*) Mục đích:
Mục đích phân tích dữ liệu của hệ thống là lập lược đồ khái niệm về dữ liệu, làm căn cứ cho việc thiết kế cơ sở dữ liệu của hệ thống sau này. Lược đồ khái niệm về dữ liệu ở giai đoạn đầu được lập dưới dạng mô hình E/A.
*) Yêu cầu: Có 2 yêu cầu với việc phân tích dữ liệu là:
- Không bỏ sót thông tin: nghĩa là phải phát hiện để đưa vào lược đồ dữ liệu mọi thông tin cần phải được thu thập lưu giữ, để phục vụ cho các xử lý trong hệ thống.
- Không dư thừa thông tin: nghĩa là các thông tin đưa vào lược đồ không được trùng lặp (cùng một thông tin được ghi nhận nhiều lần ở nhiêù nơi), và không được là thông tin có thể suy dẫn từ các thông tin khác đã có. Sự dư thừa không những làm tốn chỗ nhớ, nhưng quan trọng hơn là dễ gây ra sự mâu thuẫn (sự không nhất quán về giá trị) của thông tin lưu giữ trong cơ sở dữ liệu.
*) Để khỏi bỏ sót thông tin, ta phải rà soát kỹ để tìm ra chúng từ nhiều nguồn điều tra có thể như là:
- Các cuộc tiếp xúc , phỏng vấn với các nhân viên (kể cả với ban lãnh đạo)
- Các loại tư liệu về hệ thống: đó là các báo cáo, các thuyết minh, các tài liệu lập trong bước khảo sát hiện trạng và phân tích chức năng trước đó. Trong các tư liệu đó, thì mỗi danh từ đều nên được cân nhắc xem có đáng là một thông tin đưa vào lược đồ không (là một thuộc tính hay một thực thể)
- Các biểu đồ luồng dữ liệu được lập ở giai đoạn phân tích chức năng: trong biểu đồ luồng dữ liệu, các luồng dữ liệu và nhất là các kho dữ liệu sẽ gợi ý cho ta các thông tin cần đưa vào cơ sở dữ liệu của hệ thống.
- Các loại sổ sách, các tệp: đó là các thông tin có cấu trúc đã được lưu trong hệ thống cũ, dùng cho xử lý thủ công hay xử lý máy tính, có nhiều khả năng cũng rất cần cho hệ thống mới.