Đối với nguyên vật liệu nhập kho

1.5.3.1.1. Chứng từ kế toán nhập kho.

Chứng từ nhập kho đảm bảo tuân thủ đúng qui trình nhập kho và đảm bảo đầy đủ những chứng từ cần thiết.

Vật liệu nhập kho do mua ngoài cần phải có: + Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01 GTGT – 3LL)

+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Mẫu số 24/VL): là chứng từ dùng để xác minh tính chính xác của nghiệp vụ nhập hàng giữa các đối tượng về chủng loại vật tư, chất lượng vật tư có đảm bảo theo đúng yêu cầu và trên biên bản cần có sự xác nhận của Phòng kỹ thuật về chất lượng, xác nhận của Phòng vật tư về chủng loại vật tư và xác nhận của thủ kho về số lượng vật tư nhập căn cứ vào chứng từ gốc

+ Phiếu nhập kho nguyên vật liệu ( Mẫu số C20 – HD): Phiếu nhập kho là chứng từ dùng để xác nhận số lượng vật tư, hàng hóa sản phẩm nhập kho, làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với những người có liên quan và ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho phải ghi rõ tên người giao, số hóa đơn hoặc lệnh nhập kho. Phiếu này do cán bộ phòng vật tư lập thành 3 liên trong đó liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nhập hàng, liên 3 dùng để luân chuyển và ghi sổ kế toán. Trong phiếu nhập kho quy định các đối tượng ghi như sau: Người lập phiếu ghi các cột: tên chủng loại quy các, số lượng nhập theo chứng từ; thủ kho ghi cột số thực nhập; kế toán hàng tồn kho ghi cột đơn giá và cột thành tiền.

Thủ tục nhập kho vật liệu được tiến hành như sau: Vật liệu do phòng vật tư mua về sau khi có đầy đủ hóa đơn chứng từ mua hàng Công ty tiến hành làm thủ tục kiểm tra, kiểm nhận số vật tư mua về. Thủ tục này được tiến hành với sự tham gia của các bên liên quan. Sau khi đó có đầy đủ hóa đơn và Biên bản kiểm nghiệm phòng vật tư sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho có sự xác nhận của thủ kho. Căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu nhập kho thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho. Phiếu nhập kho do kế toán vật tư ghi thành 2 liên: 1 liên đưa cho thủ kho để thủ kho ghi vào thẻ kho

sau đó chuyển cho phũng kế toán ghi sổ, 1 liên dùng để thanh toán.

Từ phiếu nhập kho vật liệu kế toán vật liệu chuyên theo dõi phần nhập vật liệu sẽ tiến hành tổng hợp số liệu thành một bảng tổng hợp gọi là: Bảng tổng hợp nhập. Bảng tổng hợp này được lập theo từng tháng để theo dõi một cách tổng quát số lượng vật tư được nhập trong tháng.

1.5.3.1.2. Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho Trách nhiệm luân chuyển

Bước công việc Người có nhu cầu nhập hàng Cán bộ phòng cung ứng Ban kiểm nghiệm phụ trách phòng cung ứng Kế toán HTK Thủ kho 1. Đề nghị nhập hàng 1

2.Lập biên bản kiểm nghiệm 2

3. Lập phiếu nhập 3

4. Ký phiếu nhập 4

5. Nhập kho 5

6. Ghi sổ 6

7. Bảo quản lưu trữ 7

1.5.3.1.3. Phương pháp tính giá nhập kho.

Vật liệu nhập kho của Công ty được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau. Việc tính giá một cách chính xác giá của vật liệu nhập kho đóng một vai trò quan trọng, điều này ảnh hưởng rất lớn đến giá thành của sản phẩm. Do đó, cần phải có những quy định cụ thể cho việc ghi nhận giá thành nhập kho vật liệu.

Đối với vật liệu nhập kho do mua ngoài được tính toán như sau: Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua + Chi phí thu mua.

Trong đó:

+ Nếu chi phí thu mua vật liệu được tính vào giá bán và ghi trên hóa đơn thì giá thực tế của vật liệu nhập kho là giá ghi trên hóa đơn của số vật liệu đó.

+ Nếu chi phí vận chuyển do thuê ngoài thì giá thực tế nhập kho tại Công ty sẽ bao gồm giá ghi trên hóa đơn cộng với chi phí vận chuyển bốc dỡ phải trả cho

đơn vị.

+ Nếu chi phí vận chuyển vật liệu do bộ phận vận tải của Công ty thực hiện thì giá thực tế của vật liệu thu mua nhập kho Công ty được xác định là giá ghi trên hóa đơn.

Ví dụ thực tế như sau: Trong tháng 3 năm 2011 Công ty có mua một số vật tư (đơn vị tính: đồng).

*Giá mua thực tế ngày 7 tháng 3 năm 2011:

Xơ Nanlon : 99600kg x 46.067 = 4.588.307.07 Thuế GTGT 10%: 458.830.706 Tổng cộng 5.047.137.776

Như vậy giá thực tế của vật liệu nhập kho ngày 7 tháng 3 năm 2011 là giá ghi trên hóa đơn: 5.047.137.776.

Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán vật liệu thực hiện các thao tác sau:

• Vào “kế toán vật tư-CCDC”,sẽ xuất hiện màn hình:

• Vào mục “Phiếu nhập khẩu vật tư giá bình quân” hoặc “phiếu nhập vật tư nhập khẩu” => ấn nút “Mới” => xuất hiện màn hình nhập dữ liệu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

Sau khi vào chi tiết nhập, chương trình phần mềm tự lên các báo cáo chi tiết nhập và các báo cáo tổng hợp nhập nguyên vật liệu theo mã vật tư.

Đối với nguyên vật liệu xuất kho

1.5.3.1.4. Chứng từ kế toán xuất kho nguyên vật liệu.

Vật tư khi xuất kho cho hoạt động sửa chữa tại Công ty được thực hiện theo trình tự như sau: Bộ phận có nhu cầu xin lĩnh vật tư cho các mục đích sử dụng của mình sẽ trực tiếp lập phiếu lĩnh vật tư. Trong đó ghi rõ lý do lĩnh vật tư và số lượng vật tư theo yêu cầu sử dụng sau đó đưa cho quản đốc phân xưởng ký xác nhận. Phiếu này được chuyển lên phòng vật tư và kế toán vật tư trên cơ sở định mức vật tư theo qui định của Công ty tiến hành xét duyệt số lượng vật tư được cấp phát. Trên cơ sở xét duyệt của kế toán vật tư thủ kho sẽ tiến hành xuất kho vật liệu theo số lượng thực tế được cấp phát và xác nhận vào phiếu lĩnh vật tư. Mỗi phiếu lĩnh

vật tư chỉ được ghi cho một loại vật tư theo mỗi lần xuất và ghi theo mã thẻ kho. Cuối tháng thủ kho sắp xếp các phiếu lĩnh vật tư này theo trình tự từng mã kho và chuyển lên phòng tài vụ của Công ty đó tổng hợp vào thẻ kho.

- Phiếu xuất kho (Mẫu số C21 – HD): Phiếu xuất kho dùng để phản ánh số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hóa xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư sản phẩm, hàng hóa cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng. Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do cán bộ phũng vật tư phiếu được lập thành 3 liên trong đó: Liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nhận hàng, liên 3 dùng để luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán. Trên phiếu xuất kho quy định các đối tượng ghi như sau: Người lập phiếu ghi các cột: tên chủng loại quy cách, số lượng xuất theo yêu cầu; Thủ kho ghi cột thực xuất; Kế toán hàng tồn kho ghi cột đơn giá và cột thành tiền.

1.5.3.1.5. Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho. Trách nhiệm luân chuyển

Bước công việc

Người có nhu cầu mua hàng Cán bộ phòng cung ứng Thủ trưởng đơn vị Kế toán HTK Thủ kho 1. Đề nghị xuất hàng 1 2. Duyệt lệnh xuất 2 3. Lập phiếu xuất 3 4. Ký phiếu xuất 4 5. Xuất kho 5 6. Ghi sổ 6

7. Bảo quản lưu trữ 7

1.5.3.1.6. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho.

Do đặc thù của Công ty là công ty sản xuất do đó vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng cho mục đích sản xuất. Ngoài ra Công ty cũng tiến hành bán một số nguyên

vật liệu trong kho phế liệu.

Giá vật liệu xuất kho tại đây được tính theo phương pháp bình quân gia quyền tháng. Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm nguyên vật liệu.Sau khi xuất kho nguyên vật liệu trong tháng, phần mềm sẽ tự động tính giá bình quân gia quyền tháng. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng nguyên vật liệu xuất kho giữa 2 lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho.

Giá trị thực tế Số lượng Đơn giá NVL và CCC = NVL & CCDC x bình quân gia xuất kho xuất kho quyền tháng Trong đó giá đơn vị bình quân gia quyền tính theo phương pháp sau: Đơn giá bình quân

gia quyền tháng =

Giá trị TT NVL và CCDC tồn trước khi nhập+ Giá trị TT NVL & CCDC nhập kho trong tháng

SL NVL và CCDC tồn kho trước khi nhập+ SL NVL và CCDC nhập kho của cả tháng

Ví dụ: (Đơn vị tính: VNĐ).

Tồn đầu tháng 3/ 2010: 141.000 Kg Xơ Nanlon (mờ), đơn giá 46.957,68 đ/Kg. Trong tháng 3/2010 nhập 199.200 Kg Xơ Nanlon (Mờ) với đơn giá 46.225,45 đ/Kg. Trong tháng 3/2010 xuất 164.700 Kg Xơ Nanlon (mờ) để sản xuất.

- Giá đơn vị bình quân xuất trong tháng 3 là:

Sau khi nhận được phiếu xuất kho từ kho gửi lên kế toán nguyên vật liệu theo dõi phần xuất sẽ thực hiện các thao tác sau:

• Vào phần mêm IT soft

• Vào mục “kế toán vật tư-CCDC” sẽ xuất hiện màn hình bên dưới. Sau đó vào “Phiếu xuất kho NVL sản xuất, giá trung bình“

164.700

141.000 x 46.957,68+ 199.200 x 46.225,45

• Sau khi vào phiếu xuất vật tư giá bình quân, chương trình phần mềm tự lên các chi tiết xuất, tổng hợp xuất và phân bổ nguyên vật liệu theo đối tượng sử.

Trong phần khai báo hệ thống: sau khi hoàn thiện phần xuất, kế toán ấn nút lệnh “ Nhận”.

Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu:

Công ty áp dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết NVL – CCDC và hiện tại Công ty, quá trình thực hiện công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện trên phần mềm kế toán IT soft. Theo phương pháp này, kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty được tiến hành như sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

- Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn về mặt số lượng theo từng danh điểm vật liệu. Căn cứ vào các chứng từ hóa đơn kế toán vật tư tiến hành lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Từ phiếu nhập kho và phiếu xuất kho (Phiếu xin lĩnh vật tư) thủ kho sẽ tổng hợp số liệu vào thẻ kho và cuối tháng tính ra lượng tồn kho của từng vật liệu. Thẻ kho được lập theo từng loại vật liệu có ghi rõ mã kho theo quy định của công ty. Sau khi tập hợp xong số liệu

vào thẻ kho, thủ kho chuyển các chứng từ như phiếu nhập kho và phiếu xuất kho cho phòng kế toán. Cuối thỏng thủ kho sẽ gửi thẻ kho lên phòng kế toán để tiến hành đối chiếu số liệu.

- Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị. Sau khi nhận được phiếu nhập kho và phiếu xuất kho kế toán vật liệu tiến hành tổng hợp số liệu vào các bảng tổng hợp tương ứng. Cụ thể: Từ phiếu nhập kho kế toán lập bảng tổng hợp nhập, từ phiếu xuất kho kế toán vật liệu tiến hành tổng hợp lại số liệu theo từng kho và ghi vào chi tiết xuất và tiến hành lập bảng tổng hợp xuất. Từ bảng tổng hợp nhập và xuất kế toán tiến hành chuyển số liệu sang sổ số dư. Cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu số liệu với thẻ kho do thủ kho gửi lên. Nếu có sự sai sót số liệu phải tìm nguyên nhân để có sự điều chỉnh kịp thời đảm bảo sự khớp đúng số liệu giữa thẻ kho và sổ số dư.

Sơ đồ 1.1: Quy trình tổ chức hạch toán chi tiết NVL – CCDC.

Sổ sách sử dụng:

- Thẻ kho: do thủ kho mở cho từng danh điểm vật tư theo chỉ tiêu số lượng. Phương pháp lập: Căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu nhập kho mỗi chứng từ gốc được ghi 1 dòng trên thẻ kho. Cuối mỗi ngày thủ kho tính ra số lượng tồn trên từng thẻ kho. Cuối tháng số lượng nhập xuất tồn của từng danh điểm vật tư phải phù hợp với sổ chi tiết vật tư của kế toán với từng danh điểm tương ứng.

Hóa đơn hoặc chứng từ gốc Phiếu NK Phiếu XK Tổng hợp NK Tổng hợp XK Sổ số dư, Bảng cân đối Đối chiếu thẻ kho

- Bảng tổng hợp nhập, tổng hợp xuất: Bảng tổng hợp này được lập cho từng tháng sử dụng để theo dõi một cách tổng quát số lượng vật liệu nhập, xuất trong tháng theo từng nhóm vật liệu và tổng cộng nhập cũng như xuất dùng trong tháng của từng kho cũng như của tất cả các loại vật tư. Tại bảng tổng hợp này kế toỏn cũng có thể theo dõi lượng vật liệu nhập, xuất dùng theo từng mục đích khác nhau.

- Sổ số dư: Sổ này do cả thủ kho và kế toán cùng thực hiện, mỗi danh điểm vật tư được ghi 1 dòng trên sổ số dư trong đó thủ kho ghi cột số lượng tồn, kế toán ghi cột giá trị tiền tồn, sổ được mở cho từng kho và theo dõi cho cả năm. Số tiền trên sổ số dư của từng kho được đối chiếu với sổ cái của TK 152 và TK153.

- Bảng cân đối vật tư: Thể hiện tình hình tồn đầu kỳ, nhập- xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ về số lượng và giá trị.

Đối với nguyên vật liệu nhập kho

Đánh giá nguyên vật liệu:

Một số đề xuất: