đa chức năng, được hình thành phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. Các bộ phận, phòng ban trong Công ty có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng và phối hợp nhịp nhàng với nhau đảm bảo công việc không bị chồng chéo và quả nhất. Điều đó đã góp phần tạo nên sức mạnh cạnh tranh cho Công ty trong nền kinh tế thị trường. Công ty vừa đáp ứng được những yêu cầu khắt khe của thị trường vừa đảm bảo được đời sống của cán bộ công nhân viên.
Các phòng ban trong Công ty cũng như giữa Công ty với các đội, công trường thường xuyên phối hợp, hỗ trợ cho nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Do đó, Công ty đã có uy tín trên thị trường trong lĩnh vực đầu tư, xây dựng cơ bản, đứng vững và phát triển trong điều kiện cạnh tranh hiện nay.
Ngoài ra, cơ sở vật chất kỹ thuật được trang bị tương đối đầy đủ, phòng làm việc có bàn ghế, tủ đựng, điện thoại, máy fax, máy in, máy vi tính nối mạng… tạo điều kiện thuận lợi cho các cán bộ công nhân viên làm tốt công việc của mình, đồng thời tiết kiệm được thời gian, đảm bảo tính kịp thời của công việc cung cấp thông tin.
3.1.1.2. Về tổ chức công tác kế toán
Phòng Kế toán – Tài chính của Công ty gồm 10 nhân viên, có năng lực và trình độ chuyên môn đồng đều, công việc được bố trí phù hợp với khả năng và trình độ của mỗi người, tạo điều kiện cho việc theo dõi, hạch toán chính xác, đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Mỗi đội công trình có kế toán đội theo dõi tình hình hoạt động và chịu trách nhiệm quản lý chi tiêu của đội. Hàng tháng, kế toán đội gửi các chứng từ về Phòng Kế toán – Tài chính của Công ty để kế toán Công ty vào sổ theo dõi, kiểm tra, đảm bảo nguyên tắc cập nhật và đối chiếu giữa kế toán đội xây dựng và kế toán của Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hồ Tây
3.1.1.3. Về hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán
Hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán của Công ty được tổ chức đầy đủ, tuân thủ đúng chế độ kế toán. Hệ thống tài khoản kế toán được mở tới cấp 2, cấp 3 và chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình tạo điều kiện ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống sổ sách kế toán bao gồm đầy đủ hai hệ thống Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp, vừa đảm bảo việc theo dõi chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình lại vừa đảm bảo việc tổng hợp số liệu phục vụ công tác quản lý.
Hình thức ghi sổ Nhật ký chung tương đối đơn giản, thuận tiện và phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh của Công ty. Đặc biệt, việc sử dụng kế toán máy với phần mềm kế toán SAS được thiết kế thống nhất cho cả Công ty đã đáp ứng được những yêu cầu trong công tác hạch toán kế toán, tiết kiệm thời gian, giảm đáng kể khối lượng công việc và nâng cao năng suất lao động.
3.1.1.4. Về công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm
Nhìn chung, công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty đã đáp ứng được những yêu cầu về tổ chức quản lý nói chung và tổ chức kế toán nói riêng. Chi phí được tập hợp riêng cho từng công trình, hạng mục công trình tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi chi phí trong quá trình thi công, tính giá thành cho công trình khi hoàn thành, đồng thời có thể so sánh giữa thực tế và dự toán, từ đó xác định mức độ chênh lệch tuyệt đối cũng như tương đối, phân tích nguyên nhân của hiện tượng đó để có biện pháp phát huy mặt tích cực, hạn chế mặt tiêu cực, nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành, đồng thời lập kế hoạch cho kỳ sau để đưa ra những chính sách hợp lý cho công tác tổ chức sản xuất.
Công ty áp dụng hình thức khoán gọn xuống các đội thi công. Mỗi đội được giao công việc cụ thể, đề ra thời hạn hoàn thành và bàn giao công trình. Điều này vừa tạo điều kiện cho các đội thi công chủ động trong quá trình sản
hình thức quản lý hợp lý tạo điều kiện đẩy nhanh tiến độ thi công công trình, tăng năng suất lao động, có tác động tích cực đến việc tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Các tổ, đội thi công phải chịu trách nhiệm trước các cấp quản lý về chất lượng thi công công trình, thời hạn hoàn thành, bàn giao công trình cũng như các thủ tục quản lý, sản xuất trong quá trình thi công xây dựng.
Cụ thể những ưu điểm đối với việc hạch toán từng khoản mục chi phí như sau:
Về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Khi có nhu cầu về sử dụng vật tư, các đội xin tạm ứng để mua vật tư phục vụ thi công, điều này là xuất phát từ nhu cầu sản xuất thực tế nên sẽ góp phần phục vụ công tác sản xuất thi công tốt hơn, đảm bảo tính chủ động của các đội thi công. Bên cạnh đó, trước khi tạm ứng cho đội đi mua vật tư, luôn có sự so sánh giữa yêu cầu của đội với định mức vật tư cho từng công trình đã được lập trước, điều này là rất cần thiết nhằm tránh việc sử dụng vật tư một cách tuỳ tiện, gây lãng phí và làm tăng giá thành công trình trong khi thực tế lại không sử dụng hết số vật tư đó.
Về chi phí nhân công trực tiếp:
Công ty tiến hành chấm công cho người lao động thông qua Bảng chấm công, đây là căn cứ quan trọng để tính và trả lương cho người lao động và để hạch toán vào khoản mục chi phí nhân công trực tiếp, đồng thời tạo động lực thúc đẩy họ làm việc nghiêm túc hơn, có trách nhiệm hơn.
Các chứng từ về chi phí tiền lương được kế toán tập hợp và phân bổ cho từng công trình, hạng mục công trình giúp cho việc theo dõi khoản chi phí này được thuận lợi hơn. Công ty áp dụng hai hình thức trả lương cũng tạo điều kiện tính lương hợp lý hơn đối với từng cán bộ, công nhân viên. Việc trả lương dứt điểm, nhanh chóng theo từng tháng cũng rất hợp lý nhằm đảm bảo đời sống cho người lao động, cổ vũ tinh thần lao động cho công nhân, chính việc làm này đã góp phần hạn chế sai phạm nảy sinh từ phía người lao động
trong quá trình thi công (như: bớt xén nguyên vật liệu hay làm việc thiếu trách nhiệm…).
Về chi phí sản xuất chung:
Khoản mục chi phí sản xuất chung bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau, do đó Công ty luôn quan tâm đến công tác tổ chức quản lý cũng như hạch toán đối với khoản mục này. Chi phí sản xuất chung cũng được tập hợp cho từng công trình, hạng mục công trình, tạo điều kiện cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Công ty cũng luôn quan tâm đến việc tiết kiệm chi phí sản xuất chung mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình bằng cách khuyến khích người lao động.
Những ưu điểm trên đây đã đóng góp không nhỏ vào thành công của Công ty, góp phần làm giảm chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên thì vẫn còn một số vấn đề khó khăn, tồn tại trong công tác tổ chức quản lý nói chung và công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp nói riêng.
3.1.2. Hạn chế
3.1.2.1. Về tổ chức bộ máy quản lý
Hiện tại, các phòng ban trong Công ty đều có hệ thống máy vi tính được nối mạng. Tuy nhiên, chưa có mạng nội bộ kết nối giữa các phòng ban trong Công ty, việc trao đổi, cung cấp thông tin giữa phòng ban này với phòng ban khác vẫn mang tính chất thủ công. Điều này khiến cho công việc bị chậm lại, năng suất lao động bị giảm xuống.
3.1.2.2. Về tổ chức bộ máy kế toán
Do đặc điểm của ngành xây dựng là các công trình thường nằm rải rác ở xa nên chứng từ được chuyển lên Phòng Tài chính - Kế toán thường chậm, dồn vào những ngày cuối quý nên không đảm bảo tính cập nhật của công tác kế toán. Khối lượng công việc trong những ngày cuối quý rất lớn, điều này dễ
có nhiệm vụ tập hợp chứng từ và tiến hành những công việc cơ bản, còn việc ghi Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp thì phải do kế toán tại Công ty thực hiện, do vậy cũng làm ảnh hưởng đến việc ghi chép đúng tiến độ công việc.
Cũng do công việc của kế toán đội thi công thường chỉ là tập hợp các chứng từ, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp rồi cuối tháng gửi các chứng từ về Phòng Tài chính - Kế toán của Công ty nên có một số cán bộ kế toán đội thi công có trình độ chưa cao, nên khi có những thay đổi trong chế độ kế toán, một số cán bộ kế toán đội thi công chưa thật bắt kịp với sự thay đổi đó.
3.1.2.3. Về hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán
Hiện nay, Công ty không sử dụng tài khoản 623 để hạch toán chi phí sử dụng máy thi công. Các chi phí về tiền lương của công nhân điều khiển máy thi công thì hạch toán vào tài khoản 622 - “Chi phí nhân công trực tiếp”, còn các chi phí khác phục vụ máy thi công như: nhiên liệu, công cụ dụng cụ, các chi phí mua ngoài thì hạch toán vào tài khoản 6272 – “Chi phí nguyên vật liệu dùng cho đội” hay đôi khi lại hạch toán vào tài khoản 6273 - “Chi phí công cụ dụng cụ sản xuất”. Điều này là không đúng với chế độ kế toán, làm tăng chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung, giảm chi phí sử dụng máy thi công. Mặc dù không làm thay đổi tổng chi phí của công trình tuy nhiên lại phản ánh không đúng bản chất của nghiệp vụ.
Hệ thống sổ sách của Công ty là tương đối đơn giản, gọn nhẹ. Tuy nhiên, mẫu Sổ Cái tài khoản không có cột đối ứng với Sổ Nhật ký chung về trang sổ và số thứ tự dòng, Sổ Nhật ký chung cũng không có cột đối chiếu với Sổ Cái tài khoản, như vậy sẽ gây khó khăn cho việc đối chiếu giữa Sổ Cái và Sổ Nhật ký chung, có thể dẫn đến việc bỏ sót nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Do đặc điểm ngành xây dựng nên những số tiền mà đội trưởng các đội thi công xin tạm ứng để phục vụ thi công công trình thường lớn, do đó trước khi kế toán tiến hành tạm ứng cho họ thì Giám đốc hoặc Kế toán trưởng phải ký duyệt các Phiếu thu, Phiếu chi. Tuy nhiên, đối với số tiền tạm ứng nhỏ thì
điều này là không cần thiết, vì có thể gây ra sự chậm chễ, ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình.
3.1.2.4. Về công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm
Về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Cũng do các đội thi công căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật tư mà có kế hoạch xin cấp vật tư nên có thể dẫn đến tình trạng đội xin nhiều hơn số vật tư thực cần để bớt xén nguyên vật liệu, hoặc mua nguyên vật liệu không đảm bảo chất lượng theo dự toán. Bên cạnh đó, khi vật tư được mua về thường chỉ có Hợp đồng, Hoá đơn giá trị gia tăng chứ chưa phản ánh được những thiếu hụt trong quá trình vận chuyển, giao nhận vật tư. Đôi khi, vật tư mua về được sử dụng ngay nhưng vẫn làm thủ tục nhập kho tại công trình, điều này làm tăng=khối lượng công việc mà lại không hiệu quả vì mất nhiều thời gian hơn.
Mặt khác, sau khi công trình thi công xong, có những vật liệu được thu hồi và có thể sử dụng tiếp nhưng chưa được hạch toán, điều này gây lãng phí nguyên vật liệu, làm tăng giá thành của công trình xây dựng.
Về chi phí nhân công trực tiếp
Trước hết, chi phí về tiền lương của công nhân điều khiển máy thi công lại hạch toán vào TK 622, ngoài ra, thuế thu nhập cá nhân tại Công ty được hạch toán vào Tài khoản 622 và được coi là tiền lương gián tiếp là chưa đúng với chế độ kế toán doanh nghiệp. Hơn nữa, tiền lương của công nhân gián tiếp lại hạch toán vào Tài khoản 1388. Như vậy là không đúng bản chất của nghiệp vụ, lại làm tăng chi phí dẫn đến tăng giá thành của công trình một cách không cần thiết.
Hàng tháng, Công ty cũng không tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân, trong khi đó công nhân nghỉ phép là không đều đặn nên có thể dẫn đến việc chi phí về nhân công trực tiếp tăng một cách đột biến khi có công nhân nghỉ phép nhiều, làm tăng tổng chi phí mà không phản ánh đúng nghiệp vụ phát sinh, có thể dẫn đến những quyết định không chính xác đối
Về chi phí sản xuất chung
Như đã nói ở trên, các chi phí thuê máy thi công, chi phí nguyên vật liệu phục vụ máy thi công tại Công ty không được hạch toán trên tài khoản 623 mà lại hạch toán lẫn vào tài khoản 6273 - “Chi phí dụng cụ sản xuất” hay đôi khi cũng hạch toán vào tài khoản 6272 - “Chi phí vật liệu cho sản xuất chung”. Điều này phản ánh không đúng bản chất của nghiệp vụ, làm tăng chi phí sản xuất chung.
Chi phí sửa chữa máy thi công cũng không được trích trước hàng tháng nên khi có chi phí lớn phát sinh sẽ làm tăng đột biến chi phí, gây mất cân đối chi phí phát sinh.
Bên cạnh đó, Công ty chưa quan tâm nhiều đến công tác kế toán thiệt hại trong sản xuất. Cụ thể, Công ty không trích trước chi phí ngừng sản xuất thực tế trong kế hoạch. Mà chi phí này thường phát sinh không đều đặn ở các kỳ khác nhau dẫn đến tình trạng kỳ nào phát sinh khoản chi phí này thì giá